Scegli dove effettuare i pagamenti
Un banco fisso offre al personale un punto di riferimento stabile per controllare gli articoli, ricevere i pagamenti e rilasciare le ricevute. Può essere adatto a un negozio in cui tutti gli acquisti passano da un'unica cassa. Lo svantaggio è una minore flessibilità quando un cliente ha bisogno di assistenza lontano dal banco o desidera pagare mentre è seduto a un tavolo di consulenza.
Una soluzione portatile può essere adatta per l'acquisto di articoli ingombranti, le dimostrazioni di prodotti al tavolo o il ritiro degli ordini vicino all'ingresso. Accettare pagamenti in mobilità richiede ulteriori valutazioni sulla copertura, sulla ricarica e sulla sicurezza del dispositivo. Chiedi quali dispositivi e opzioni di connessione sono disponibili, senza dare per scontato che ogni terminale sia adatto a qualsiasi contesto.
Verifica la connettività nei punti in cui opera effettivamente il personale
Per un negozio di Rochdale, valuta le condizioni dei locali anziché affidarti ad aspettative generali sulla copertura. Una connessione che funziona accanto al router potrebbe comportarsi diversamente dietro gli scaffali o al banco per il ritiro degli ordini. Chiedi se il terminale proposto utilizza una connessione cablata, Wi-Fi o mobile e cosa succede se la connessione si interrompe.
Definisci una semplice procedura per le interruzioni. Il personale deve sapere come verificare lo stato della transazione prima di chiedere al cliente di riprovare e quando contattare l'assistenza. Non dare per scontato che un terminale possa accettare pagamenti senza connessione o passare automaticamente a un'altra rete.
- Elenca tutti i punti di pagamento, comprese le eventuali aree di vendita temporanee.
- Verifica le soluzioni di connessione e alimentazione proposte per ciascun punto.
- Chiedi come il personale può verificare se un pagamento interrotto è stato completato.
Mantieni il collegamento tra vendita e pagamento
La questione centrale della riconciliazione è stabilire se il personale inserisce l’importo separatamente sul terminale oppure utilizza un collegamento verificato con la cassa. L’inserimento separato richiede un controllo accurato dell’importo e un metodo affidabile per collegare le registrazioni. Se desideri un flusso di lavoro integrato, chiedi al team di confermare la compatibilità con il software specifico che utilizzi e il dispositivo proposto.
Concorda quale riferimento il personale utilizzerà per individuare la vendita e il relativo pagamento e dove registrerà le eccezioni. Il solo pagamento sul terminale non indica che cosa è stato venduto, se un ordine è stato ritirato o perché è stato effettuato un rimborso. Al passaggio di consegne, gli ordini non completati devono avere uno stato chiaro e un membro del personale responsabile.
Un esempio pratico: un ordine, due passaggi di consegne
Esempio ipotetico: un negozio di articoli per la casa di Rochdale riceve un pagamento con carta di €75 per una lampada che verrà ritirata il giorno seguente. Un addetto registra la vendita e incassa il pagamento; un altro gestisce il ritiro. La registrazione dell’ordine deve distinguere lo stato di pagamento da quello di ritiro, con un riferimento che consenta al personale di trovare il pagamento corrispondente.
Alla chiusura, il primo addetto abbina la vendita di €75 alla registrazione di un pagamento riuscito e lascia l’ordine contrassegnato come in attesa di ritiro. Il giorno seguente, il secondo addetto controlla tale registrazione prima di consegnare la lampada, quindi registra il ritiro. Il criterio di successo è verificabile: il personale riesce a ricostruire ordine, pagamento e ritiro senza addebitare nuovamente l’importo al cliente.
Confronta le modalità di accredito e il costo complessivo
Abbinare le vendite ai pagamenti è un’attività distinta dall’abbinare i pagamenti alle somme accreditate. Chiedi quando è previsto l’accredito, come incidono i fine settimana o i giorni festivi, come vengono indicate le commissioni e come vengono riportati i rimborsi. Verifica quali report sono disponibili per spiegare le differenze tra i totali delle vendite e gli importi accreditati; non dare per scontato che coincidano.
Confronta i costi dei terminali, le commissioni di elaborazione dei pagamenti e le condizioni applicabili, tenendo conto anche del flusso di lavoro del personale. Con un terminale per pagamenti con carta NeroPay che soddisfa i requisiti previsti, i software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza costi aggiuntivi di abbonamento software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le relative condizioni. Verifica l’adeguatezza della soluzione prima di modificare l’attuale configurazione della cassa.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Per il mio negozio è meglio scegliere un terminale da banco o portatile?
Scegli in base al punto in cui vengono effettuati i pagamenti. Un dispositivo da banco è adatto a una postazione di cassa fissa; un dispositivo portatile offre flessibilità, ma richiede una connettività adeguata e procedure appropriate per la ricarica e l’utilizzo. Verifica con il team quali modelli sono disponibili.
Un terminale NeroPay si collegherà al mio attuale sistema di cassa?
La compatibilità deve essere confermata per il software e il dispositivo specifici che utilizzi. Spiega se hai bisogno del trasferimento degli importi dalla cassa, di riferimenti collegati alle transazioni o di report particolari.
Che cosa deve fare il personale quando l’esito di un pagamento non è chiaro?
Controlla lo stato della transazione seguendo la procedura concordata con il fornitore prima di riprovare. Registra il riferimento dell’ordine e chiedi assistenza se l’esito rimane incerto, anziché considerare un’interruzione come prova di un pagamento non riuscito.