Scegli un punto di pagamento adatto all’appuntamento
Un banco reception offre al personale un unico punto in cui verificare gli addebiti, incassare il pagamento e parlare della prossima prenotazione. Il rovescio della medaglia è l’affollamento: un cliente che sta saldando il conto potrebbe trovarsi al banco insieme a qualcuno che arriva o chiede informazioni sui servizi. Decidi quale conversazione ha la priorità quando alla reception c’è una sola persona.
Il pagamento presso una poltrona per trattamenti, un tavolo per consulenze o un altro punto adatto può evitare quella coda, ma qualcuno deve trasportare, ricaricare e riporre il terminale. Per gli appuntamenti presso i clienti, valuta invece una modalità di pagamento in mobilità. Chiedi quali dispositivi disponibili sono adatti a ciascun contesto, senza presumere che ogni terminale funzioni lontano dal banco.
Concorda il conto prima di presentare il terminale
Assegna a un membro del personale la responsabilità di confermare i servizi erogati, eventuali aggiunte concordate e i pagamenti già registrati. Spiega al cliente l’importo finale prima di presentare il terminale. Se è stato incassato un acconto in precedenza, verificane la registrazione anziché affidarti a una nota che indica soltanto che l’appuntamento è confermato.
Tieni distinta la conclusione dell’appuntamento dal completamento del pagamento. Un appuntamento concluso non dimostra che un pagamento con carta sia andato a buon fine. Stabilisci chi verifica l’esito sul terminale, chi aggiorna i registri dell’attività e chi gestisce un esito poco chiaro. Evita di chiedere al cliente di pagare di nuovo finché non è stato verificato il primo tentativo.
Prova la connettività nel punto effettivo di pagamento
Per i locali a Radcliffe o altrove nella Greater Manchester, prova la connessione proposta all’interno delle stanze in cui avverranno i pagamenti. Una connessione che funziona accanto al router potrebbe comportarsi diversamente oltre le pareti interne. Verifica i tipi di connessione supportati dal dispositivo proposto e se lo spostamento tra le stanze ne modifica l’utilizzabilità.
Per i servizi a domicilio, informati sui requisiti di copertura e sulle opzioni disponibili in assenza di connessione. Non dare per scontato che un dispositivo possa accettare pagamenti offline. Concorda una procedura alternativa che il personale possa spiegare con calma, indicando anche come verificare una transazione dall’esito incerto e a chi rivolgersi per assistenza.
- Elenca il banco, le sale e i luoghi in cui vengono effettuati servizi a domicilio dove è necessario accettare pagamenti.
- Verifica i requisiti di connessione, le modalità di ricarica e la disponibilità dei dispositivi.
- Chiedi come recuperare l’esito di un pagamento dopo un’interruzione della connessione.
Esempio pratico: due appuntamenti che terminano insieme
Esempio ipotetico: un centro estetico di Radcliffe ha due professionisti e un addetto alla reception. Due trattamenti terminano contemporaneamente mentre arriva un altro cliente. Il centro sceglie di gestire i pagamenti alla reception perché l’addetto può verificare il conto e fissare l’appuntamento successivo. Ogni professionista comunica i dettagli del servizio completato prima di indirizzare il proprio cliente al banco.
Durante una simulazione, un cliente contesta un trattamento aggiunto. L’addetto alla reception chiarisce l’importo prima di avviare il pagamento, mentre l’altro professionista assiste il cliente in arrivo. Il processo funziona se ogni conto corrisponde ai servizi concordati, ogni pagamento ha un esito confermato e a nessun cliente viene chiesto di ripetere inutilmente un pagamento.
Confronta le condizioni di accredito oltre all’hardware
Chiedi quando vengono resi disponibili i fondi dei pagamenti confermati, quali fattori influiscono sui tempi di accredito e come vengono riportati gli addebiti nei report. Chiedi anche come vengono visualizzati i rimborsi, i pagamenti contestati e le transazioni non ancora accreditate. Una transazione riuscita sul terminale e l’arrivo dei fondi sul conto sono fasi diverse; il personale deve poterle distinguere.
NeroPay offre terminali per carte e servizi di pagamento. Con un terminale per carte NeroPay idoneo, i software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza costi aggiuntivi di abbonamento software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le condizioni previste. Il passo successivo è condividere con il team il tuo flusso di gestione dei pagamenti e confermare le opzioni dei dispositivi, la disponibilità, i prezzi e le eventuali integrazioni necessarie.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Ogni operatore dovrebbe avere un terminale?
Non necessariamente. Confronta le esigenze di pagamento simultaneo con le attività necessarie per condividere, ricaricare e reperire i dispositivi. Conferma le opzioni disponibili e i costi prima di decidere.
Un terminale aggiornerà automaticamente le mie prenotazioni?
Non darlo per scontato. Verifica se sono supportati collegamenti tra i dati delle prenotazioni e i pagamenti, compreso il modo in cui il personale gestisce gli acconti, le correzioni e i tentativi non riusciti.
Cosa deve fare il personale se l'esito di un pagamento non è chiaro?
Controlla la registrazione della transazione seguendo la procedura concordata prima di riprovare. Se l’esito rimane incerto, contatta il team di assistenza del servizio di pagamento.