Decidi in quali momenti passa la responsabilità dei pagamenti
Con un banco fisso, il personale può tenere il terminale in un unico punto, ma i clienti potrebbero dover lasciare il tavolo per pagare. Portare il terminale al tavolo mantiene la gestione del pagamento nelle mani del personale di sala, ma rende più importanti la disponibilità dei dispositivi, i controlli della batteria e i passaggi di consegne. Per il ritiro degli ordini da asporto potrebbe essere necessaria una fila separata o una postazione di pagamento dedicata.
Scegli una procedura principale, anziché lasciare che ogni cameriere improvvisi. Stabilisci chi apre il conto, chi verifica l'importo e chi registra il completamento del pagamento. Chiedi quali terminali sono adatti a questa organizzazione e verifica le possibilità di collegamento supportate con la cassa esistente, senza dare per scontato che i conti vengano trasferiti automaticamente.
Verifica la copertura prima di affidarti a una procedura con terminali mobili
Per i ristoranti che operano a Hyde, la verifica utile della connettività riguarda il locale, non il codice postale. Controlla le effettive postazioni di pagamento: il tavolo più lontano, il banco per il ritiro degli ordini e gli eventuali posti all'aperto che intendi servire. Chiedi al team quali modalità di connessione supporta il dispositivo proposto e cosa succede quando la connessione si interrompe.
Considera anche la ricarica e il luogo in cui riporre i dispositivi. Un terminale portatile è utile solo se il personale riesce a trovarlo pronto per il servizio. Concorda una postazione di pagamento alternativa in caso di problemi di connessione, senza presumere che il terminale possa accettare pagamenti offline.
- Percorri il tragitto previsto per i pagamenti e annota i punti con scarsa copertura.
- Verifica le modalità di connessione supportate e i requisiti di ricarica.
- Concordate chi gestisce un'interruzione della connessione durante il servizio.
Concentra il passaggio di consegne sui conti, non solo sui dispositivi
Passare un terminale a un collega non chiarisce quali tavoli hanno pagato. Utilizzate il registro dei conti concordato per distinguere i pagamenti non effettuati, confermati e da verificare. Per i conti separati, annotate l'importo ancora dovuto, in modo che il cameriere successivo non richieda di nuovo l'intero importo.
Se un pagamento sembra essersi interrotto, il personale deve controllare il registro delle transazioni disponibile prima di chiedere al cliente di riprovare. Concordate chi può verificare gli esiti incerti e gestire le richieste di rimborso secondo le procedure aziendali. Non inserite i dati delle carte nelle note per il passaggio di consegne; utilizzate un riferimento al conto e solo le informazioni strettamente necessarie.
- Verificate che il terminale sia presente, carico e pronto all'uso.
- Individuate i conti aperti e gli eventuali tentativi di pagamento da verificare.
- Indicate la persona responsabile di ogni verifica ancora da completare.
Esempio pratico: un pagamento al tavolo durante un cambio turno
Esempio ipotetico: un ristorante di Hyde serve i clienti ai tavoli e contemporaneamente gestisce gli ordini da ritirare al banco. Un cameriere sta terminando il turno quando un tavolo chiede di dividere il conto. Il primo pagamento è confermato, ma un'interruzione della connessione lascia incerto l'esito del secondo tentativo.
Il cameriere che termina il turno annota il riferimento al conto, l'importo confermato e il tentativo da verificare, quindi affida la gestione al responsabile di turno. Il responsabile controlla il registro delle transazioni prima di richiedere un altro pagamento. Nel frattempo, i clienti che ritirano gli ordini utilizzano la postazione concordata al banco, senza portare via lo stesso terminale.
Il criterio di verifica è semplice e osservabile: il cameriere successivo sa spiegare lo stato del conto senza chiedere al collega che ha terminato il turno, e i pagamenti confermati registrati corrispondono all'importo indicato come pagato. Nessun tentativo dall'esito incerto viene considerato riuscito o fallito senza una verifica.
Chiarisci gli aspetti relativi ad accrediti e software prima di scegliere
La conferma del pagamento di un cliente e l'accredito del denaro sul conto da voi indicato sono due fasi diverse. Chiedete informazioni sui tempi di accredito, sugli orari limite, sui fine settimana, sulle trattenute, sui rimborsi e sui report disponibili per la riconciliazione. Fatevi confermare per iscritto i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti e le condizioni applicabili; non pianificate la disponibilità di liquidità sulla base di una data di accredito presunta.
I software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza costi aggiuntivi di abbonamento software con un terminale di pagamento NeroPay idoneo. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le condizioni previste. Confermate con il team la disponibilità dei prodotti, i dispositivi supportati e qualsiasi integrazione proposta prima di modificare il flusso di lavoro del vostro ristorante.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
È meglio accettare i pagamenti al tavolo o al banco?
Scegliete in base al flusso del servizio. Per i pagamenti al tavolo deve essere chiaro chi è responsabile del dispositivo; per quelli al banco serve una postazione che non ostacoli il ritiro degli ordini. Potete utilizzare entrambe le modalità, purché le responsabilità siano esplicite.
Cosa deve fare il personale quando l'esito di un pagamento è incerto?
Lasciate il conto in sospeso e chiedete al collega designato di controllare il registro delle transazioni prima di riprovare. Non date per scontato che un errore di connessione significhi che il pagamento non sia avvenuto.
Un terminale funzionerà con il nostro attuale registratore di cassa?
Confermate con il team la compatibilità e il flusso di lavoro supportato. Non date per scontato che gli importi dei pagamenti o gli stati di completamento vengano trasferiti tra i sistemi.