Definisci un quadro dei costi basato sugli appuntamenti completati
Parti da un periodo rappresentativo tratto dai tuoi registri. Annota gli appuntamenti completati, gli incassi con carta, il numero di pagamenti e i periodi di minore attività. Un'attività che riceve pochi pagamenti di importo elevato può avere un equilibrio dei costi diverso rispetto a una che gestisce molti appuntamenti di piccolo importo.
Richiedi un prospetto scritto dei costi del terminale, delle commissioni di elaborazione e di eventuali altri oneri applicabili. Verifica la durata del contratto, le condizioni di recesso e le commissioni sui rimborsi. Confronta i preventivi sulla base degli stessi volumi di attività, anziché scegliere in base a una sola tariffa pubblicizzata.
Scegli in quale fase dell'appuntamento incassare
Un punto cassa fisso alla reception concentra la responsabilità in un unico luogo, ma i clienti potrebbero dover fare la fila quando gli appuntamenti terminano contemporaneamente. Portare un terminale accanto a una poltrona o a un tavolo per le consulenze può evitare un secondo passaggio, anche se il personale ha poi bisogno di una procedura chiara per condividerlo, ricaricarlo e riporlo.
Per gli appuntamenti fuori sede, verifica la connettività supportata, l'autonomia prevista della batteria e la copertura nei luoghi che visiti. Chiedi quali dispositivi e opzioni di connessione sono disponibili; non dare per scontato che ogni terminale supporti tutte le configurazioni. Esegui le prove nel punto in cui avverrà effettivamente il pagamento, non solo al banco della reception.
Tieni distinti i registri delle prenotazioni e i pagamenti
Stabilisci chi conferma l'importo dovuto, chi incassa il pagamento e chi aggiorna la scheda dell'appuntamento. Se il tuo servizio prevede acconti, il personale deve poter visualizzare il saldo residuo prima di richiedere il pagamento. Una prenotazione confermata non deve essere considerata una prova dell'avvenuto pagamento.
NeroPay offre terminali di pagamento e il software di prenotazione NeroBooking. Con un terminale di pagamento NeroPay idoneo, i software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza un costo aggiuntivo di abbonamento al software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le relative condizioni. Conferma con il team i flussi di lavoro e le integrazioni supportati, anziché dare per scontato che i dati si sincronizzino.
Esempio pratico: un terminale fisso o una procedura condivisa con un terminale mobile?
Esempio ipotetico: un salone di Dukinfield ha due operatori i cui appuntamenti terminano spesso nello stesso momento. Il titolare sta confrontando una gestione dei pagamenti esclusivamente alla reception con la possibilità di incassare direttamente alla postazione. La reception mantiene uniforme la procedura di pagamento, mentre incassare alla postazione potrebbe ridurre i passaggi, ma richiede che entrambi gli operatori gestiscano il dispositivo.
Il titolare esamina una settimana rappresentativa, registrando il numero di pagamenti, i tempi di attesa alla cassa e le occasioni in cui il personale non riesce a trovare il terminale. Confronta quindi i prospetti scritti dei costi delle opzioni adatte. Una prova è riuscita se a ogni appuntamento concluso corrisponde una registrazione del pagamento, il personale sa chi ha il dispositivo e i clienti non vengono ripetutamente indirizzati altrove per pagare.
Verifica quando gli incassi diventano disponibili
L'approvazione del pagamento e l'accredito dei fondi sono fasi diverse. Chiedi quando è previsto l'arrivo dei fondi sul conto da te indicato, come i fine settimana o le festività bancarie influiscono sulle tempistiche e se vi sono condizioni che possono ritardare l'accredito. Non pianificare le tue spese sulla base di una data di arrivo presunta.
Prima di decidere, chiedi come riconciliare incassi, commissioni e rimborsi con gli importi ricevuti. Il passo successivo è inviare a NeroPay lo schema abituale dei tuoi appuntamenti, i punti in cui accetti i pagamenti e i totali dei pagamenti recenti, quindi richiedere un dettaglio dei costi e la conferma dei dispositivi adatti, della disponibilità e delle condizioni commerciali.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Dovrei scegliere un terminale basandomi solo sulla commissione di elaborazione?
No. Confronta i costi dei dispositivi, le commissioni applicabili e le condizioni contrattuali sulla base della stessa attività di pagamento. Valuta anche se la procedura di pagamento comporta lavoro evitabile per il personale.
Un solo terminale può servire più sale in cui si svolgono gli appuntamenti?
Potrebbe essere adatto al tuo flusso di lavoro, ma verifica le funzionalità del dispositivo e prova la connettività in ogni sala. Concorda dove tenerlo, chi lo trasporta e come il personale gestisce i pagamenti che si sovrappongono.
Il software di prenotazione è incluso con ogni terminale?
L'inclusione non è automatica per tutti i terminali. Il software NeroBooking può essere incluso senza un costo aggiuntivo di abbonamento al software con un terminale di pagamento NeroPay idoneo. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione e le relative condizioni.