1. Concordate cosa costituisce una conferma di pagamento
Un ordine registra ciò che un cliente desidera acquistare. Un esito di pagamento registra ciò che è accaduto a un tentativo di pagamento. Una schermata di completamento del checkout, un numero d'ordine o la dichiarazione del cliente di aver pagato non devono, da soli, portare l'ordine allo stato di pagamento confermato.
Prima dell'implementazione, concordate quale registrazione del pagamento e quale esito il team utilizzerà come prova. Verificate il significato degli stati disponibili con il team del servizio di pagamento, anziché dedurlo dalle etichette. Tenete distinta la conferma del pagamento dal regolamento dei fondi o dalla riconciliazione contabile: la prova che un tentativo è riuscito non dimostra necessariamente che i fondi siano arrivati sul conto dell'esercente.
- Documentate le prove necessarie per contrassegnare un ordine come pagato.
- Definite stati operativi distinti per l'attesa di un esito, il successo confermato, il mancato successo confermato e le eccezioni non risolte.
- Concordate se sospendere l'evasione dell'ordine finché l'esito rimane incerto.
2. Create una traccia dei riferimenti per ciascun esercente
Partite dal conto esercente, dal riferimento dell'ordine sulla piattaforma e dal riferimento del tentativo di pagamento. Un ordine può comportare più tentativi, quindi non sovrascrivete il tentativo originale quando un cliente riprova. Conservate uno storico sufficiente a spiegare quale esito ha determinato un cambiamento dello stato dell'ordine.
NeroConnect si rivolge alle piattaforme software e POS e ai relativi conti esercenti collegati. La pianificazione dell'integrazione comprende l'attivazione, le responsabilità, i riferimenti dei pagamenti, gli eventi e la riconciliazione. Verificate quali informazioni sono disponibili tramite l'implementazione concordata; non date per scontata la sincronizzazione automatica. Un importo e un orario approssimativo possono essere utili per una verifica, ma non consentono un abbinamento univoco affidabile.
- Registra il contesto dell'esercente insieme a ogni collegamento tra ordine e pagamento.
- Mantieni ogni tentativo identificabile separatamente.
- Verifica i riferimenti, l'importo e la valuta prima di accettare una corrispondenza.
3. Elaborate gli esiti senza perdere di vista gli ordini non risolti
Stabilisci in che modo la tua piattaforma riceve o verifica gli esiti dei pagamenti, utilizzando le modalità supportate e confermate in fase di pianificazione. Definisci cosa accade quando un esito arriva dopo che il cliente ha lasciato il checkout, arriva più di una volta oppure non può essere associato con certezza. Si tratta di requisiti del flusso di lavoro da concordare, non di presupposti sulle funzionalità integrate.
Mantieni una coda delle eccezioni che riporti un responsabile, una motivazione e l'orario della prossima verifica. Un esito mancante deve restare irrisolto fino alla verifica; classificarlo automaticamente come non riuscito potrebbe indurre a effettuare un secondo pagamento non necessario. Allo stesso modo, considerarlo riuscito potrebbe portare al rilascio della merce senza conferma. Scegli un intervallo di verifica adatto al processo di evasione degli ordini dell'esercente e rendi chiaro il messaggio di attesa.
- Associa l'esito all'esercente, all'ordine e al tentativo di pagamento corrispondenti.
- Applica la regola concordata per lo stato senza ripetere l'evasione dell'ordine in caso di ricezione ripetuta dello stesso esito.
- Invia i record senza corrispondenza o in conflitto per ulteriori accertamenti.
4. Esaminate un caso di esito in ritardo prima di consentire un nuovo tentativo
Esempio ipotetico: una piattaforma di cibo da asporto crea l'ordine T184 per £28. Il cliente arriva alla fine del checkout, ma la piattaforma non dispone di un esito verificato del pagamento. L'ordine rimane in attesa di conferma e l'esercente vede che la preparazione è sospesa. Questo è un esempio di flusso di lavoro, non la descrizione di una funzionalità automatica di NeroConnect.
Un membro del team operativo verifica la registrazione del pagamento concordata utilizzando i riferimenti dell'esercente e del tentativo. Se l'esito positivo viene verificato, registra le evidenze e autorizza l'evasione dell'ordine secondo le regole dell'esercente. Se viene verificato un esito negativo, segue la procedura concordata per un nuovo tentativo. Se l'esito rimane incerto, inoltra il caso al livello di assistenza competente anziché chiedere al cliente di pagare di nuovo immediatamente. Ogni nuovo tentativo riceve un proprio riferimento.
- Comunica al cliente: Il tuo ordine è stato registrato, ma la conferma del pagamento è ancora in fase di verifica.
- Registra chi ha verificato l'esito e quando.
- Se vengono rilevati più tentativi riusciti, segui la procedura concordata con l'esercente per la verifica dei pagamenti duplicati.
5. Chiudete le eccezioni e verificate che il flusso operativo funzioni
Concorda chi è responsabile di ciascun passaggio di consegne: l'esercente gestisce le decisioni relative all'evasione degli ordini, il team operativo della piattaforma verifica i collegamenti degli ordini e il referente competente del servizio di pagamento contribuisce a risolvere le questioni relative alle registrazioni dei pagamenti. Conferma le responsabilità con tutte le parti coinvolte. I partner possono configurare le impostazioni supportate relative alla visibilità per gli esercenti; verifica quali impostazioni sono disponibili e assicurati che i testi visualizzati corrispondano allo stato operativo.
Il criterio osservabile per verificare il buon funzionamento è semplice: ogni ordine esaminato deve avere un esito del pagamento tracciabile oppure un responsabile dell'eccezione identificato e un'azione successiva definita. Prima di fare affidamento sul flusso di lavoro, prova un pagamento riuscito, un tentativo non riuscito, un esito in ritardo e un nuovo tentativo. Il prossimo passo è sottoporre un ordine irrisolto a queste verifiche insieme ai referenti della piattaforma e del servizio di pagamento, quindi documentare eventuali lacune.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Una conferma d'ordine può valere come conferma del pagamento?
Non da sola. Conferma che esiste un ordine. Contrassegna il pagamento come confermato solo quando le evidenze di pagamento concordate supportano tale esito.
Cosa deve accadere se il cliente afferma di aver ricevuto un addebito?
Prendi atto della preoccupazione e verifica il tentativo originale. Non ignorare la segnalazione e non richiedere un altro pagamento solo perché la tua piattaforma non dispone di un esito.
È necessario annullare ogni ordine irrisolto?
No. Concorda una politica di attesa e verifica adatta al processo di evasione degli ordini. Non si deve presumere che l'annullamento di un ordine annulli o storni anche il pagamento.
Cosa dovremmo verificare prima di implementare questa soluzione con NeroConnect?
Verifica con il team le informazioni di pagamento supportate, la gestione degli eventi, la mappatura dei riferimenti, le impostazioni di visibilità per gli esercenti e le responsabilità in caso di escalation. La disponibilità e i dettagli di implementazione devono essere verificati.