Concorda chi prepara, controlla e verifica i documenti
Scegli una persona che coordini la consegna, anche se più colleghi raccolgono le ricevute o emettono le fatture. Concorda le date di inizio e fine del periodo, quali conti e attività aziendali sono inclusi e quando il responsabile della contabilità ha bisogno delle informazioni. Un breve accordo scritto aiuta un collega a svolgere il compito quando il coordinatore abituale è assente.
Distingui la preparazione dalla verifica contabile. Il tuo team può raccogliere i giustificativi, spiegare l'attività aziendale e controllare che i documenti siano leggibili. Questo non significa che una registrazione sia stata approvata o che ne sia stato deciso il trattamento contabile. Usa etichette concordate come raccolto, in attesa di informazioni e pronto per la verifica contabile; non dare per scontato che siano stati predefiniti in NeroBooks.
- Nomina un coordinatore e un sostituto.
- Chiedi al responsabile della contabilità quali documenti e formati di report gli occorrono.
- Concorda chi può rispondere alle domande e chi conferma il completamento della verifica.
Organizza un insieme di documenti facilmente consultabile da un'altra persona
Raccogli i documenti pertinenti relativi alle entrate, le fatture dei fornitori, le ricevute di spesa, gli estratti conto e le spiegazioni di rimborsi o rettifiche. Controlla che gli estratti conto coprano l'intero periodo concordato e che le ricevute contengano dettagli sufficienti per identificare l'acquisto. Se manca un documento, segnala la lacuna anziché omettere l'operazione senza indicarlo.
Scegli un metodo di organizzazione che il tuo team possa mantenere nel tempo. Una cartella suddivisa per tipo di documento è facile da consultare, mentre un elenco di riferimenti aiuta a collegare i documenti alle singole transazioni. Utilizzare entrambi può essere utile, ma evita di creare più copie parallele. Concorda un'unica posizione principale e uno schema coerente per i nomi dei file, ad esempio data, fornitore e riferimento.
NeroBooks supporta la gestione di documenti aziendali, entrate, spese, ricevute e report. Verifica quali modalità di organizzazione e condivisione dei documenti sono disponibili nel tuo account attuale. Non basare la consegna su una presunta funzionalità di esportazione, gestione degli allegati o accesso senza averla prima verificata.
Mantieni in evidenza le questioni irrisolte
Crea un elenco separato di questioni da chiarire, indicando per ciascuna un riferimento al documento, una breve spiegazione, le prove disponibili e una persona incaricata di seguirla. Tra le questioni utili da includere ci sono un pagamento non identificato, una ricevuta non ancora arrivata o due documenti che potrebbero riferirsi allo stesso acquisto. Descrivi ciò che sai senza ipotizzare la risposta.
Distingui la mancanza di documentazione da una decisione che richiede la valutazione di chi si occupa della contabilità. Un membro del team può riuscire a ottenere una fattura da un fornitore, ma non deve inventare una descrizione o scegliere un trattamento contabile solo per far sembrare completo il fascicolo. Invia i documenti preparati nella data concordata, indicando chiaramente le questioni ancora aperte, salvo diversa richiesta di chi si occupa della contabilità.
- Assegna a ogni questione un riferimento che corrisponda ai relativi documenti di supporto.
- Indica quali verifiche sono già state effettuate.
- Assegna una persona responsabile e concorda una data per il successivo aggiornamento.
Esempio ipotetico: una ricevuta arriva dopo la consegna
Una piccola impresa di riparazioni sta preparando i documenti di aprile. La persona incaricata del coordinamento raccoglie le fatture emesse ai clienti, i documenti dei fornitori e gli estratti conto pertinenti. Per un acquisto con carta manca la ricevuta e tra i documenti raccolti compaiono due copie di un'altra fattura di un fornitore. La persona incaricata segnala il possibile duplicato e aggiunge la ricevuta mancante all'elenco delle questioni da chiarire, anziché considerare risolto uno dei due problemi.
La nota di consegna indica che i documenti di aprile sono pronti per la verifica, con due questioni ancora aperte. Un collega è incaricato di richiedere la ricevuta mancante. Quando arriva, la persona incaricata del coordinamento la archivia nella posizione concordata e ne comunica il riferimento e la data di arrivo a chi si occupa della contabilità. Non sostituisce il fascicolo originale senza avvisare e non presume che la relativa registrazione sia ora approvata.
Il criterio per verificare il buon esito è pratico: chi si occupa della contabilità deve poter trovare entrambi i documenti, capire cosa è cambiato e individuare ciò che richiede ancora una verifica senza dover cercare in conversazioni separate.
Controlla i documenti e completa il processo di consegna
Prima dell'invio, apri un campione dei documenti e controllane leggibilità, date e riferimenti. Confronta il fascicolo con l'elenco dei documenti concordato, indicando esplicitamente ciò che manca. Consenti l'accesso alle persone che ne hanno bisogno tramite il canale concordato; non includere mai password o dati personali non pertinenti nella nota di consegna.
Chiedi a chi si occupa della contabilità di confermare che il fascicolo sia accessibile e che sia chiaro cosa comprende. Conserva insieme le risposte successive e annota se ogni questione è ancora aperta, ha ricevuto risposta o è in attesa di verifica. Il passo successivo è concordare un breve modello di consegna con chi si occupa della contabilità e provarlo per il prossimo periodo mensile.
- Conferma il periodo e il numero di questioni ancora aperte nella nota di consegna.
- Verifica che il destinatario previsto possa accedere ai documenti.
- Registra chiaramente le aggiunte successive in modo che le modifiche siano visibili.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Dobbiamo aspettare che siano disponibili tutte le ricevute?
Concordalo con chi si occupa della contabilità. Un fascicolo consegnato nei tempi previsti, con un elenco chiaro di ciò che manca, può essere più utile di un ritardo senza spiegazioni. Per ogni documento mancante, indica una persona responsabile e quando è previsto un aggiornamento.
Lo stato «Pronto per la verifica» significa che le registrazioni sono approvate?
No. Significa che il tuo team ha preparato le registrazioni per il controllo. Concorda separatamente in che modo chi si occupa della contabilità comunicherà quali registrazioni sono state verificate e quali ulteriori attività sono necessarie.
Quale report NeroBooks dobbiamo inviare?
Chiedi a chi si occupa della contabilità quali informazioni servono e per quale periodo, poi verifica il report pertinente e le opzioni di condivisione disponibili nel tuo account attuale. Non dare per scontato che ogni account disponga di un determinato formato.