1. Concorda il flusso del servizio prima di configurare la cassa
Parti dalle modalità di servizio effettive del tuo locale. Un ristorante con servizio al banco può incassare il pagamento subito dopo l’inserimento dell’ordine, mentre uno con servizio al tavolo può dover tenere traccia di più ordini prima di presentare il conto. Annota chi registra l’ordine, chi lo controlla e chi incassa il pagamento. In questo modo otterrai un elenco concreto di requisiti, anziché una raccolta di funzionalità che potrebbero non servirti.
Verifica quali fasi di questo percorso sono supportate dalla soluzione scelta. Chiedi informazioni sui dispositivi supportati, su come vengono identificati gli ordini e sulle attrezzature necessarie per il flusso di lavoro previsto. NeroPay offre software NeroPOS/ePOS, terminali di pagamento con carta e servizi di pagamento, ma la disponibilità dei prodotti, i dispositivi supportati e le integrazioni devono essere confermati con il team. Non dare per scontato che una determinata connessione o funzione per la ristorazione sia disponibile.
- Descrivi il percorso di un ordine, dalla richiesta del cliente al completamento del pagamento.
- Individua i punti in cui la responsabilità passa da un membro del personale a un altro.
- Verifica le funzionalità e le attrezzature necessarie prima della configurazione.
2. Organizza i prodotti in base alle effettive modalità di raccolta degli ordini
Prepara un unico documento del menu da usare come riferimento per la configurazione iniziale. Includi il nome di ogni piatto, il prezzo di vendita e le opzioni che incidono sull’ordine. Raggruppa i prodotti in modo che il personale possa trovarli facilmente durante il servizio, ad esempio in antipasti, piatti principali, contorni e bevande, anziché affidarti a un elenco alfabetico. Usa nomi rivolti ai clienti abbastanza chiari da essere comprensibili sia sulla ricevuta sia alla cassa.
Stabilisci come il personale deve registrare aggiunte, sostituzioni e piatti non disponibili, quindi conferma con il fornitore il metodo supportato. Non dare per scontato che una nota modifichi il prezzo o che ogni scelta possa essere configurata come opzione selezionabile. Verifica la presenza di articoli duplicati, prezzi non aggiornati ed etichette poco chiare. Le descrizioni dei prodotti non devono sostituire la procedura consolidata del ristorante per gestire le domande sugli allergeni.
- Verifica ogni prodotto inserito inizialmente rispetto al menu concordato.
- Prova gli articoli simili e le aggiunte a pagamento per individuare eventuali errori di selezione.
- Stabilisci chi può approvare le modifiche al menu dopo l'avvio.
3. Definisci il passaggio dall’ordine al pagamento
La questione principale della configurazione è come l'importo dovuto arriva alla fase di pagamento. Verifica se la configurazione scelta trasferisce l'importo tra la cassa e il terminale oppure richiede al personale di inserirlo manualmente. Se l'inserimento è manuale, assegna esplicitamente a qualcuno il compito di controllare l'importo. Se è supportato un collegamento, prova comunque la procedura con cui il personale identifica l'ordine corretto e verifica l'importo prima dell'incasso.
Concorda cosa deve fare il personale quando un pagamento viene rifiutato, interrotto o ha un esito incerto. Prima di riprovare, il personale deve verificare lo stato disponibile della transazione, senza presumere che l'assenza di risposta equivalga a un mancato pagamento. Chiedi al team come vengono registrati i pagamenti completati nella configurazione scelta e come verificare eventuali discrepanze. Non considerare mai la sola ricevuta del pagamento con carta come prova che ogni parte della registrazione di cassa sia corretta.
- Verifica il collegamento per i pagamenti e gli eventuali inserimenti manuali richiesti.
- Assegna la responsabilità del controllo dell'importo e dell'esito del pagamento.
- Documenta la procedura per risolvere una transazione dall'esito incerto.
4. Simula un ordine completo e controlla le ricevute
Esempio ipotetico: un tavolo ordina due piatti principali, un contorno e due bevande. Prima del pagamento, un cliente cambia una bevanda. Nell'ambito di una procedura di prova concordata, chi prende l'ordine inserisce gli articoli, registra la modifica con il metodo supportato e chiede a un collega di controllare il conto finale. Il collega verifica gli articoli e il totale prima di seguire la procedura di pagamento confermata.
Esamina la registrazione dell'ordine risultante e le eventuali ricevute per il cliente. Il cliente riesce a riconoscere ciò che ha acquistato? Il totale finale tiene conto della bevanda cambiata? Il personale riesce a distinguere il conto dettagliato dalla conferma di pagamento? Verifica con il fornitore i dati dell'attività e le modalità di invio o stampa delle ricevute. Utilizza un metodo di prova approvato dal fornitore; non dare per scontato che i pagamenti di prova o gli storni siano gratuiti.
- Simula un ordine che includa una correzione e un articolo aggiuntivo.
- Confronta il conto finale, l'importo del pagamento e l'esito registrato.
- Ripeti la prova con il membro del personale che sarà in servizio nei periodi di maggiore affluenza.
5. Esegui una verifica controllata durante il primo servizio
Prima dell'apertura, verifica che i dispositivi concordati siano pronti, che il personale possa accedere a ciò che gli serve e che le modalità di emissione delle ricevute funzionino. Mantieni il menu iniziale gestibile e risolvi gli errori noti prima di aggiungere ulteriori complessità. Fornisci al personale una breve procedura alternativa per i problemi dei dispositivi o della connessione, basata sulle indicazioni del fornitore, e rendi facilmente reperibile il contatto dell'assistenza.
Conferma le condizioni commerciali insieme alle verifiche operative. Con un terminale per carte NeroPay idoneo, i software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza costi aggiuntivi di abbonamento al software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le relative condizioni. Chiedi al team di confermare la tua configurazione specifica, senza dare per scontato che ogni dispositivo, collegamento o servizio sia incluso.
- Risolvi i problemi ancora aperti relativi a menu, ricevute e pagamenti prima dell'avvio.
- Istruisci il personale su correzioni, pagamenti dall'esito incerto e assistenza.
- Riesamina il primo servizio per individuare errori ricorrenti di selezione o nei passaggi di consegne.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Devo inserire l'intero menu prima di fare una prova?
Prova prima una selezione rappresentativa, includendo un piatto con un'opzione a scelta e una voce da correggere. Una volta verificato che la struttura funziona, inserisci e controlla il resto del menu prima del servizio.
Il sistema ePOS invierà automaticamente il totale a un terminale di pagamento?
Non darlo per scontato. Verifica il collegamento supportato dal software e dal terminale scelti. Se è necessario inserire l'importo manualmente, includi un controllo dell'importo nella procedura di pagamento.
Quali errori dobbiamo cercare nelle ricevute?
Controlla che non ci siano nomi di articoli poco chiari, aggiunte mancanti, quantità errate, dati aziendali non aggiornati e totali diversi dall'importo del pagamento. Verifica quale documento riporta il conto dettagliato e quale conferma il pagamento.
NeroPOS è incluso con ogni terminale?
L'inclusione del software dipende dai requisiti di idoneità. Con un terminale di pagamento NeroPay idoneo, NeroPOS può essere incluso senza costi aggiuntivi di abbonamento al software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti e le relative condizioni; verifica i dettagli con il team.