Il documento di trasporto agevola la consegna della merce
Il documento di trasporto aiuta il magazzino, l'autista e il cliente a concordare quale merce viene consegnata. Tra i dati utili figurano il cliente e il luogo di consegna, la data di consegna, le descrizioni dei prodotti, le quantità e un riferimento univoco della consegna. Se il cliente fornisce un numero d'ordine d'acquisto, riportarlo nei vari documenti facilita i suoi controlli al ricevimento.
La sua funzione operativa è agevolare i controlli, non richiedere un pagamento. Chi riceve la merce deve confrontarla con il documento e segnalare articoli mancanti, danneggiati o non previsti. Il solo documento di trasporto non dimostra che ogni articolo sia stato accettato senza problemi; conserva insieme al documento anche le eventuali registrazioni delle difformità.
La fattura illustra la richiesta di pagamento
La fattura indica al cliente cosa gli viene addebitato e fornisce un riferimento che il suo ufficio contabilità può usare per gestire la richiesta. Per questo flusso di lavoro, i dati importanti sono il conto cliente corretto, la merce addebitata, gli importi, le condizioni di pagamento concordate e i riferimenti che rimandano ai relativi documenti d'ordine e di consegna.
Non aspettarti che la fattura sostituisca il controllo al ricevimento. Un addetto alla contabilità può vedere la fattura senza aver mai visto la merce. Allo stesso modo, chi scarica la merce potrebbe non avere alcuna responsabilità sui pagamenti. Chiedi al cliente a chi inviare ciascun documento, anziché presumere che un solo referente si occupi di tutto. Si tratta di una distinzione operativa, non di indicazioni sui requisiti dei documenti fiscali.
Scegli il documento in base all'attività, non solo al momento
Se l'attività immediata è controllare una consegna, fornisci il documento di trasporto. Se invece si tratta di richiedere un pagamento, fornisci la fattura. Quando le due attività avvengono insieme, al cliente potrebbero servire entrambi i documenti. Per un conto commerciale con più consegne, un estratto conto può aiutare a verificare la situazione contabile, ma i riferimenti delle singole fatture e consegne restano importanti quando qualcuno chiede chiarimenti su un addebito specifico.
Concordate come gestire le consegne frazionate prima che avvengano. Addebitare ogni consegna separatamente può semplificare l'abbinamento, mentre raggruppare le consegne può ridurre il numero di richieste di pagamento che il cliente deve gestire. Entrambi gli approcci richiedono collegamenti chiari e devono rispettare gli accordi presi. Stabilite anche chi registra gli ammanchi e chi ne valuta l'effetto sulla fattura; non lasciate che sia l'autista a improvvisare questa decisione.
- Chiedete quali riferimenti servono al cliente per abbinare merci e addebiti.
- Confermate contatti distinti per il ricevimento merci e la contabilità, ove opportuno.
- Concordate come registrare le consegne parziali e le discrepanze.
Esempio ipotetico: un ordine, due consegne
Un bar ordina 12 casse di bevande da un grossista con l'ordine di acquisto CAFE-42. Otto casse arrivano martedì con il documento di trasporto DN-108; le quattro rimanenti arrivano giovedì con il documento DN-115. Ogni documento riporta le rispettive quantità consegnate e lo stesso riferimento all'ordine di acquisto del cliente. Il responsabile del bar può verificare ogni arrivo senza scambiare la prima consegna per l'ordine completo.
Supponiamo che gli accordi prevedano la fatturazione dopo la consegna dell'intero ordine. La fattura INV-260 comprende quindi le 12 casse e riporta i riferimenti CAFE-42, DN-108 e DN-115. Il referente contabile del bar può ricondurre l'addebito a entrambe le consegne. Se chi riceve la merce martedì registra solo sette casse ricevute, il grossista deve verificare la discrepanza prima di considerare la documentazione in ordine; la quantità ordinata inizialmente non costituisce una prova di consegna.
Verifica se i riferimenti funzionano nella pratica
Scegliete un ordine completato e seguitene il percorso dalla spedizione alla richiesta di pagamento. Una persona che non ha gestito la vendita riesce a identificare cosa è arrivato, trovare eventuali discrepanze segnalate e capire quali consegne sono incluse nella fattura? Questo è un criterio di verifica concreto. Se deve chiedere al venditore che cosa è successo, migliorate i riferimenti o le note di passaggio delle informazioni anziché aggiungere altri documenti scollegati tra loro.
NeroTrade supporta i flussi di lavoro del commercio all'ingrosso, inclusi documenti di trasporto, conti commerciali, fatture, estratti conto, percorsi e incassi. Verificate quali funzioni sono abilitate per il vostro account esercente prima di basare il processo su di esse. Il prossimo passo è esaminare un ordine tipico con i colleghi delle spedizioni e della contabilità, quindi concordare uno schema di riferimenti condiviso e le responsabilità per la risoluzione delle discrepanze.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Ogni consegna richiede una fattura contestuale?
Non necessariamente. Il cliente potrebbe aver bisogno di un documento di trasporto al momento della consegna e di una fattura successiva, secondo gli accordi presi. Chiarite le tempistiche affinché nessuno dei due team confonda la mancanza di documentazione con l'assenza di una richiesta di pagamento.
Una sola fattura può comprendere più consegne?
Può essere una scelta operativa, se coerente con gli accordi presi. Identificate chiaramente le consegne, in modo che il cliente possa verificare ogni componente dell'addebito senza dover fare supposizioni.
Cosa fare se il documento di trasporto e la fattura riportano quantità diverse?
Controllate l'ordine, le registrazioni delle consegne ed eventuali note relative ad ammanchi o resi. Spiegate la differenza al cliente e correggete la registrazione all'origine del problema, anziché presumere che uno dei due documenti sia corretto.
Un estratto conto equivale a una fattura?
No. Un estratto conto aiuta a esaminare i movimenti e le partite aperte di un conto. Una fattura identifica una specifica richiesta di pagamento; tenete a disposizione il relativo riferimento quando discutete le voci dell'estratto conto.