Scegli in base alle conseguenze, non solo all'importo
Una verifica che parte dagli importi più elevati è facile da organizzare e può essere utile quando un movimento consistente non ha una spiegazione. Il suo limite è che l'importo, da solo, dice poco sul lavoro necessario. Un acquisto di importo elevato, accompagnato da una fattura corrispondente e da una chiara motivazione aziendale, può richiedere meno attenzione di piccole registrazioni ripetute che nessuno riesce a identificare.
Un approccio basato sulle conseguenze considera cosa rimane incerto se si rimanda l'esame di una voce. Influisce su più registrazioni? Qualcuno aspetta una risposta prima di agire? Una fonte utile di riscontri sta diventando più difficile da reperire? Usa queste domande per proporre le priorità, poi lascia che chi si occupa della contabilità adegui l'ordine. Considera un movimento insolito come qualcosa da approfondire, non come la prova di un errore.
Confronta i movimenti non chiariti con i documenti mancanti
Dare priorità ai movimenti non chiariti ha senso quando il team non sa dire a cosa si riferisca una somma, se due registrazioni riguardino lo stesso evento o perché un importo differisca dal documento di supporto. Raccogli data, importo, riferimento e registrazioni pertinenti. Evita di modificare una registrazione solo per far apparire le cifre coerenti.
Un approccio che dà priorità ai documenti funziona meglio quando l'attività sottostante è chiara, ma la documentazione è incompleta. Il rovescio della medaglia è che chi si occupa della contabilità potrebbe dedicare tempo a individuare documenti che il tuo team avrebbe potuto procurarsi. Distingui le semplici attività di recupero dai veri dubbi da chiarire: per un acquisto noto con una ricevuta mancante occorre sollecitare il documento; per un pagamento non riconosciuto e senza uno scopo chiaro serve una verifica.
- Per un movimento non chiarito, indica ciò che è noto e ciò che resta incerto.
- Per i documenti mancanti, specifica quale documento serve e chi lo richiederà.
- Se si presentano entrambe le situazioni, mantienile unite in un'unica voce da esaminare, anziché creare attività in concorrenza tra loro.
Dai priorità alle questioni che bloccano il lavoro
A volte la prima voce da esaminare non è né il movimento di importo maggiore né la ricevuta mancante da più tempo. È una domanda la cui risposta determina come gestire diverse altre voci. Ad esempio, il team potrebbe non sapere se un documento di un fornitore sostituisce una versione precedente o riguarda un acquisto distinto.
Partire dalle domande può evitare di ripetere il lavoro, ma richieste vaghe rendono la verifica inefficiente. Sostituisci «controllate i pagamenti ai fornitori» con una domanda precisa, i riferimenti pertinenti e la documentazione già verificata. Il tuo team può spiegare le operazioni commerciali e raccogliere i documenti; le decisioni contabili spettano al professionista autorizzato. Se una scadenza effettiva influisce sulla priorità, indicala e spiega il motivo.
Un esempio ipotetico: tre voci che richiedono attenzione
Un piccolo studio di design ha un pagamento in uscita di £180 che non riconosce, un acquisto di attrezzature di £1,400 corredato di fattura e di una spiegazione confermata, e sei addebiti del corriere per i quali mancano le ricevute. Il team riconosce gli addebiti del corriere. Il pagamento in uscita ha un riferimento simile a quello di una fattura fornitore che compare anche altrove nelle registrazioni.
Lo studio propone di verificare prima la voce di £180 perché non è chiaro a cosa si riferisca e potrebbe essere collegata a un'altra registrazione. Non la contrassegna come duplicata. Nel frattempo, un membro del team richiede le ricevute del corriere, così la raccolta della documentazione prosegue senza attendere l'addetto alla contabilità. L'acquisto di attrezzature resta disponibile per la verifica ordinaria, con tutti i relativi documenti riuniti.
Il criterio di successo è osservabile: l'addetto alla contabilità riesce a individuare le registrazioni pertinenti, comprendere il dubbio e identificare il successivo approfondimento senza chiedere al team di ricostruire la vicenda. Se la documentazione non chiarisce la voce di £180, questa rimane aperta con un'azione successiva specificata, anziché essere contrassegnata come completata.
Trasforma le priorità in un elenco di verifica operativo
NeroBooks offre strumenti di contabilità per registrazioni aziendali, entrate, spese, ricevute e report. Usa queste registrazioni come base per preparare le tue domande e verifica ogni funzionalità specifica nel tuo account attuale prima di farvi affidamento. Non dare per scontato che il software individui automaticamente le discrepanze, assegni le priorità di verifica o fornisca la documentazione mancante.
Mantieni l'elenco delle verifiche abbastanza breve da poterlo consultare rapidamente. Ogni voce dovrebbe spiegare il dubbio, rimandare alla documentazione e distinguere il prossimo compito del team dalla decisione dell'addetto alla contabilità. Chiedi a quest'ultimo di confermare o modificare l'ordine proposto prima che il team dedichi tempo a sistemare registrazioni con priorità inferiore.
- Annota un riferimento, la data e l'importo, ove pertinenti.
- Scrivi una domanda chiara e riassumi ciò che è già stato verificato.
- Individua le registrazioni di supporto e gli eventuali documenti mancanti.
- Indica la persona responsabile della prossima azione.
- Dopo la verifica, annota l'esito o la domanda ancora aperta.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Dovremmo sempre dare la precedenza alla voce irrisolta da più tempo?
Il tempo trascorso conta quando la documentazione potrebbe diventare più difficile da recuperare, ma non dovrebbe determinare l'intero ordine. Spiega da quanto tempo la voce è aperta e se influisce su altre attività.
Dobbiamo aspettare che siano disponibili tutte le ricevute?
Non necessariamente. Condividi un elenco mirato delle verifiche, indicando chiaramente i documenti mancanti. Il tuo team può continuare a raccogliere la documentazione mentre l'addetto alla contabilità esamina le domande per le quali è già disponibile un contesto sufficiente.
Possiamo correggere una registrazione prima di consultare l'addetto alla contabilità?
Non procedere per ipotesi per eliminare una discrepanza apparente. Conserva la documentazione di supporto, spiega il problema e chiedi al professionista autorizzato come gestirlo.