Reception con IA a Manchester

Decidi quali richieste possono essere gestite senza l’intervento di uno stilista

Inizia dalle domande a cui il tuo salone può rispondere in modo coerente, ad esempio dove trovare gli orari di apertura aggiornati o come richiedere una richiamata. Configura le informazioni che vuoi condividere e verifica quali lingue sono supportate per il tuo account. Se gli orari cambiano per una festività o per la formazione del personale, aggiorna le informazioni fornite a chi chiama.

Affida al tuo team le decisioni che richiedono una consulenza. Per esempio, chi chiede se una correzione del colore è adatta potrebbe aver bisogno di parlare con uno stilista per discutere dei propri capelli e del tempo necessario. Una risposta di routine non deve essere scambiata per la conferma di un appuntamento.

• Elenca le richieste più frequenti e concorda la risposta approvata per ciascuna.
• Individua le domande che dovrebbero comportare una richiamata o, se l’opzione è attiva, il trasferimento della chiamata.

Organizza la gestione delle richieste fuori orario per il giorno successivo

Quando il salone è chiuso, un esito utile è acquisire una richiesta di richiamata con un contesto sufficiente perché un membro del personale possa rispondere. Decidi chi controllerà le richieste all’inizio del giorno lavorativo successivo e come segnalerà quelle già gestite. Spiega a chi chiama che cosa aspettarsi, senza promettere tempi di risposta che il tuo team non può rispettare con regolarità.

Se il trasferimento delle chiamate è attivo, decidi quando è opportuno e chi può riceverle. Durante un appuntamento impegnativo, una richiamata può essere più pratica che interrompere uno stilista. Verifica la disponibilità, i numeri di telefono e le opzioni di instradamento con NeroPay per il tuo account e il tuo mercato.

• Assegnate ogni giorno un responsabile e una persona di riserva per esaminare le richieste.
• Registrate i recapiti di chi chiama e il motivo della chiamata nel consueto registro delle richieste.

Tieni distinte le richieste, le prenotazioni e i pagamenti

Una richiesta di richiamata avvia una conversazione, ma non dimostra che sia stato riservato un appuntamento. Dopo aver parlato con il cliente, il personale può registrare il servizio e l'orario concordati secondo la procedura di prenotazione del salone. Se è previsto un acconto o un pagamento, registratene separatamente lo stato, senza presumere che sia stato versato solo perché l'appuntamento esiste.

Per la riconciliazione, confrontate la registrazione del servizio completato con quella del pagamento corrispondente e annotate eventuali differenze da verificare. Controllate se il servizio è cambiato, se il pagamento è stato effettuato in un altro modo o se la transazione è ancora in sospeso. Non segnate un pagamento come ricevuto finché i vostri registri non lo confermano.

• Utilizzate un riferimento uniforme, ad esempio il nome e la data dell'appuntamento, in tutti i vostri registri.
• Affidate a un membro del team il compito di verificare i pagamenti non abbinati.

Un appuntamento ipotetico per una colorazione

Immaginate che un salone di Manchester riceva, di sera, una chiamata da una persona che desidera prenotare un trattamento colore. AI Reception registra una richiesta di richiamata. La mattina seguente, uno stylist richiama, discute il servizio e registra un appuntamento concordato. La richiesta iniziale viene quindi contrassegnata come gestita.

Il giorno dell'appuntamento, il cliente sceglie anche un trattamento. Il personale aggiorna la registrazione del servizio e riceve il pagamento seguendo la procedura abituale del salone. A fine giornata, confronta la registrazione definitiva del servizio con quella del pagamento. Se gli importi non coincidono, verifica la voce del trattamento e la transazione prima di risolvere la discrepanza. Si tratta di un flusso di lavoro esemplificativo, non di un'integrazione presunta.

Verifica che la procedura funzioni nella pratica

Effettuate alcune chiamate di prova durante l'orario di apertura e dopo la chiusura. Ponete una domanda di routine, chiedete di essere richiamati e provate con una domanda che richiede l'intervento di uno stylist. Verificate che le informazioni fornite siano corrette e che la richiesta arrivi alla persona incaricata di esaminarla.

Un utile criterio di verifica consiste nel controllare se il personale riesce a seguire una richiesta di prova dalla chiamata iniziale alla risposta e a distinguere poi l'eventuale appuntamento dalla relativa registrazione di pagamento. Se una richiesta viene persa o il passaggio di consegne non è chiaro, modificate la procedura e ripetete il test. Chiedete a NeroPay quali funzionalità e opzioni di instradamento sono disponibili prima di affidarvi a un flusso di lavoro specifico.

• Esaminate regolarmente le richieste di richiamata in sospeso e le discrepanze nei pagamenti.
• Aggiornate le informazioni configurate quando cambiano i servizi o gli orari di apertura.