Scegli a quali domande rispondere automaticamente
Inizia con le domande a cui il tuo team sa rispondere in modo coerente, ad esempio quando apre il negozio, dove si trova e quali servizi offre. Fornisci alla Reception AI informazioni concise e aggiornate, comprese eventuali differenze tra gli orari normali e le chiusure programmate. Verifica che chi chiama possa capire la risposta senza dover porre la stessa domanda in un altro modo.
Affida al tuo team le richieste che richiedono valutazione. Per esempio, chi chiama per chiedere se un determinato taglio di capelli è adatto potrebbe aver bisogno di parlare con un barbiere. Se il trasferimento è attivo, decidi quando utilizzarlo; altrimenti, proponi di richiamare la persona. Verifica quali lingue sono disponibili per il tuo account invece di presumere che ogni cliente possa essere assistito nella lingua preferita.
Rendi il percorso accessibile quando il negozio è affollato o chiuso
Una prima risposta utile spiega a chi chiama quale assistenza è disponibile. Proponi opzioni semplici e spiega come parlare con una persona o chiedere di essere richiamati. Non dare per scontato che i clienti conoscano i nomi dei tuoi servizi: qualcuno potrebbe chiedere una spuntatina invece di usare la dicitura del listino prezzi. Nelle informazioni che configuri, usa descrizioni semplici.
Fuori dall’orario di apertura, indica chiaramente che il negozio è chiuso e spiega cosa succederà. Decidi chi esaminerà le richieste di richiamata e quando, quindi comunica ai clienti tempi di risposta realistici. Verifica che esista un’alternativa praticabile per chi non riesce a completare la conversazione telefonica, utilizzando i canali di contatto già offerti dalla tua attività.
- Elenca le domande di routine che una persona potrebbe porre mentre il barbiere è impegnato con un cliente.
- Stabilisci quando è preferibile richiamare invece di trasferire subito la chiamata.
- Verifica gli orari di apertura configurati ogni volta che il negozio modifica il proprio orario.
Un esempio ipotetico di richiamata presso un barbiere a Berlino
Immagina un barbiere che serve clienti da Berlino e dal Brandeburgo. Dopo la chiusura, un cliente chiama per chiedere se il negozio può realizzare una particolare acconciatura. Le informazioni configurate riguardano gli orari di apertura e i servizi in generale, ma non possono rispondere a questa domanda specifica. Il cliente chiede di essere richiamato, lasciando un numero di telefono e una breve descrizione di ciò di cui desidera parlare.
La mattina seguente, il membro del team incaricato delle richiamate esamina la richiesta e la inoltra a un barbiere in grado di rispondere. Il barbiere contatta il cliente e annota se la richiesta è stata risolta o se serve un ulteriore riscontro. Il negozio non considera la richiesta di richiamata come un appuntamento confermato: eventuali prenotazioni vengono gestite separatamente, seguendo la procedura già in uso.
Prova l’esperienza e rivedi i risultati
Prima di affidarti al servizio, effettua chiamate di prova con domande di tutti i giorni. Chiedi gli orari di apertura, descrivi un taglio senza usare la terminologia del negozio e chiama dopo la chiusura. Se le lingue supportate sono importanti per i tuoi clienti, prova le opzioni disponibili con qualcuno in grado di valutare se le risposte sono chiare.
Un controllo pratico del funzionamento consiste nel verificare se chi chiama riceve gli orari corretti o viene indirizzato al percorso previsto per la richiamata o il passaggio a un operatore, e se il team riesce a gestire la richiesta senza doverne indovinare il significato. Esamina le richieste perse o poco chiare, aggiorna le informazioni configurate e ripeti il test. Prima di pianificare l’avvio del servizio, chiedi al team NeroPay di confermare la disponibilità, i numeri di telefono, l’instradamento delle chiamate e le eventuali integrazioni per il tuo account in Germania.
- Chiama durante l’orario di apertura e poi di nuovo dopo la chiusura.
- Chiedi a un collega di domandare di essere richiamato e verifica quali informazioni riceve il team.
- Annota le risposte poco chiare e aggiorna le informazioni aziendali pertinenti.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
AI Reception può rispondere alle chiamate mentre un barbiere sta lavorando?
Può rispondere alle chiamate di routine utilizzando le informazioni sull’attività e gli orari di apertura che configuri. Prima di decidere come verranno inoltrate le chiamate, verifica le opzioni di instradamento disponibili per il tuo account.
Chi chiama può parlare con una persona?
Le chiamate possono essere trasferite se la funzione è abilitata. È inoltre possibile raccogliere richieste di richiamata. Verifica quali opzioni sono disponibili per il tuo account e nel tuo mercato, quindi decidi chi risponderà.
Una richiesta di richiamata crea un appuntamento?
Non darlo per scontato. Considera la richiesta come una domanda e fissa eventuali appuntamenti tramite la procedura di prenotazione già in uso, a meno che il team NeroPay non confermi la disponibilità di un’integrazione applicabile.
Quali lingue possono usare i clienti?
AI Reception può usare le lingue supportate, ma dovresti confermare quali opzioni sono disponibili per il tuo account. Prova le lingue che intendi offrire e assicurati che sia chiaro un altro modo per contattarti per chi ne ha bisogno.