1. Utvrdite koji račun izgleda pogrešno
Pitajte kupca ili kolegu šta izgleda pogrešno: nepoznat naziv artikla, izostavljena opcija, neočekivana količina, iznos ili sam odštampani račun. Držite originalni račun pri ruci. Ne mijenjajte inače ispravnu porudžbinu samo da bi njene formulacije ličile na one u drugom dokumentu.
Račun za porudžbinu i evidencija kartičnog plaćanja služe različitim svrhama. Jedan opisuje kupovinu, a druga bilježi podatke o plaćanju. Njihove reference mogu biti različite, pa ne očekujte da se svaki identifikator podudara. Koristite zajedno dostupne detalje porudžbine, vrijeme, iznos i podatke o transakciji da biste utvrdili da li se odnose na istu kupovinu.
- Pronađite prvobitnu porudžbinu pomoću podataka dostupnih u vašem sistemu.
- Potvrdite sa kupcem datum, približno vrijeme i iznos.
- Zabilježite tačno odstupanje umjesto da cijeli račun označite kao pogrešan.
2. Uporedite nazive artikala, količine i izabrane opcije
Uporedite svaku stavku porudžbine sa računom. Provjerite da li je naziv skraćen, da li su ponovljeni artikli objedinjeni kroz količinu i da li je neka opcija prikazana zasebno. Kupac može prepoznati oznaku na polici, ali ne i formulaciju iz evidencije proizvoda. To je pitanje jasnoće, a ne automatski dokaz neispravno evidentirane prodaje.
NeroPOS omogućava upravljanje proizvodima i porudžbinama, opcije, kontrole povezane sa zalihama i postupke rada sa računima. Provjerite odgovarajuće evidencije proizvoda i opcija prije nego što odlučite šta treba promijeniti. Izgled računa i podržani načini izdavanja zavise od instalacije; ne pretpostavljajte da je određeno polje ili podešavanje rasporeda dostupno.
- Uporedite svaku stavku i količinu, uključujući proizvode koji se ponavljaju.
- Provjerite svaku odabranu opciju u odnosu na evidentiranu narudžbu.
- Uporedite iznose po stavkama i konačan ukupan iznos i zabilježite svaku neobjašnjenu razliku.
3. Razlikujte nedostajuće informacije od problema sa štampanjem
Jasno odštampan račun s neočekivanim tekstom zahtijeva drugačiju provjeru od blijedog teksta, odsječenog reda ili djelimično odštampane stranice. Ako je dostupan drugi prikaz ili izlazni format računa, uporedite ga s papirnom kopijom. Ako iste informacije nedostaju u oba, počnite od postupka obrade narudžbe i izdavanja računa, umjesto da pretpostavite da je u pitanju fizički kvar štampača.
Ako je odštampani sadržaj oštećen ili nepotpun, obavite provjere koje preporučuje proizvođač uređaja i slijedite odobreni postupak svog objekta. Podržane funkcije štampanja, kuhinjski ekrani i integracije zavise od podešavanja. Izbjegavajte istovremenu promjenu više podešavanja: jedna kontrolisana promjena olakšava utvrđivanje onoga što je pomoglo i poništavanje neuspješnog podešavanja.
- Zabilježite da li se problem odnosi na tekst, raspored ili kvalitet štampe.
- Provjerite dostupni papir i status uređaja prema uputstvima za uređaj.
- Ako je ponovno štampanje podržano, sačuvajte original i pri predaji označite novu kopiju kao duplikat.
4. Provjerite dokaze o plaćanju bez ponovne naplate
Račun koji izgleda neobično sam po sebi nije dokaz da plaćanje nije uspjelo. Ako postoji nedoumica u vezi s plaćenim iznosom ili time da li je plaćanje završeno, provjerite dostupnu evidenciju plaćanja prema postupku za koji ste ovlašćeni. Nemojte tražiti od kupca da ponovo plati samo zato što mu opis stavke nije poznat ili je račun nepotpun.
Hipotetički primjer: kupac kupuje dva sendviča, od kojih je jedan s dodatnim nadjevom. U narudžbi su evidentirana oba sendviča i odabrani dodatak, ali je na papirnom računu naveden skraćeni naziv proizvoda, pa kupac ne može da prepozna svoj izbor. Prvo uporedite narudžbu, količine i ukupan iznos. Ako se i podaci o plaćanju podudaraju, provjerite jasnoću računa umjesto da ponovo naplaćujete. Ako dodatak nedostaje u samoj narudžbi, provjerite unos narudžbe.
- Uporedite iznos narudžbe s odgovarajućim dokazom o plaćanju.
- Ako su podaci u evidenciji neusaglašeni ili je status nejasan, uključite odgovornog kolegu ili tim za podršku prije nego što napravite promjenu koja se odnosi na plaćanje.
5. Proslijedite problem nadležnima uz dokaze i provjerite rezultat
Ako uzrok i dalje nije jasan, pošaljite podršci sažet opis onoga što se očekivalo i onoga što se umjesto toga pojavilo. Putem odobrenog kanala dostavite referencu narudžbe, vrijeme, obuhvaćene stavke i primjer računa. Ako je problem povezan sa štampanjem, navedite podatke o uređaju i uklonite nepotrebne podatke o kupcu ili plaćanju.
Za narudžbu NeroWeb navedite njen izvor i objasnite gdje se nepodudarnost prvi put pojavljuje. Za narudžbe NeroWeb može se koristiti postojeći postupak realizacije, ali se moraju potvrditi stvarni tok obrade i podržani uređaji. Nakon dogovorene ispravke, upotrijebite odobreni test ili sljedeću odgovarajuću narudžbu da uporedite evidenciju i račun. Uspješan rezultat znači da su stavke, količine, odabrane opcije i ukupan iznos jasni i usaglašeni, uz razjašnjenu svaku razliku u referenci plaćanja.
- Navedite da li je problemom obuhvaćena jedna narudžba ili više njih.
- Zabilježite svaku izvršenu promjenu i rezultat naknadne provjere.
- Ako problem ostane neriješen, jasno prenesite sve potrebne informacije sljedećoj smjeni.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li račun koji izgleda pogrešno znači da je kupcu naplaćen pogrešan iznos?
Ne nužno. Odvojeno provjerite iznos narudžbe i dokaz o plaćanju. Problemi s tekstom ili štampanjem sami po sebi ne potvrđuju da je naplaćen pogrešan iznos.
Da li treba odmah da promijenim naziv proizvoda?
Prvo potvrdite iz kojeg zapisa potiče tekst i da li bi njegova promjena mogla uticati na druge radne tokove. Slijedite odobreni postupak i provjerite naredni račun.
Šta da kažem kupcu tokom provjere?
Objasnite konkretan problem: na primjer, da upoređujete skraćeni opis stavke sa narudžbinom kupca. Nemojte tvrditi da plaćanje nije uspjelo dok dokazi ne potkrijepe taj zaključak.