1. Utvrdite originalnu narudžbinu prije evidentiranja isporuke
Pođite od narudžbine dogovorene s kupcem, a ne od liste za pripremu robe ili sjećanja vozača. Provjerite konto kupca, referencu narudžbine, opise artikala, količine i jedinice mjere. Deset paketa i deset pojedinačnih komada predstavljaju različite zahtjeve, čak i kada opis proizvoda izgleda isto.
Sačuvajte originalne količine kao polaznu osnovu. Ako kupac izmijeni narudžbinu, razlikujte tu izmjenu od manjka: artikal otkazan po dogovoru nije isto što i artikal koji još treba isporučiti. Ako radna evidencija ne može jasno da prikaže tu razliku, vodite prateću evidenciju prema postupku dogovorenom u vašem timu.
- Pronađite dogovorenu narudžbinu i provjerite sve naknadne izmjene kupca.
- Potvrdite jedinicu mjere za svaku obuhvaćenu stavku.
- Odredite ko će nakon isporuke voditi evidenciju preostalih količina.
2. Provjerite kako funkcioniše omogućeni tok obrade dokumenata
NeroTrade podržava tokove rada u veleprodaji, uključujući otpremnice, konta poslovnih kupaca, fakture, izvode, rute i naplatu. Prije nego što odaberete postupak, provjerite koje su funkcije omogućene za vaše poslovanje. Same te mogućnosti ne potvrđuju da li vaša konfiguracija čuva evidenciju preostalih količina narudžbine, povezuje više otpremnica s jednom narudžbinom ili prenosi neisporučene količine dalje.
Prođite kroz stvarni postupak s osobom odgovornom za podešavanje vašeg sistema. Ako su povezani dokumenti dostupni, utvrdite kako reference ostaju vidljive. Ako nijesu, dogovorite vođenje kontrolisane evidencije neisporučenih artikala koja navodi originalnu narudžbinu i referencu svake isporuke. Cilj je sljedljivost, a ne druga narudžbina koja bi greškom mogla ponovo biti ispunjena.
- Provjerite kako se čuva prvobitna narudžba nakon izrade prvog dokumenta o isporuci.
- Potvrdite gdje će se evidentirati i pregledati preostale količine.
- Utvrdite kako se sprovode ispravke bez prikrivanja onoga što se dogodilo.
3. Evidentirajte ono što je stiglo, a ne samo ono što je izašlo iz skladišta
Priprema robe, otprema i isporuka su odvojeni događaji. Količina utovarena u vozilo ne mora biti jednaka količini koju je kupac prihvatio. Evidentirajte stvarni ishod, uključujući manjkove, odbijenu ili oštećenu robu, u skladu s dogovorenim postupkom. Jasno navedite datum isporuke i referentnu oznaku dokumenta kako bi se kasniji upiti mogli povezati s odgovarajućom posjetom.
Hipotetički primjer: kafić naručuje 12 paketa soka i osam paketa vode u okviru narudžbe W1042. Pri prvoj isporuci prihvaćeno je devet paketa soka i svih osam paketa vode. U prvobitnoj narudžbi ostaju količine 12 i osam; evidencija isporuke prikazuje devet i osam; evidencija neisporučenih količina prikazuje tri paketa soka. Nemojte smanjivati prvobitnu naručenu količinu soka na devet niti praviti novu, nepovezanu narudžbu za preostala tri paketa.
- Uporedite prihvaćene količine s evidencijom otpreme.
- Evidentirajte svako odstupanje i njegov razlog, ako je poznat.
- Provjerite da je naručena količina za svaku stavku evidentirana kao isporučena, neisporučena ili izričito izmijenjena.
4. Odredite jasan naredni korak za preostale artikle
Za neisporučenu količinu potrebno je odrediti odgovornu osobu i donijeti odluku. Pitajte kupca da li želi naknadnu isporuku, lično preuzimanje ili otkazivanje preostalih stavki. Dodatna isporuka može odgovarati kupcu, ali zahtijeva koordinaciju s timom zaduženim za dostavne rute; lično preuzimanje zahtijeva jasno definisanu primopredaju; otkazivanje zahtijeva izričitu izmjenu, a ne neprimjetno usklađivanje preostale količine.
U hipotetičkom primjeru, kafić pristaje da primi preostala tri paketa soka prilikom naknadne isporuke. Evidentirajte taj dogovor i odredite ko će organizovati isporuku. Svaki naredni dokument o isporuci treba da sadrži referentnu oznaku prvobitne narudžbe kroz raspoloživi tok rada ili dogovoreno međusobno povezivanje dokumenata. Obavijestite kupca šta je preostalo i koji su naredni koraci, bez obećavanja nepotvrđenog datuma.
- Potvrdite želju kupca za svaku neisporučenu stavku.
- Dodijelite odgovornost za organizovanje naredne realizacije narudžbe.
- Pregledajte evidenciju neisporučenih količina prije pripreme bilo koje ponovne isporuke.
5. Uskladite dokumente prije zatvaranja preostalih stavki
Prije izdavanja fakture, zatražite od računovodstva da potvrdi koje količine i referentne oznake ona treba da obuhvati u skladu s dogovorenim komercijalnim postupkom. Nemojte pretpostavljati da izrada otpremnice ujedno kreira ispravnu fakturu ili ažurira izvod stanja. Provjerite kako vaš aktivirani tok rada zaista funkcioniše, naročito kada se narudžba realizuje kroz više posjeta.
Provjera uspješnosti je jednostavna: drugi član tima treba da može da pođe od prvobitne narudžbe i objasni svaku količinu bez pitanja vozaču. Za W1042 to znači pronaći prvu isporuku od devet paketa soka, kasniju isporuku od tri paketa i potvrditi da nema neobjašnjene preostale količine. Vaš naredni korak je da testirate jedan primjer isporuke u više djelova u sopstvenom toku rada prije nego što ga primijenite na stvarne narudžbe.
- Povežite referentne oznake isporuka s prvobitnom narudžbom i odgovarajućom evidencijom faktura.
- Provjerite da isporučene količine nijesu uračunate dvaput.
- Zatvorite evidenciju preostale količine tek kada je ona pokrivena isporukom ili dogovorenom izmjenom.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li treba da izmijenimo prvobitnu narudžbu kako bi odgovarala djelimičnoj isporuci?
Ne samo zato što je stiglo manje robe. Sačuvajte prvobitno naručene količine, a stvarnu isporuku evidentirajte odvojeno. Izmjenu dogovorenu s kupcem evidentirajte kao zasebnu promjenu.
Da li NeroTrade automatski prenosi neisporučene količine?
Potvrdite ovo s timom za konfiguraciju koja vam je omogućena. Podrška za otpremnice i fakture sama po sebi ne potvrđuje automatsko upravljanje neizvršenim narudžbinama.
Šta ako se manjak otkrije nakon izdavanja dokumentacije?
Pratite dogovoreni postupak ispravke, sačuvajte izvornu referencu i evidentirajte neslaganje. Obavijestite osobu koja vodi evidenciju preostalog salda i zatražite od računovodstva da pregleda sve dokumente na koje to utiče.