Dogovorite ko priprema, provjerava i pregleda dokumentaciju
Odredite jednu osobu koja će koordinirati predaju dokumentacije, čak i ako više kolega prikuplja račune ili izdaje fakture. Dogovorite početni i završni datum perioda, koje poslovne račune i aktivnosti dokumentacija obuhvata i kada su knjigovođi potrebne informacije. Kratak pisani dogovor pomaže kolegi da preuzme zadatak kada je osoba koja obično koordinira odsutna.
Odvojite pripremu od računovodstvenog pregleda. Vaš tim može prikupiti prateću dokumentaciju, objasniti poslovne aktivnosti i provjeriti jesu li dokumenta čitljiva. To ne znači da je knjiženje odobreno ili da je odlučeno o njegovom računovodstvenom tretmanu. Koristite dogovorene oznake kao što su prikupljeno, čeka dodatne informacije i spremno za pregled knjigovođe; nemojte pretpostavljati da su to ugrađeni statusi u okviru NeroBooks.
- Odredite koordinatora i zamjenu.
- Pitajte knjigovođu koja su mu dokumenta i formati izvještaja potrebni.
- Dogovorite ko može odgovarati na pitanja i ko potvrđuje da je pregled završen.
Pripremite paket dokumentacije u kojem se druga osoba može lako snaći
Prikupite relevantnu evidenciju prihoda, fakture dobavljača, račune za troškove, izvode i objašnjenja povraćaja novca ili ispravki. Provjerite da li izvodi obuhvataju cijeli dogovoreni period i da li računi sadrže dovoljno detalja da se utvrdi na koju se kupovinu odnose. Ako neki dokument nedostaje, zabilježite to umjesto da transakciju prećutno izostavite.
Izaberite način organizovanja koji vaš tim može dosljedno primjenjivati. Fascikla organizovana prema vrsti evidencije laka je za pregledanje, dok referentni spisak pomaže da se dokumenti povežu s pojedinačnim transakcijama. Korišćenje oba pristupa može biti korisno, ali izbjegavajte pravljenje više paralelnih kopija. Dogovorite jedno glavno mjesto čuvanja i dosljedan obrazac imenovanja, poput datuma, dobavljača i referentne oznake.
NeroBooks podržava poslovne evidencije, prihode, rashode, račune i izvještaje. Provjerite koji su načini organizovanja i dijeljenja evidencije dostupni na vašem trenutnom nalogu. Ne zasnivajte predaju dokumentacije na pretpostavci da postoji funkcija izvoza, prilaganja datoteka ili pristupa, a da to prethodno ne provjerite.
Neka neriješena pitanja ostanu jasno istaknuta
Napravite poseban spisak pitanja s referentnom oznakom evidencije, kratkim objašnjenjem, dostupnim dokazima i imenovanom osobom zaduženom za dalje postupanje. Korisna pitanja mogu se odnositi na neidentifikovanu uplatu, račun koji nije stigao ili dva dokumenta koja se možda odnose na istu kupovinu. Opišite ono što znate, bez nagađanja odgovora.
Razlikujte nedostajuće dokaze od odluke koja zahtijeva procjenu knjigovođe. Član tima može pribaviti fakturu od dobavljača, ali ne treba da izmišlja opis ili bira računovodstveni tretman samo da bi dokumentacija izgledala završeno. Pošaljite pripremljenu dokumentaciju na dogovoreni datum, uz jasno označene neriješene stavke, osim ako knjigovođa ne zatraži drugačije.
- Svakom pitanju dodijelite referentnu oznaku koja odgovara pratećoj dokumentaciji.
- Navedite šta je već provjereno.
- Odredite odgovornu osobu i dogovoreni datum za dalje postupanje.
Hipotetički primjer: račun stiže nakon predaje dokumentacije
Mala firma za popravke priprema dokumentaciju za april. Koordinator prikuplja fakture izdate kupcima, dokumentaciju dobavljača i relevantne izvode. Za jednu kupovinu karticom nedostaje račun, a među prikupljenim dokumentima nalaze se dvije kopije druge fakture dobavljača. Koordinator označava mogući duplikat i dodaje nedostajući račun na spisak pitanja, umjesto da bilo koju od tih stavki smatra riješenom.
U napomeni uz predaju navodi se da je aprilska dokumentacija pripremljena za pregled, uz dva neriješena pitanja. Kolega je zadužen da zatraži nedostajući račun. Kada račun stigne, koordinator ga stavlja na dogovoreno mjesto i obavještava knjigovođu o njegovoj referentnoj oznaci i datumu prijema. Ne zamjenjuje prvobitni paket dokumentacije bez obavještenja niti pretpostavlja da je povezano knjiženje sada odobreno.
Provjera uspješnosti je praktična: knjigovođa može da pronađe obje stavke, razumije šta se promijenilo i utvrdi šta još treba pregledati, bez pretraživanja odvojenih prepiski.
Provjerite paket dokumentacije i dovršite postupak predaje
Prije slanja otvorite nekoliko dokumenata i provjerite čitljivost, datume i referentne oznake. Uporedite paket dokumentacije s dogovorenim spiskom dokumenata i jasno navedite šta nedostaje. Omogućite pristup dogovorenim putem osobama kojima je potreban; nikada ne uključujte lozinke ili nepovezane lične podatke u napomenu uz predaju.
Zamolite knjigovođu da potvrdi da je dokumentacija dostupna i da je obim obuhvaćene dokumentacije jasan. Čuvajte naknadne odgovore na jednom mjestu i zabilježite da li je svako pitanje i dalje otvoreno, odgovoreno ili čeka pregled. Vaš sljedeći korak je da s knjigovođom dogovorite kratak obrazac za predaju dokumentacije i isprobate ga za naredni mjesečni period.
- U napomeni uz predaju potvrdite period i broj neriješenih stavki.
- Provjerite da li predviđeni primalac može da pristupi dokumentaciji.
- Jasno evidentirajte naknadne dopune kako bi promjene bile vidljive.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li treba da sačekamo dok svi računi ne budu dostupni?
Dogovorite to s knjigovođom. Pravovremeno dostavljena dokumentacija s jasno navedenim nedostacima može biti korisnija od neobjašnjenog kašnjenja. Za svaku nedostajuću stavku navedite odgovornu osobu i očekivani rok za dostavljanje novih informacija.
Da li status „spremno za pregled“ znači da su knjiženja odobrena?
Ne. To znači da je vaš tim pripremio evidenciju za provjeru. Posebno dogovorite kako će knjigovođa saopštavati koja su knjiženja pregledana i koje su dodatne radnje potrebne.
Koji izvještaj NeroBooks treba da pošaljemo?
Pitajte knjigovođu koje su mu informacije potrebne i za koji period, a zatim provjerite odgovarajući izvještaj i opcije dijeljenja na svom trenutnom nalogu. Nemojte pretpostavljati da je određeni format dostupan na svakom nalogu.