Počnite od ograničenja kupaca, a ne od mape
Pitajte kupce kada će odgovarajuća osoba biti dostupna, umjesto da se oslanjate na opšte radno vrijeme. Prodavnica se može otvoriti rano, dok osoba zadužena za finansijske obaveze dolazi kasnije. Za preuzimanje robe mogu biti potrebni zaposleni iz magacina, pristupačan prostor za utovar i roba spremna za preuzimanje. Potvrdite da li se navedeni vremenski okvir odnosi na dolazak ili na završetak posjete.
Za svaku posjetu jasno navedite svrhu i referentnu oznaku. Razlikujte preuzimanje vraćene robe od razgovora o fakturi ili prijema dogovorene uplate: ove aktivnosti zahtijevaju različitu pripremu i mogu trajati različito. Izbjegavajte unošenje nepotrebnih podataka o obavezama kupca u vozačev plan rute; uključite samo ono što je potrebno osobi koja obavlja posjetu.
- Zabilježite dogovoreni vremenski okvir, ime kontakt osobe i broj telefona.
- Potvrdite ulaz, ograničenja utovara i spremnost robe za preuzimanje.
- Procijenite vrijeme potrebno na lokaciji, uključujući provjere i dokumentaciju.
Jasno razdvojite odgovornosti planera, vozača i kancelarijskog tima
Planer rute treba da bude odgovoran za redosljed posjeta i da potvrdi da se obaveze mogu izvršiti u okviru raspoložive smjene. Kada je uključena roba, rukovodilac magacina treba da provjeri raspoloživi prostor i zahtjeve za rukovanje. Vozač treba da provjeri praktična ograničenja pristupa prije polaska, umjesto da ih otkrije na prvom ulazu s ograničenim pristupom.
Zadužite jednog člana kancelarijskog tima za obavještavanje kupaca i donošenje odluka tokom obilaska. Dogovorite ko može odobriti promjenu termina, preskakanje posjete ili ponovni dolazak. Čak i ako jedna osoba obavlja više uloga, jasno definišite odgovornosti. Kupci treba da znaju kome da se obrate ako se njihova dostupnost promijeni.
- Odredite osobu koja odobrava rutu prije polaska.
- Dogovorite kako će vozač prijavljivati kašnjenja kada bude bezbjedno parkiran.
- Utvrdite pravilo o tome ko s kupcima potvrđuje izmijenjene dogovore.
Uskladite vrijeme putovanja s vremenom potrebnim za obavljanje zadataka i raspoloživim kapacitetima
Prvo rasporedite termine koji su zaista fiksni, a zatim oko njih uklopite fleksibilna zaustavljanja. Kraća ruta možda neće biti izvodljiva ako se do kupca stiže u vrijeme kada nije dostupan. Isto tako, poštovanje svih željenih termina može zahtijevati dodatni obilazak. Objasnite taj kompromis prije nego što obećate termin koji vaš tim ne može pouzdano ispoštovati.
Predvidite vrijeme za parkiranje, utovar, provjeru količina i rješavanje neslaganja, a ne samo za vožnju. Ako vozilo obavlja i isporuke, razmotrite kako preuzimanja mijenjaju teret i pristup preostalim narudžbinama. Ostavite dio vremena neraspoređen umjesto da svaki minut smatrate raspoloživim za još jedno zaustavljanje.
- Razdvojite fiksne termine od željenih termina koje kupci mogu prilagoditi.
- Provjerite teret nakon svakog preuzimanja robe, a ne samo pri polasku.
- Prebacite zaustavljanje u drugi obilazak ako ne ostavlja realnu vremensku rezervu za kašnjenja.
Provjerite plan kroz scenario kašnjenja pri jednoj posjeti
Hipotetički primjer: veletrgovac planira tri zaustavljanja. Kafiću je potrebno preuzimanje povratnih gajbi između 9 i 10 sati ujutro. Kontakt osoba kod maloprodavca zadužena za račun kupca dostupna je poslije 10.30 sati ujutro za unaprijed dogovorenu naplatu potraživanja. Ketering firma može predati povratnu robu između 11 sati ujutro i podneva. Osoba koja planira rutu provjerava prostor za gajbe, potvrđuje svaki zadatak i ostavlja vrijeme između termina.
Sada provjerite scenario s kašnjenjem: gajbe u kafiću nijesu spremne, što dodaje 25 minuta. Vozač to prijavljuje na bezbjedan način; kancelarija provjerava može li maloprodavac prihvatiti kasniju posjetu bez ugrožavanja termina ketering firme. Ako ne može, kancelarija dogovara zasebnu posjetu maloprodavcu umjesto da traži od vozača da žuri ili dođe nenajavljeno.
- Ponovo izračunajte raspored preostalih zaustavljanja uzimajući u obzir kašnjenje.
- Utvrdite koja bi prva obaveza prema kupcu postala neizvodljiva.
- Prije polaska potvrdite ko je odgovoran za rezervni plan i ko je kontakt osoba kod kupca.
Završite obilazak uz evidenciju koju kancelarijski tim može usaglasiti
NeroTrade podržava veleprodajne radne procese, uključujući otpremnice, poslovne račune kupaca, fakture, izvode, rute i preuzimanja. Potvrdite koje su funkcije omogućene za vaše poslovanje i kako vaš tim treba da ih koristi. Oblikujte radni proces na osnovu tih potvrđenih mogućnosti; nemojte pretpostavljati da su dostupni automatska optimizacija ruta ili povezivanje s drugim sistemima.
Nakon obilaska uporedite planirana i stvarna vremena dolaska, evidentirajte izvršene i propuštene zadatke i razriješite razlike prema odgovarajućoj referenci kupca. Uspjeh se može provjeriti tako što svako zaustavljanje ima jasan ishod, svaka preostala radnja ima odgovornu osobu, a kancelarija može razumjeti šta se dogodilo bez traženja od vozača da naknadno rekonstruiše dan.
- Zabilježite zašto je zaustavljanje trajalo duže ili zašto zadatak nije mogao biti izvršen.
- Ishode preuzimanja robe vodite odvojeno od ishoda naplate potraživanja.
- Na osnovu kašnjenja koja se ponavljaju prilagodite predviđeno vrijeme za naredni obilazak.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Treba li uvijek da biramo najkraću rutu?
Ne. Dostupnost kupaca, pristup za utovar i vrijeme provedeno na lokaciji mogu učiniti nešto dužu rutu praktičnijom. Upoređujte ukupno radno vrijeme, a ne samo kilometražu.
Šta ako kupac ne može da potvrdi termin preuzimanja?
Smatrajte to zaustavljanje privremenim. Dogovorite rok za potvrdu i objasnite da će, bez potvrde, možda morati da se prebaci u drugi obilazak.
Možemo li kombinovati isporuke i preuzimanja?
Da, kada to dozvoljavaju termini, prostor u vozilu i uslovi rukovanja robom. Provjerite kako preuzeta roba utiče na preostali teret i jasno evidentirajte svaki zadatak.
Da li NeroTrade automatski optimizuje rutu?
Nemojte pretpostavljati da je optimizacija automatska. NeroTrade podržava rute i preuzimanja, ali treba da potvrdite koje su funkcije omogućene za vaše poslovanje i jasno odredite odgovornost za planiranje.