1. Odlučite za koje narudžbine je potreban zahtjev za plaćanje
Počnite s jednom jasno definisanom namjenom, kao što su narudžbine za ponijeti dogovorene telefonom. Izbjegavajte uvođenje više različitih načina rada odjednom. Osoblje treba da zna kada da zatraži puni iznos, kada da traži odobrenje rukovodioca i kada kupac treba da plati na drugi dogovoreni način.
Odredite ko je odgovoran za svaki dio postupka. Osoba koja prima narudžbinu može pripremiti zahtjev, dok nadređeni provjerava iznos. Tokom gužve u restoranu, takva podjela funkcioniše samo ako obje osobe koriste istu evidenciju narudžbine. Prije nego što nastavite, zatražite od NeroPay potvrdu dostupnosti linkova za plaćanje, zahtjeva za podešavanje, naknada i važećih uslova.
- Zapišite koju ćete prvu vrstu narudžbine prihvatati kroz ovaj postupak.
- Odredite osobu odgovornu za slanje zahtjeva i osobu koja je mijenja u odsustvu.
2. Uspostavite pouzdanu vezu između plaćanja i narudžbine
Dodijelite svakoj narudžbini oznaku prije pripreme zahtjeva za plaćanje. Koristite format koji osoblje može lako pročitati kupcu i razlikovati od drugih narudžbina istog dana. Čuvajte tu oznaku u evidenciji narudžbina restorana, zajedno s dogovorenim stavkama, količinama, kontakt podacima kupca i vremenom preuzimanja.
Raspitajte se koja su polja za oznaku ili opis dostupna u usluzi plaćanja i šta će kupci vidjeti. Nemojte pretpostavljati da zahtjev automatski ažurira vašu kasu ili sistem za narudžbine. Ako osoblje mora ručno da povezuje plaćanja s narudžbinama, dokumentujte tu primopredaju i dosljedno koristite istu oznaku. Opise plaćanja ograničite na ono što je potrebno za identifikaciju narudžbine.
- Pročitajte kupcu oznaku narudžbine radi potvrde.
- Provjerite kako će osoblje pronaći odgovarajući zapis o plaćanju.
- Potvrdite da li se povezivanje obavlja ručno ili uz podršku dostupne funkcije.
3. Objasnite ukupan iznos prije slanja linka
Ponovite narudžbu i navedite tačan iznos koji se traži. Objasnite da li pokriva cijelu narudžbu ili samo dogovoreni dio i navedite eventualni preostali iznos za plaćanje. Ako se naplaćuje dostava ili druga naknada, jasno to navedite prije nego što kupac pristane. Ne ostavljajte kupcima da sami zaključuju zašto se traženi iznos razlikuje od ukupnog iznosa prema jelovniku.
Pripremite kratku prateću poruku s nazivom restorana, referencom narudžbe, iznosom, svrhom i dogovorenim detaljima preuzimanja. Objasnite kako kupac može da vas kontaktira ako nešto nije u redu. Prije slanja potvrdite kome je zahtjev namijenjen i provjerite kontakt podatke; čak i zahtjev s tačno obračunatim iznosom može izazvati zabunu ako stigne pogrešnoj osobi.
- Uporedite traženi iznos s konačnim dogovorenim ukupnim iznosom narudžbe.
- Provjerite kontakt podatke primaoca.
- Pregledajte poruku iz ugla kupca.
4. Uvježbajte cjelokupnu primopredaju narudžbine
Hipotetički primjer: kupac telefonom naručuje dva obroka za ponijeti, uz preuzimanje u 7 poslije podne. Dogovoreni ukupni iznos je £28, bez preostalog duga nakon plaćanja. Član osoblja bilježi referencu T014, ponavlja stavke i vrijeme preuzimanja, a zatim priprema zahtjev za plaćanje u iznosu od £28 prema potvrđenom postupku korišćenja usluge.
U pratećoj poruci navedeni su restoran, referenca T014 i dogovoreni ukupni iznos. Nakon što kupac plati, zaduženi član osoblja provjerava status plaćanja putem dogovorenog načina potvrde u okviru usluge i evidentira rezultat uz referencu T014. Kuhinja i tim za preuzimanje zatim postupaju prema utvrđenim pravilima restorana za pripremu. Ovi detalji služe kao ilustracija i ne predstavljaju cijene kompanije NeroPay niti opis zagarantovanih funkcija proizvoda.
- Uvježbajte postupak na primjeru narudžbe prije nego što ga primijenite tokom rada s kupcima.
- Provjerite da li drugi član osoblja može pronaći podatke o narudžbi bez obraćanja osobi koja ju je prvobitno primila.
- Prije pokušaja transakcije potvrdite s timom koji je način testiranja podržan.
5. Provjerite greške i neriješena plaćanja
Slanje linka nije isto što i potvrda plaćanja. Dogovorite koji status plaćanja osoblje mora provjeriti i gdje ga treba provjeriti. Ne oslanjajte se isključivo na snimak ekrana koji je kupac poslao ili na poruku da je plaćanje završeno. Prije slanja drugog zahtjeva pregledajte prvobitni zapis kako ne biste dva puta tražili plaćanje.
Unaprijed planirajte moguće promjene: dodatnu stavku, netačan iznos, nepreuzetu narudžbu ili kupca koji ne može da završi plaćanje. Potvrdite kako se u dostupnoj usluzi obrađuju ispravke, otkazivanje i povraćaji novca. Pri primopredaji smjene obezbijedite da neriješene narudžbe ostanu jasno evidentirane i odredite osobu odgovornu za dalje praćenje, umjesto da više članova osoblja šalje zasebne podsjetnike.
- Provjerite iznos, referencu, primaoca i status plaćanja prije slanja podsjetnika.
- Zabilježite promjene i jasno objasnite kupcu šta slijedi.
- Pregledajte neriješene zahtjeve na kraju svake smjene.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li link za plaćanje automatski ažurira podatke u kasi našeg restorana?
Nemojte pretpostavljati da je tako. Provjerite dostupne funkcije i eventualnu podržanu vezu sa NeroPay. Dok to ne bude potvrđeno, isplanirajte jasan postupak ručnog povezivanja plaćanja s narudžbama pomoću reference narudžbe.
Šta treba da uradimo ako se narudžba promijeni nakon slanja zahtjeva?
Prvo provjerite status prvobitnog plaćanja. Objasnite kupcu novi ukupni iznos, a zatim slijedite potvrđeni postupak ispravke umjesto da odmah izdate novi zahtjev.
Šta ako kupac kaže da je platio, ali ne možemo da povežemo uplatu s narudžbom?
Provjerite referencu narudžbine, iznos i evidenciju plaćanja putem dogovorenog načina potvrde. Zatražite od nadležnog rukovodioca da ispita slučaj prije nego što ponovo zatražite plaćanje ili označite narudžbinu kao plaćenu.