1. Pripremite podatke na kojima se zasnivaju vaše evidencije
Čuvajte pregled sa nazivom preduzeća, eventualnim drugim nazivom pod kojim poslujete, kontakt podacima i osobom odgovornom za knjigovodstvena pitanja. Dosljedno koristite iste podatke pri označavanju evidencija. Ako se na starijim dokumentima nalazi drugačiji naziv ili adresa, zabilježite to umjesto da mijenjate originale.
Zatim napravite popis onoga što već imate: evidencija prodaje, faktura dobavljača, računa za troškove, izvoda o plaćanjima i postojećih knjigovodstvenih tabela. Zabilježite gdje se svaka grupa dokumenata čuva i koji period obuhvata. To pomaže vašem knjigovođi da utvrdi šta nedostaje bez pretraživanja više prijemnih sandučića.
- Napravite jedan pregled sa podacima o preduzeću i lokacijama evidencija.
- Dokumente koji nedostaju navedite odvojeno kako ne bi bili zanemareni tokom podešavanja.
2. Dogovorite od kojeg perioda počinju vaše početne evidencije
Dogovorite jasan početni datum sa svojim knjigovođom prije unosa velike količine zaostalih podataka. Ako počnete od skorijeg perioda, početni zadatak može biti lakši za organizaciju, dok prenos starijih evidencija može pružiti širi kontekst. Međutim, to zahtijeva dodatnu provjeru i povećava mogućnost preklapanja sa poslom koji je već završen na drugom mjestu.
Nemojte pretpostavljati da svaki red u tabeli ili svaka stavka izvoda treba da postane novi zapis. Pitajte svog knjigovođu šta treba prenijeti i kako postupati sa otvorenim stavkama ili postojećim ukupnim iznosima. Stariju izvornu dokumentaciju držite dostupnom čak i ako ne pripada dogovorenom početnom periodu.
- Zapišite dogovoreni datum početka i obim posla.
- Utvrdite koje su evidencije već unesene u drugi sistem.
- Neriješene početne stavke držite na zajedničkoj listi pitanja.
3. Organizujte prihode, rashode i prateću dokumentaciju
Grupišite izvornu dokumentaciju tako da je može pratiti i osoba koja nije upoznata s njom. Za svaku stavku prihoda ili rashoda nastojte da utvrdite datum, iznos, kupca ili dobavljača, svrhu i prateći dokument, ako je dostupan. Sačuvajte originalne datoteke neizmijenjene i koristite dosljedne nazive datoteka u fasciklama s dokumentima.
Evidencija prodaje, uplata kupca i priliv novca na račun mogu predstavljati različite faze iste transakcije. Ako svaku od njih tretirate kao zaseban prihod, može doći do dupliranja. Isto tako, račun i odgovarajuće plaćanje nijesu automatski dva rashoda. Pitajte svog knjigovođu kako ih treba evidentirati i provjerite odgovarajuće opcije na svom trenutnom nalogu za NeroBooks.
- Odvojite dokumente za koje je potrebno objašnjenje od onih koji su spremni za unos.
- Označite moguće duplikate umjesto da brišete dokaznu dokumentaciju.
- Zabilježite šta nedostaje kada ne možete pronaći račun ili fakturu.
4. Odredite ko unosi podatke, provjerava ih i rješava upite
Dogovorite odgovornosti prije prvog pregleda. Možete prikupljati dokumente i objašnjavati nabavke dok vaš knjigovođa provjerava kako su evidencije organizovane. Druga mogućnost je da vaš knjigovođa obavlja unos na osnovu dokumenata koje dostavite. Ako više toga uradite sami, možete smanjiti posao pri predaji dokumentacije, ali samo ako je pristup dosljedan i dogovoren.
Odredite učestalost pregleda koja odgovara obimu aktivnosti i izaberite mjesto za čuvanje neodgovorenih pitanja. Uz svako pitanje navedite oznaku dokumenta, šta treba objasniti i ko će odgovoriti. Provjerite koje su opcije pristupa ili dijeljenja dostupne na vašem trenutnom nalogu, umjesto da pretpostavljate da vaš knjigovođa može sve da vidi.
- Odredite ko je odgovoran za prikupljanje, unos i provjeru dokumenata.
- Dogovorite kada će se pitanja razmatrati i ko će na njih odgovarati.
- Potvrdite kako će se dijeliti evidencije i izvještaji.
5. Testirajte jednu manju grupu zapisa prije nastavka
Hipotetički primjer: novo preduzeće za baštovanske usluge ima šest faktura izdatih kupcima, četiri računa za nabavke i izvod o plaćanjima za prvu sedmicu. Vlasnik prikuplja ove dokumente, ali primjećuje da se jedna uplata kupca pojavljuje i u tabeli i na izvodu. Označava preklapanje i pita knjigovođu kako da ga evidentira, umjesto da obje stavke unese kao novi prihod.
Koristite sličnu, manju grupu dokumenata da testirate sopstveni tok rada. Provjerljiv pokazatelj uspjeha je sljedivost: možete li odabrati evidentiranu stavku, pronaći njen prateći dokument i objasniti njen iznos bez pretraživanja na više mjesta? Pregledajte dostupan izvještaj sa svojim knjigovođom i istražite neobjašnjene razlike prije obrade preostalih dokumenata.
- Izaberite malu grupu dokumenata koja obuhvata i prihode i rashode.
- Provjerite svaku stavku u odnosu na njenu prateću dokumentaciju.
- Razjasnite nejasne unose i zabilježite dogovoreni pristup za buduće grupe dokumenata.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li su mi potrebni svi stari računi prije nego što počnem?
Ne nužno. Dogovorite početni period sa svojim knjigovođom, prikupite ono što je dostupno i jasno navedite koja dokazna dokumentacija nedostaje. Ne izmišljajte podatke da biste popunili praznine.
Da li da samostalno organizujem evidencije ili da to prepustim knjigovođi?
Zajedno dogovorite podjelu posla. Prikupljanje dokumenata i objašnjavanje transakcija korisna je priprema, čak i ako vaš knjigovođa obavlja unos i pregled. Izbjegavajte da oboje nezavisno unosite istu grupu dokumenata.
Mogu li pretpostaviti da se NeroBooks povezuje s mojom bankom ili podnosi prijave?
Ne. Provjerite konkretne mogućnosti na svom trenutnom nalogu. Planirajte pripremu na osnovu evidencija kojima možete pristupiti, umjesto da pretpostavljate da je dostupno povezivanje s bankom ili funkcija podnošenja prijava.
Šta treba da uradim nakon probne grupe dokumenata?
Zamolite svog knjigovođu da razmotri sva pitanja, potvrdi način rada i dogovori s vama sljedeću grupu dokumenata. U nastavku zadržite isti način imenovanja i provjere dokumenata.