1. Utvrdite gdje se poziv završava, a narudžba počinje
Počnite od postupka koji je dostupan vašem restoranu, a ne od onog za koji se nadate da je povezan. AI Reception podržava podešene informacije o poslovanju, radno vrijeme i izbor glasa i jezika. Omogućeni tokovi rada putem NeroWeb podržavaju narudžbe. Potvrdite s timom NeroPay koji je tok rada omogućen za vaš nalog, šta pozivalac može da završi i gdje osoblje treba da provjeri nastalu narudžbu.
Nemojte pretpostavljati da završen razgovor kreira kuhinjski nalog, ažurira zapis u POS sistemu ili izdaje račun. Te veze i postupke obrade treba potvrditi. Zapišite u kom trenutku vaš tim smatra da je narudžba prihvaćena, ko je provjerava i kako ulazi u postojeći proces rada u kuhinji. Ako se neki korak obavlja ručno, jasno ga navedite umjesto da se oslanjate na pretpostavku osoblja da ga je neko drugi već obavio.
- Ispratite jednu telefonsku narudžbu od razgovora do zapisa narudžbe koji je vidljiv osoblju.
- Utvrdite svaku ručnu provjeru ili prenos prije pripreme u kuhinji.
- Odredite osobu odgovornu za neriješene telefonske narudžbe u svakoj smjeni.
2. Odvojite podržane izbore od zahtjeva koji traže procjenu
Pregledajte izbore stavki dostupne kroz omogućeni tok naručivanja. Vaš tim treba da zna kako se količine, varijante i drugi podržani izbori prikazuju prilikom provjere narudžbe. To što je kupac pomenuo neku želju nije dokaz da je ona zabilježena kao izbor na osnovu kojeg se može postupiti. Potvrdite šta je zabilježeno prije nego što narudžbu smatrate spremnom za pripremu.
Zahtjeve koji traže procjenu osoblja izdvojite iz rutinskog prihvatanja. Neuobičajena zamjena, nejasan zahtjev za preuzimanje ili pitanje o alergiji treba da prođu kroz postojeći postupak provjere u vašem restoranu, umjesto da se postupa na osnovu pretpostavke iz razgovora. AI Reception podržava zahtjeve za povratni poziv i preusmjeravanje na podešeni broj u Ujedinjenom Kraljevstvu ili SIP odredište. Odaberite koji postupak osoblje treba da koristi kada zahtjev nije moguće bezbjedno ili tačno riješiti u okviru podešenog toka rada.
- Uporedite artikle koje kupac želi sa zabilježenim količinama i odabranim opcijama.
- Proslijedite neriješene zahtjeve članu osoblja prije nego što potvrdite šta će kuhinja pripremiti.
3. Provjerite plaćanje, ne smatrajući link potvrdom
Za plaćanje karticom koriste se bezbjedni linkovi za plaćanje; kupci ne smiju saopštavati potpune podatke o kartici servisu AI Reception. Jasno naglasite tu razliku prilikom telefonske komunikacije. Slanje ili primanje linka za plaćanje samo po sebi ne potvrđuje da je plaćanje završeno, a završetak poziva nije dokaz uspješnog plaćanja.
Provjerite ishod plaćanja kroz svoj ustaljeni postupak naplate i primijenite pravila restorana za slanje narudžbina na pripremu. Ako ishod nije jasan, zadužite člana osoblja da ga provjeri, umjesto da kuhinja nagađa. I izdavanje potvrda o plaćanju zadržite u okviru postojećeg postupka: nemojte pretpostavljati da su zapis poziva, zapis narudžbine i potvrda o plaćanju međusobno zamjenjivi.
- Zasebno provjerite narudžbinu i ishod plaćanja.
- Razjasnite nejasan status plaćanja prije slanja narudžbine na pripremu ako vaša pravila zahtijevaju plaćanje unaprijed.
4. Hipotetički primjer: narudžba za preuzimanje sa zamjenom stavke
Pretpostavimo da pozivalac želi dva glavna jela za preuzimanje, uz zamjenu priloga u jednom jelu. Vaš restoran ima omogućen tok rada za naručivanje NeroWeb, ali tražena zamjena nije među potvrđenim opcijama. Osoblje ne treba da smatra usmeni zahtjev prihvaćenim uputstvom za kuhinju. Koristite dogovoreni postupak preusmjeravanja ili povratnog poziva kako bi član osoblja mogao da potvrdi da li je izmjena moguća.
Kada se zahtjev razriješi, odgovorna osoba provjerava da li zapis narudžbine sadrži ispravna jela i dogovorene opcije, provjerava plaćanje prema potrebi, a zatim slijedi uobičajeni postupak restorana za prosljeđivanje kuhinji i izdavanje potvrda o plaćanju. Ako pozivalac ponovo nazove da pita za preuzimanje, osoblje treba da provjeri postojeću narudžbinu prije nego što napravi novu. Time se sprečava da naknadni razgovor postane drugi zahtjev za pripremu.
5. Testirajte cijeli postupak prije nego što se oslonite na njega tokom usluživanja
Sprovedite kontrolisani test koji obuhvata jednostavnu narudžbinu i izuzetak koji zahtijeva pažnju osoblja. Vidljivi pokazatelj uspjeha jeste da osoblje može da pronađe odgovarajuću narudžbinu, utvrdi odabrane opcije za njene stavke, provjeri status plaćanja i pokaže kako se narudžbina, kroz dogovoreni postupak, samo jednom prosljeđuje na pripremu. Provjerite i da li osoblje zna šta da kaže pozivaocu kada narudžbina još ne može biti potvrđena.
Opcioni snimci i transkripti podliježu vašim podešavanjima i pravilima čuvanja; nemojte ih koristiti kao jedini izvor uputstava za kuhinju. Potvrdite važeća ograničenja poziva i korišćenja i održavajte podešeno odredište preusmjeravanja i radno vrijeme tačnim. Vaš sljedeći korak je da prođete kroz postupak sa rukovodiocem smjene i zatražite od tima NeroPay da razjasni svako neprovjereno povezivanje sistema prije nego što ga upotrijebite u redovnom radu.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li AI Reception automatski šalje telefonske narudžbine na naš kuhinjski štampač?
Nemojte pretpostavljati da ta veza postoji. Omogućeni tokovi rada NeroWeb podržavaju narudžbine, ali način prosljeđivanja kuhinji, podržane integracije i sve ručne postupke morate potvrditi sa timom.
Šta treba uraditi ako pozivalac zatraži opciju koja nije dostupna?
Koristite dogovoreni postupak provjere od strane osoblja umjesto da obećavate izmjenu. AI Reception podržava zahtjeve za povratni poziv i preusmjeravanje na podešeni broj u Ujedinjenom Kraljevstvu ili SIP odredište.
Mogu li kupci platiti tako što će naglas pročitati podatke sa kartice?
Ne. Kupci ne smiju saopštavati potpune podatke o kartici servisu AI Reception. Za plaćanje karticom koriste se bezbjedni linkovi za plaćanje, a osoblje treba zasebno da provjeri ishod plaćanja.
Da li kuhinja treba da radi na osnovu transkripta poziva?
Koristite ustaljeni postupak za narudžbe i rad u kuhinji. Opcioni transkripti podliježu podešavanjima i pravilima čuvanja, ali zapis razgovora ne treba da zamijeni provjere prihvaćenih stavki, neriješenih zahtjeva i statusa plaćanja.