1. Usaglasite tok usluživanja prije podešavanja kase
Pođite od načina na koji zaista uslužujete goste. Restoran sa usluživanjem za pultom može naplaćivati odmah nakon unosa porudžbine, dok restoran sa usluživanjem za stolom može morati da prati više porudžbina prije izdavanja računa. Zapišite ko evidentira porudžbinu, ko je provjerava i ko naplaćuje. Tako dobijate praktičan spisak zahtjeva, umjesto skupa funkcija koje vam možda nijesu potrebne.
Potvrdite koje djelove tog toka podržava odabrano rješenje. Raspitajte se o podržanim uređajima, načinu identifikovanja porudžbina i opremi potrebnoj za planirani način rada. NeroPay nudi NeroPOS/ePOS softver, kartične terminale i usluge plaćanja, ali dostupnost proizvoda, podržane uređaje i integracije morate potvrditi sa timom. Nemojte pretpostavljati da je određena veza ili funkcija za restorane dostupna.
- Zapišite tok jedne porudžbine, od zahtjeva gosta do završenog plaćanja.
- Utvrdite u kojim trenucima odgovornost prelazi sa jednog člana osoblja na drugog.
- Potvrdite potrebne funkcije i opremu prije podešavanja.
2. Organizujte proizvode prema stvarnom načinu primanja porudžbina
Pripremite jedinstven spisak stavki jelovnika kao osnovu za početno podešavanje. Uključite naziv svakog jela, prodajnu cijenu i opcije koje utiču na porudžbinu. Grupišite proizvode tako da ih osoblje lako pronalazi tokom usluživanja, na primjer na predjela, glavna jela, priloge i pića, umjesto da se oslanjate na abecedni spisak. Nazivi koje gosti vide treba da budu dovoljno jasni i na računu i na kasi.
Odredite kako osoblje treba da evidentira dodatke, zamjene i jela koja nijesu dostupna, a zatim potvrdite podržani način sa svojim pružaocem usluga. Nemojte pretpostavljati da napomena mijenja cijenu ili da se svaki izbor može podesiti kao opcija za odabir. Provjerite ima li dupliranih stavki, zastarjelih cijena i nejasnih naziva. Opisi proizvoda ne treba da zamijene ustaljeni postupak vašeg restorana za odgovaranje na pitanja o alergenima.
- Provjerite svaki početni proizvod u odnosu na dogovoreni jelovnik.
- Testirajte slične stavke i dodatke koji se naplaćuju kako biste otkrili moguće greške pri odabiru.
- Odredite ko može da odobrava izmjene jelovnika nakon početka rada.
3. Definišite prelazak sa poručivanja na naplatu
Ključno pitanje pri podešavanju jeste kako iznos za naplatu dospijeva do faze plaćanja. Potvrdite da li odabrana konfiguracija prenosi iznos između kase i terminala ili osoblje mora da ga unese ručno. Ako je unos ručni, izričito dodijelite zadatak provjere iznosa. Ako je povezivanje podržano, ipak uvježbajte kako osoblje prepoznaje odgovarajuću narudžbinu i provjerava iznos prije naplate.
Dogovorite šta osoblje treba da uradi kada je plaćanje odbijeno, prekinuto ili je njegov ishod neizvjestan. Prije ponovnog pokušaja treba da provjere dostupni status transakcije, umjesto da pretpostave da odsustvo odgovora znači neuspjeh. Pitajte tim kako se završena plaćanja evidentiraju u odabranoj konfiguraciji i kako da istražite neslaganje. Nikada nemojte smatrati da je sama potvrda o kartičnom plaćanju dokaz da je svaki dio evidencije u kasi ispravan.
- Potvrdite način povezivanja za plaćanje i svaki potreban ručni unos.
- Dodijelite odgovornost za provjeru iznosa i ishoda plaćanja.
- Dokumentujte postupak za razrješavanje transakcije s neizvjesnim ishodom.
4. Uvježbajte obradu kompletne porudžbine i pregledajte račune
Hipotetički primjer: gosti za jednim stolom naručuju dva glavna jela, jedan prilog i dva pića. Prije plaćanja, gost mijenja jedno piće. U okviru dogovorenog postupka testiranja, osoba koja prima narudžbinu unosi stavke, evidentira izmjenu na podržani način i traži od kolege da provjeri konačni račun. Kolega provjerava stavke i ukupan iznos prije nego što nastavi prema potvrđenom postupku plaćanja.
Pregledajte nastalu evidenciju narudžbine i sve račune i potvrde za gosta. Može li gost da prepozna šta je kupio? Da li konačni iznos odražava zamjenu pića? Može li osoblje da razlikuje račun sa pojedinačnim stavkama od potvrde o plaćanju? Provjerite poslovne podatke i način dostavljanja ili štampanja računa sa svojim pružaocem usluga. Koristite način testiranja koji je odobrio pružalac usluga; nemojte pretpostavljati da su probna plaćanja ili storniranja bez troškova.
- Uvježbajte narudžbinu koja sadrži ispravku i dodatnu stavku.
- Uporedite konačni račun, iznos plaćanja i evidentirani ishod.
- Ponovite vježbu sa članom osoblja koji će raditi u periodima najveće gužve.
5. Sprovedite kontrolisanu provjeru pri prvom usluživanju
Prije otvaranja provjerite da li su dogovoreni uređaji spremni, da li osoblje ima pristup svemu što mu je potrebno i da li izdavanje računa funkcioniše. Neka početni jelovnik bude jednostavan za upravljanje i otklonite poznate greške prije nego što uvedete dodatnu složenost. Dajte osoblju kratko uputstvo za alternativni postupak u slučaju problema s uređajem ili vezom, zasnovano na smjernicama vašeg pružaoca usluga, i pobrinite se da kontakt podrške bude lako dostupan.
Uz operativne provjere, potvrdite i komercijalne uslove. Uz kartični terminal NeroPay koji ispunjava uslove, softver NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking može biti uključen bez dodatne naknade za pretplatu na softver. Troškovi terminala, naknade za obradu plaćanja, kriterijumi za ostvarivanje prava i primjenjivi uslovi i dalje važe. Zatražite od tima da potvrdi vašu konkretnu konfiguraciju, umjesto da pretpostavite da su svi uređaji, veze ili usluge uključeni.
- Riješite preostale probleme s jelovnikom, računima i plaćanjima prije početka rada.
- Uputite osoblje u postupke za ispravke, plaćanja s neizvjesnim ishodom i kontaktiranje podrške.
- Nakon prve smjene provjerite da li se ponavljaju greške pri odabiru ili predaji narudžbina.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li treba da unesem cijeli meni prije testiranja?
Prvo testirajte reprezentativan izbor, uključujući jelo sa mogućnošću izbora i stavku koju treba ispraviti. Kada struktura bude funkcionisala, unesite i provjerite ostatak menija prije početka usluživanja.
Da li će ePOS automatski poslati ukupan iznos na kartični terminal?
Nemojte to podrazumijevati. Potvrdite koja je veza podržana za odabrani softver i terminal. Ako je potreban ručni unos, uključite provjeru iznosa u postupak naplate.
Na koje greške na računima treba da obratimo pažnju?
Provjerite da li su nazivi stavki nejasni, da li nedostaju dodaci, da li su količine netačne, podaci o poslovnom subjektu zastarjeli i da li se ukupni iznosi razlikuju od iznosa za plaćanje. Potvrdite koji dokument predstavlja račun sa pojedinačnim stavkama, a koji potvrdu o plaćanju.
Da li je NeroPOS uključen uz svaki terminal?
Uključivanje softvera zavisi od ispunjavanja uslova. Uz kartični terminal NeroPay koji ispunjava uslove, NeroPOS može biti uključen bez dodatne naknade za pretplatu na softver. Troškovi terminala, naknade za obradu transakcija i važeći uslovi i dalje se primjenjuju; potvrdite detalje sa timom.