Otpremnica služi kao prateći dokument pri predaji robe
Otpremnica pomaže vašem skladištu, vozaču i kupcu da usaglase koja se roba predaje. Korisni podaci obuhvataju kupca i mjesto isporuke, datum isporuke, opise proizvoda, količine i jedinstvenu referentnu oznaku isporuke. Kada kupac dostavi broj narudžbenice, navođenje te oznake i u narednim dokumentima olakšava mu provjeru pri prijemu robe.
Njena operativna svrha je da olakša provjeru, a ne da se njome zahtijeva plaćanje. Primalac treba da uporedi robu sa otpremnicom i prijavi artikle koji nedostaju, koji su oštećeni ili nijesu očekivani. Sama otpremnica ne potvrđuje da je svaki artikal prihvaćen bez problema; uz nju čuvajte i evidenciju svih odstupanja.
Faktura objašnjava zahtjev za plaćanje
Faktura kupcu pokazuje šta naplaćujete i daje referentnu oznaku koju njegovo računovodstvo može koristiti pri obradi tog zahtjeva. Za ovaj tok rada važni su tačan korisnički račun, roba koja se naplaćuje, iznosi, dogovoreni uslovi plaćanja i referentne oznake koje vode do odgovarajuće narudžbe i evidencije isporuke.
Ne očekujte da faktura zamijeni provjeru pri prijemu robe. Zaposleni u računovodstvu može vidjeti fakturu, a da nikada ne vidi robu. Isto tako, osoba koja istovara robu možda nije odgovorna za plaćanja. Pitajte kupca kome treba poslati svaki dokument umjesto da pretpostavite da jedna kontakt osoba rješava sve. Ovo je razlika u operativnim ulogama, a ne smjernica o zahtjevima za poresku dokumentaciju.
Izaberite dokument prema zadatku, a ne samo prema trenutku
Ako je neposredni zadatak provjera isporučene robe, dostavite otpremnicu. Ako je zadatak zahtjev za plaćanje, dostavite fakturu. Kada se oba zadatka obavljaju istovremeno, kupcu mogu biti potrebna oba dokumenta. Za poslovnog kupca sa više isporuka, izvod može pomoći pri pregledu stanja na računu, ali referentne oznake pojedinačnih faktura i isporuka ostaju važne kada neko postavi pitanje o određenoj naplaćenoj stavci.
Dogovorite kako ćete postupati s podijeljenim isporukama prije nego što do njih dođe. Naplata svake isporuke zasebno može olakšati usklađivanje, dok objedinjavanje isporuka može smanjiti broj zahtjeva za plaćanje koje kupac obrađuje. Oba pristupa zahtijevaju jasne veze između dokumenata i treba da budu u skladu s vašim dogovorom. Takođe odredite ko evidentira manjkove i ko razmatra njihov uticaj na fakturu; ne prepuštajte vozaču da tu odluku donosi na svoju ruku.
- Pitajte kupca koje su mu referentne oznake potrebne da poveže robu i zaduženja.
- Potvrdite odvojene kontakte za prijem robe i računovodstvo, gdje je to relevantno.
- Dogovorite kako će se evidentirati djelimične isporuke i odstupanja.
Hipotetički primjer: jedna narudžba, dvije isporuke
Kafić naručuje 12 paketa pića od veletrgovca po narudžbenici CAFE-42. Osam paketa stiže u utorak uz otpremnicu DN-108; preostala četiri stižu u četvrtak uz otpremnicu DN-115. Na svakoj otpremnici navedene su količine isporučene u toj isporuci i ista referentna oznaka kupčeve narudžbenice. Menadžer kafića može provjeriti svaki prijem, a da prvu isporuku ne zamijeni za kompletnu narudžbinu.
Pretpostavimo da je dogovoreno izdavanje fakture nakon isporuke cijele narudžbine. Faktura INV-260 tada obuhvata 12 paketa i sadrži reference CAFE-42, DN-108 i DN-115. Osoba zadužena za računovodstvo kafića može povezati zaduženje s obje isporuke. Ako osoba koja je primila robu u utorak evidentira prijem samo sedam paketa, veletrgovac treba da ispita to neslaganje prije nego što dokumentaciju smatra usklađenom; prvobitno naručena količina nije dokaz isporuke.
Provjerite da li referentne oznake funkcionišu u praksi
Odaberite jednu završenu narudžbinu i pratite je od otpreme do zahtjeva za plaćanje. Može li neko ko nije učestvovao u prodaji utvrditi šta je stiglo, pronaći eventualno prijavljeno odstupanje i razumjeti koje isporuke faktura obuhvata? To je provjerljiv pokazatelj uspješnosti. Ako mora da pita prodavca šta se dogodilo, unaprijedite referentne oznake ili bilješke o primopredaji umjesto da dodajete još nepovezanih dokumenata.
NeroTrade podržava veleprodajne procese, uključujući otpremnice, poslovne račune kupaca, fakture, izvode, rute i naplatu. Provjerite koje su funkcije omogućene za vaš trgovački nalog prije nego što na njima zasnujete svoj proces. Vaš sljedeći korak je da s kolegama iz otpreme i računovodstva pregledate jednu tipičnu narudžbinu, a zatim dogovorite zajednički obrazac referentnih oznaka i odgovornost za rješavanje neslaganja.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li uz svaku isporuku treba istovremeno izdati i fakturu?
Ne nužno. Kupcu može biti potrebna otpremnica pri primopredaji, a faktura kasnije, u skladu s vašim dogovorom. Jasno odredite rokove kako nijedan tim ne bi nedostatak dokumentacije zamijenio za nedostatak zahtjeva za plaćanje.
Može li jedna faktura obuhvatiti više isporuka?
To može biti operativni izbor ako je u skladu s vašim dogovorom. Jasno označite isporuke kako bi kupac mogao provjeriti svaki dio zaduženja bez nagađanja.
Šta ako su na otpremnici i fakturi navedene različite količine?
Provjerite narudžbinu, evidenciju isporuka i eventualne zabilješke o manjku ili povratu. Objasnite kupcu razliku i ispravite evidenciju koja je uzrok neslaganja, umjesto da pretpostavljate da je jedan od dokumenata tačan.
Da li je izvod isto što i faktura?
Ne. Izvod pomaže u pregledu prometa i otvorenih stavki na računu. Faktura označava konkretan zahtjev za plaćanje; imajte njenu referentnu oznaku pri ruci kada razgovarate o stavkama izvoda.