Birajte prema posljedicama, a ne samo prema iznosu
Pregled po redosljedu od najvećeg iznosa lako je organizovati i može pomoći kada jedno značajno kretanje nema objašnjenje. Slabost takvog pristupa je u tome što sam iznos malo govori o potrebnom radu. Velika kupovina s odgovarajućom fakturom i jasnim poslovnim obrazloženjem može zahtijevati manje pažnje nego ponovljene male stavke koje niko ne može da identifikuje.
Pristup koji daje prednost posljedicama polazi od pitanja šta ostaje nerazjašnjeno ako se stavka odloži. Da li utiče na više evidencija? Da li neko čeka odgovor prije nego što preduzme naredni korak? Da li je koristan izvor dokaza sve teže dostupan? Na osnovu tih pitanja predložite prioritete, a zatim prepustite knjigovođi da prilagodi redosljed. Neuobičajeno kretanje tretirajte kao nešto što treba istražiti, a ne kao dokaz greške.
Uporedite nerazjašnjena kretanja s nedostajućom dokumentacijom
Davanje prednosti nerazjašnjenim kretanjima ima smisla kada tim ne može da objasni na šta se novac odnosi, da li se dvije stavke tiču istog događaja ili zašto se iznos razlikuje od onog u pratećem dokumentu. Prikupite datum, iznos, referentnu oznaku i relevantne evidencije. Nemojte mijenjati stavku samo da bi izgledalo da se iznosi podudaraju.
Pristup koji daje prednost dokumentaciji bolje funkcioniše kada je osnovna aktivnost jasna, ali dokazi nijesu potpuni. Nedostatak je to što vaš knjigovođa može trošiti vrijeme na utvrđivanje koji su dokumenti potrebni, iako ih je vaš tim mogao pribaviti. Odvojite jednostavne zadatke pribavljanja dokumenata od suštinskih pitanja: za poznatu kupovinu kojoj nedostaje račun treba pribaviti dokument; nepoznato plaćanje bez jasne svrhe zahtijeva pregled.
- Za nerazjašnjeno kretanje navedite šta je poznato, a šta ostaje nejasno.
- Za nedostajuću dokumentaciju navedite koji je dokument potreban i ko će ga zatražiti.
- Ako se oba problema odnose na istu stavku, zadržite ih zajedno kao jednu stavku za pregled umjesto da pravite zadatke koji se nadmeću za pažnju.
Dajte prednost pitanjima koja blokiraju rad
Ponekad najbolja stavka za početak nije ni najveća transakcija ni najstariji nedostajući račun. To je pitanje čiji odgovor određuje kako treba postupiti s nekoliko drugih stavki. Na primjer, tim možda ne zna da li dokument dobavljača zamjenjuje raniju verziju ili se odnosi na zasebnu kupovinu.
Pregled koji počinje pitanjima može spriječiti ponavljanje posla, ali ga nejasni zahtjevi čine neefikasnim. Umjesto „molimo provjerite plaćanja dobavljačima“, navedite precizno pitanje, relevantne reference i dokaze koji su već provjereni. Vaš tim može objasniti poslovne događaje i prikupiti dokumentaciju; ovlašćeni stručnjak treba da donosi računovodstvene odluke. Ako stvarni rok utiče na prioritet, navedite ga i objasnite zašto.
Hipotetički primjer: tri stavke koje se nadmeću za pažnju
Mali dizajnerski studio ima nepoznatu odlaznu uplatu od £180, kupovinu opreme od £1,400 s fakturom i potvrđenim objašnjenjem, kao i šest kurirskih troškova za koje nedostaju računi. Tim prepoznaje kurirske troškove. Odlazna uplata ima referencu koja liči na broj fakture dobavljača koja se pojavljuje i na drugom mjestu u evidenciji.
Studio predlaže da se prvo pregleda stavka od £180 jer nije jasno na šta se odnosi i možda je povezana s drugim unosom. Ne označava je kao duplikat. U međuvremenu, član tima traži račune za kurirske usluge, pa se prikupljanje dokaza nastavlja bez čekanja na knjigovođu. Kupovina opreme ostaje spremna za redovni pregled, sa svom pratećom dokumentacijom na jednom mjestu.
Uspjeh se može provjeriti: knjigovođa može pronaći relevantnu evidenciju, razumjeti nejasnoću i utvrditi šta dalje treba provjeriti, bez traženja od tima da ponovo rekonstruiše cijeli slučaj. Ako dokazi ne razjasne stavku od £180, ona ostaje otvorena uz jasno naveden sljedeći korak, umjesto da bude označena kao završena.
Pretvorite prioritete u upotrebljivu listu za pregled
NeroBooks pruža knjigovodstvene alate za poslovnu evidenciju, prihode, rashode, račune i izvještaje. Koristite tu evidenciju kao osnovu za pripremu pitanja i provjerite svaku konkretnu funkciju na svom trenutnom nalogu prije nego što se oslonite na nju. Nemojte pretpostavljati da softver automatski prepoznaje neslaganja, određuje prioritete pregleda ili obezbjeđuje dokaze koji nedostaju.
Neka lista za pregled bude dovoljno kratka da se može brzo pregledati. Svaka stavka treba da objasni nejasnoću, uputi na dokaze i razdvoji sljedeći zadatak tima od odluke knjigovođe. Zamolite knjigovođu da potvrdi ili izmijeni predloženi redosljed prije nego što tim potroši vrijeme na sređivanje evidencije nižeg prioriteta.
- Zabilježite referencu, datum i iznos gdje je to relevantno.
- Napišite jedno jasno pitanje i ukratko navedite šta je već provjereno.
- Navedite prateću evidenciju i svaki dokument koji nedostaje.
- Navedite osobu odgovornu za sljedeći korak.
- Nakon pregleda zabilježite ishod ili preostalo pitanje.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li uvijek treba prvo razmatrati najstariju neriješenu stavku?
Starost stavke je važna kada postoji mogućnost da će dokaze kasnije biti teže pribaviti, ali ne treba da određuje cijeli redosljed. Objasnite koliko dugo je stavka otvorena i da li utiče na druge poslove.
Da li treba da sačekamo dok svi računi ne budu dostupni?
Ne nužno. Podijelite sažetu listu za pregled na kojoj su jasno navedeni dokumenti koji nedostaju. Vaš tim može nastaviti da prikuplja dokaze dok knjigovođa razmatra pitanja za koja već postoji dovoljno konteksta.
Možemo li ispraviti unos prije nego što pitamo knjigovođu?
Nemojte nagađati kako biste uklonili naizgled prisutno neslaganje. Sačuvajte prateće dokaze, objasnite problem i pitajte ovlašćenog stručnjaka kako treba postupiti.