Tri evidencije, tri različita pitanja
Faktura navodi šta se kupcu zaračunava. Može sadržati stavke, količine, ukupan iznos i uslove plaćanja. Pomaže vam da objasnite traženi iznos, ali samo njeno postojanje ne govori da li je kupac platio. Faktura dobavljača ima istu operativnu svrhu kada je vaša prodavnica kupac.
Potvrda o uplati potvrđuje prijem uplate. U zavisnosti od nivoa detalja, može prikazivati i šta je kupljeno, gdje i kada. Korisna je kada kupac postavi pitanje o kupovini, ali možda ne objašnjava ranije plaćeni avans, preostali iznos ili svaki detalj dogovoren prije prodaje.
Evidencija plaćanja je dokaz sa strane platnog prometa, poput zapisa o kartičnoj transakciji ili stavke na bankovnom izvodu. Status i referentna oznaka pomažu da se utvrdi šta se dogodilo s novcem. Zapis o transakciji možda ne opisuje robu, dok potvrda o uplati možda ne pokazuje da li je novac kasnije vraćen. Svaku evidenciju čitajte imajući u vidu pitanje na koje zaista može odgovoriti.
Čuvajte dokaze zajedno, ali ne evidentirajte prihod tri puta
Čuvanje tri evidencije ne znači evidentiranje tri prodaje. One mogu biti prateći dokazi za jednu kupovinu. Koristite dosljednu referentnu oznaku prodaje ili fakture da ih povežete i jasno naznačite koji dokument opisuje zaračunati iznos, a koje se evidencije odnose na plaćanje. Prije nego što promijenite način vođenja evidencije, pitajte knjigovođu kako želi da te veze budu prikazane.
Nije za svaku prodaju na kasi potrebna zasebna faktura da bi ovaj postupak imao smisla. Dostupni dokumenti mogu biti detaljan račun s kase i evidencija plaćanja. Isto tako, faktura plaćena u ratama može imati više povezanih evidencija plaćanja. Organizujte dokaze koji zaista postoje, umjesto da pravite duple dokumente samo da biste upotpunili skup.
Hipotetički primjer: avans i plaćanje pri preuzimanju
Zamislite prodavnicu opreme za dom koja prima porudžbinu za lampe u vrijednosti od £240. Prodavnica izdaje fakturu s opisom porudžbine. Kupac karticom plaća avans od £60, dobija potvrdu o uplati avansa, a zatim pri preuzimanju plaća preostalih £180 i dobija još jednu potvrdu o uplati. Za svaku od te dvije uplate postoji zaseban zapis o transakciji.
Faktura objašnjava zaduženje £240. Dvije potvrde o prijemu novca potvrđuju primljene iznose, dok evidencija transakcija pomaže vlasniku da provjeri ishode plaćanja. Pretragom samo pojma £240 ne bi se uočilo da je plaćanje izvršeno iz dva dijela. Povezivanje svih dokumenata sa referentnim brojem narudžbine čini slijed razumljivim.
Uspješna provjera ima jasan rezultat: osoba koja nije učestvovala u prodaji može pronaći fakturu, identifikovati obje uplate i objasniti zašto nema preostalog duga. Ako je jedna transakcija prikazana kao da je na čekanju, a ne završena, vlasnik treba da provjeri njen trenutni status umjesto da pretpostavi da potvrda o prijemu novca razrješava to pitanje.
Provjerite neslaganja prije nego što dopunite podatke koji nedostaju
Kada se podaci u evidenciji ne podudaraju, počnite od referentnog broja i hronologije, a ne samo od iznosa. Dva kupca mogu potrošiti isti ukupan iznos, a datum plaćanja može se razlikovati od datuma kada novac stigne na račun. Objedinjena isplata takođe se može razlikovati od pojedinačne prodaje, pa prije donošenja zaključaka provjerite dostupne detalje o transakcijama i isplatama.
Sačuvajte originalnu dokumentaciju i dodajte jasnu napomenu o svemu što nije razriješeno. Nemojte neprimjetno mijenjati dokument da bi se iznosi podudarali. Ako kupac pita da li je platio, objasnite šta možete potvrditi, a šta još treba provjeriti, bez otkrivanja podataka o transakcijama drugog kupca.
- Uporedite referentni broj narudžbine ili fakture, iznos i relevantne datume.
- Provjerite da li postoje avansi, plaćanja iz više djelova, povraćaji novca ili otkazani pokušaji plaćanja.
- Pročitajte evidentirani status plaćanja umjesto da se oslanjate samo na snimak ekrana.
- Za nejasne ishode transakcija obratite se pružaocu platnih usluga, a za pitanja o knjiženju svom knjigovođi.
Pripremite dokumentacioni trag koji vaš knjigovođa može pratiti
Odredite stalno mjesto za čuvanje dokumenata o kupovini i pratećih dokaza o plaćanju. Koristite jasne referentne oznake, vodite računa da datoteke ostanu čitljive i zabilježite šta nedostaje. Dajte svom knjigovođi kratko objašnjenje izuzetaka, poput prenijetog avansa ili povraćaja novca koji čeka razjašnjenje, umjesto da ga ostavite da sam rekonstruiše cijeli tok.
NeroBooks pruža knjigovodstvene alate za poslovnu evidenciju, prihode, rashode, potvrde o prijemu novca i izvještaje. Prije nego što usvojite određeni postupak povezivanja dokumenata ili evidentiranja, provjerite koje su konkretne funkcije dostupne na vašem trenutnom nalogu. Vaš sljedeći korak je da sa svojim knjigovođom pregledate jednu nedavnu prodaju i dogovorite kako treba organizovati prateću dokumentaciju.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li faktura označena kao plaćena zamjenjuje evidenciju o plaćanju?
Ona bilježi potvrdu da je plaćanje primljeno, ali prateći dokazi o plaćanju pomažu da se objasni kada i kako je plaćanje izvršeno. Sačuvajte prateću referentnu oznaku kada je dostupna, naročito kod plaćanja na rate ili spornih ishoda.
Mora li svaka prodaja u prodavnici imati tri zasebna dokumenta?
Ovo je pristup organizaciji dokumentacije, a ne navod o zakonskim obavezama. Za neke prodaje postoje potvrda o prijemu novca i evidencija o plaćanju, ali ne i zasebna faktura. O zahtjevima koji se odnose na vaše poslovanje posavjetujte se sa odgovarajućim stručnjakom.
Šta ako nedostaje potvrda o prijemu novca?
Sačuvajte dokaze koje imate, zabilježite šta nedostaje i, kada je moguće, zatražite kopiju od izdavaoca. Pitajte svog knjigovođu koje mu je dodatno objašnjenje potrebno umjesto da izmišljate zamjenski dokument.