Odlučite šta pozivaoci mogu riješiti bez stiliste
Počnite od pitanja na koja salon može dosljedno da odgovori, kao što su gdje pronaći aktuelno radno vrijeme ili kako zatražiti povratni poziv. Podesite informacije koje ste spremni da podijelite i provjerite koji jezici su podržani za vaš nalog. Ako se radno vrijeme mijenja zbog praznika ili obuke osoblja, ažurirajte informacije koje dobijaju pozivaoci.
Odluke koje zavise od konsultacije prepustite svom timu. Na primjer, pozivalac koji pita da li je korekcija boje odgovarajuća za njega može morati da razgovara sa stilistom o svojoj kosi i potrebnom vremenu. Uobičajeni odgovor ne treba smatrati potvrdom termina.
- Navedite česte upite i usaglasite odobreni odgovor za svaki od njih.
- Odredite pitanja na koja treba odgovoriti povratnim pozivom ili, kada je omogućeno, prosljeđivanjem poziva.
Omogućite obradu zahtjeva van radnog vremena narednog dana
Kada je salon zatvoren, koristan ishod je zahtjev za povratni poziv sa dovoljno konteksta da član osoblja može da odgovori. Odlučite ko provjerava zahtjeve na početku narednog radnog dana i kako će označiti da je zahtjev obrađen. Objasnite pozivaocima šta mogu da očekuju, bez obećavanja roka za odgovor koji vaš tim ne može dosljedno da ispoštuje.
Ako je prosljeđivanje poziva omogućeno, odlučite kada je to primjereno i ko može da primi poziv. Tokom zauzetog termina, povratni poziv može biti praktičniji od prekidanja stiliste. Provjerite dostupnost, brojeve telefona i opcije preusmjeravanja za svoj nalog i tržište kod NeroPay.
- Odredite osobu zaduženu za svakodnevni pregled zahtjeva i osobu koja je mijenja.
- Zabilježite kontakt podatke pozivaoca i razlog poziva u uobičajenoj evidenciji upita.
Razlikujte upit, termin i uplatu
Zahtjev za pozivom pokreće razgovor; ne potvrđuje da je termin rezervisan. Kada osoblje razgovara s klijentom, može evidentirati dogovorenu uslugu i vrijeme u sistemu za zakazivanje salona. Ako su uključeni depozit ili plaćanje, njihov status evidentirajte zasebno, umjesto da pretpostavite da su plaćeni samo zato što termin postoji.
Radi usaglašavanja, uporedite evidenciju obavljene usluge s odgovarajućom evidencijom plaćanja i zabilježite svako odstupanje radi daljeg postupanja. Provjerite da li se usluga promijenila, da li je plaćanje obavljeno na drugi način ili je transakcija i dalje neriješena. Nemojte označiti plaćanje kao primljeno dok to ne potkrepljuju vaše evidencije.
- Koristite dosljednu referencu, poput imena za termin i datuma, u svim evidencijama.
- Zadužite jednog člana tima za provjeru neuparenih plaćanja.
Hipotetički termin za farbanje
Zamislite salon u Mančesteru koji uveče prima poziv osobe koja traži termin za farbanje. AI recepcija evidentira zahtjev da joj se uzvrati poziv. Sljedećeg jutra, frizer poziva klijenta, razgovara o usluzi i evidentira dogovoreni termin. Zatim se prvobitni zahtjev označava kao obrađen.
Na dan termina klijent odabere i tretman. Osoblje ažurira evidenciju usluge i naplaćuje je uobičajenim postupkom salona. Na kraju dana upoređuje konačnu evidenciju usluge s evidencijom plaćanja. Ako se iznosi ne podudaraju, provjerava unos tretmana i transakciju prije nego što razriješi odstupanje. Ovo je primjer radnog procesa, a ne pretpostavka da postoji integracija.
Provjerite da li postupak funkcioniše u praksi
Obavite nekoliko probnih poziva tokom radnog vremena i nakon zatvaranja. Postavite uobičajeno pitanje, zatražite da vam uzvrate poziv i postavite pitanje za koje je potreban frizer. Provjerite da li su pružene informacije tačne i da li zahtjev stiže do osobe zadužene za njegov pregled.
Koristan način provjere uspješnosti jeste da utvrdite mogu li zaposleni da prate probni zahtjev od prvobitnog poziva do odgovora, a zatim da razlikuju eventualni termin od evidencije plaćanja za njega. Ako zahtjev bude propušten ili predaja nije jasna, prilagodite postupak i ponovo ga testirajte. Pitajte NeroPay koje su funkcije i opcije usmjeravanja dostupne prije nego što se oslonite na određeni radni proces.
- Redovno pregledajte zahtjeve za uzvratni poziv i odstupanja u plaćanjima koja nijesu razriješena.
- Ažurirajte podešene informacije kada se promijene usluge ili radno vrijeme.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Može li AI recepcija da potvrdi rezervaciju termina u salonu?
Odobrene mogućnosti obuhvataju odgovaranje na uobičajene pozive, evidentiranje zahtjeva za uzvratni poziv i prosljeđivanje poziva kada je ta opcija omogućena. Zahtjev smatrajte nepotvrđenim dok vaš tim ne evidentira i potvrdi termin uobičajenim postupkom.
Može li da odgovara na pozive van radnog vremena?
Može koristiti podešeno radno vrijeme i informacije o poslovanju za odgovaranje na uobičajene pozive. Provjerite dostupnost i odgovarajuće telefonske opcije i opcije usmjeravanja za svoj nalog i tržište.
Da li zahtjev za uzvratni poziv pokazuje da je klijent platio?
Ne. Zasebno provjerite odgovarajuću evidenciju plaćanja i istražite svako neslaganje s terminom ili obavljenom uslugom.
Da li će se AI recepcija povezati s mojim sistemom za zakazivanje ili plaćanje?
Integracije zavise od naloga i tržišta. Pitajte NeroPay da potvrdi šta je dostupno, umjesto da pretpostavite da će se informacije prenositi između sistema.