Odaberite na koja pitanja ćete automatski odgovarati
Počnite od pitanja na koja vaš tim može dosljedno da odgovara, kao što su kada se berbernica otvara, gdje se nalazi i koje usluge nudi. Pružite AI Reception-u sažete i ažurne informacije, uključujući razlike između uobičajenog radnog vremena i planiranih zatvaranja. Provjerite da li pozivaoci mogu da razumiju odgovor bez potrebe da isto pitanje postavljaju na drugi način.
Upite koji zahtijevaju procjenu prepustite svom timu. Na primjer, pozivaocu koji pita da li mu određena frizura odgovara možda će biti potreban razgovor s berberinom. Ako je omogućeno preusmjeravanje, odlučite kada će se koristiti; u suprotnom, ponudite mogućnost zahtjeva za povratni poziv. Provjerite koji su jezici dostupni za vaš nalog, umjesto da pretpostavite da se svakom pozivaocu može pružiti usluga na željenom jeziku.
Omogućite pristupačan telefonski put kada je berbernica zauzeta ili zatvorena
Korisni prvi odgovor objašnjava pozivaocima kakva im je pomoć dostupna. Pojednostavite izbore i objasnite kako mogu da razgovaraju sa zaposlenim ili zatraže povratni poziv. Nemojte očekivati da pozivaoci znaju nazive vaših usluga: neko može tražiti skraćivanje kose, a ne koristiti izraz naveden u vašem cjenovniku. U podešene informacije unesite jasne opise.
Van radnog vremena jasno recite da je berbernica zatvorena i objasnite šta slijedi. Odlučite ko će pregledati zahtjeve za povratni poziv i kada, pa pozivaocima pružite realna očekivanja. Provjerite postoji li praktična alternativa za osobe koje ne mogu da završe telefonski razgovor, koristeći načine kontakta koje vaše preduzeće već nudi.
- Navedite uobičajena pitanja koja bi pozivalac mogao da postavi dok je berberin zauzet klijentom.
- Dogovorite kada je povratni poziv bolji izbor od direktnog preusmjeravanja.
- Provjerite podešeno radno vrijeme svaki put kada berbernica promijeni raspored.
Hipotetički zahtjev za povratni poziv u berbernici u Berlinu
Zamislite berbernicu koja uslužuje pozivaoce iz Berlina i Brandenburga. Nakon zatvaranja, mušterija zove da pita može li joj berbernica pomoći oko određene frizure. Podešene informacije obuhvataju radno vrijeme i opšte usluge, ali ne mogu dati odgovor na to pojedinačno pitanje. Pozivalac traži da ga pozovu, ostavljajući kontakt broj i kratak opis teme o kojoj želi da razgovara.
Sljedećeg jutra, član tima zadužen za uzvratne pozive pregledava zahtjev i prosljeđuje ga berberinu koji može odgovoriti. Kontaktiraju mušteriju i bilježe da li je upit riješen ili je potrebno dodatno javljanje. Berbernica ne smatra zahtjev za uzvratni poziv potvrđenim terminom; eventualno zakazivanje obavlja se zasebno, kroz postojeći postupak.
Testirajte iskustvo i pregledajte rezultate
Prije nego što se oslonite na uslugu, obavite probne pozive koristeći uobičajena pitanja. Raspitajte se o radnom vremenu, opišite šišanje ne koristeći izraze koje berbernica upotrebljava i pozovite nakon zatvaranja. Ako su podržani jezici važni vašim mušterijama, isprobajte dostupne opcije s nekim ko može procijeniti da li su odgovori jasni.
Praktična provjera uspješnosti jeste da li pozivalac dobija tačne informacije o radnom vremenu ili biva usmjeren na predviđeni kanal za uzvratni poziv ili prosljeđivanje poziva, kao i da li tim može postupiti po zahtjevu bez nagađanja šta on znači. Pregledajte propuštene ili nejasne upite, ažurirajte podešene informacije i ponovite test. Zatražite od tima NeroPay da prije planiranja uvođenja potvrdi dostupnost, brojeve telefona, usmjeravanje poziva i eventualne integracije za vaš nalog u Njemačkoj.
- Pozovite tokom radnog vremena, a zatim ponovo nakon zatvaranja.
- Zamolite kolegu da zatraži uzvratni poziv i provjerite koje informacije tim dobija.
- Zabilježite nejasne odgovore i ažurirajte relevantne poslovne informacije.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Može li AI Reception odgovarati na pozive dok berberin radi?
Može odgovarati na uobičajene pozive koristeći poslovne informacije i radno vrijeme koje podesite. Prije nego što odlučite kako će pozivi stizati do njega, provjerite koje su opcije za usmjeravanje poziva dostupne za vaš nalog.
Mogu li pozivaoci razgovarati s osobom?
Pozivi se mogu proslijediti ako je ta opcija omogućena. Moguće je i zabilježiti zahtjeve za uzvratni poziv. Provjerite koje su opcije dostupne za vaš nalog i tržište i odredite ko će odgovoriti.
Da li će zahtjev za uzvratni poziv zakazati termin?
Nemojte pretpostaviti da hoće. Tretirajte zahtjev kao upit i svaki termin zakažite kroz postojeći postupak za zakazivanje, osim ako tim NeroPay ne potvrdi da je dostupna odgovarajuća integracija.
Koje jezike mušterije mogu koristiti?
AI Reception može koristiti podržane jezike, ali treba da provjerite koje su opcije dostupne za vaš nalog. Testirajte jezike koje namjeravate da ponudite i obezbijedite jasan alternativni način kontakta za pozivaoce kojima je potreban.