1. Bereet d'Angaben zu Ären Ënnerlage vir
Haalt e Referenzblat mat Ärem Firmennumm, engem eventuellen Handelsnumm, de Kontaktangaben an der Persoun, déi fir Comptabilitéitsfroen zoustänneg ass. Benotzt ëmmer déi selwecht Angaben, fir Är Ënnerlagen ze identifizéieren. Wann op eeleren Dokumenter en aneren Numm oder eng aner Adress steet, notéiert dat, amplaz d'Originaler ze änneren.
Maacht duerno en Inventaire vun deem, wat Dir schonn hutt: Verkafsënnerlagen, Fournisseursrechnungen, Ausgabebeleeger, Bezuelungsaus an eventuell bestoend Comptabilitéitstabellen. Notéiert, wou all Grupp vun Ënnerlage gespäichert ass a wéi eng Datumer se ofdeckt. Dat hëlleft Ärem Comptabel, Lücken ze erkennen, ouni e puer E-Mail-Postkëschten duerchsichen ze mussen.
- Erstellt e Referenzblat fir d'Geschäftsangaben an d'Plazen, wou d'Ënnerlage gespäichert sinn.
- Lëscht feelend Dokumenter separat op, fir datt se bei der Ariichtung net ënnerginn.
2. Leet fest, vu wéini un Dir Ënnerlagen iwwerhëlt
Leet mat Ärem Comptabel e klore Startdatum fest, éier Dir e grousse Réckstand erfaasst. Mat enger rezenter Period unzefänken, kann déi éischt Aufgab méi iwwersiichtlech maachen, wärend d'Iwwerhuele vun eeleren Ënnerlage méi Kontext liwwere kann. Dofir ass awer méi Kontroll néideg, an de Risiko klëmmt, datt Aarbecht duebel gemaach gëtt, déi scho soss anzwousch ofgeschloss gouf.
Gitt net dovun aus, datt all Zeil an enger Tabelle oder all Posten op engem Auszuch als neien Enregistrement erfaasst muss ginn. Frot Äre Comptabel, wat iwwerholl soll ginn a wéi mat oppene Posten oder bestoende Gesamtzommen ëmzegoen ass. Haalt eeler Originaldokumenter zougänglech, och wa se ausserhalb vun der vereinbarter Startperiod leien.
- Halt de vereinbarte Startdatum an den Ëmfang schrëftlech fest.
- Identifizéiert Donnéeën, déi schonn an engem anere System erfaasst goufen.
- Halt ongekläert Punkten zum Start op enger gemeinsamer Froelëscht fest.
3. Organiséiert Recetten, Ausgaben an déi zougehéiereg Beleeger
Gruppéiert d'Originaldokumenter esou, datt och eng Persoun, déi net domat vertraut ass, se novollzéie kann. Probéiert fir all Recette oder Ausgab den Datum, de Montant, de Client oder de Fournisseur, den Zweck an, wa verfügbar, de Beleg festzehalen. Loosst d'Originaldateien onverännert a benotzt eenheetlech Dateinimm an Ären Dokumentendossieren.
E Verkafsandeel an der Buchféierung, eng Bezuelung vun engem Client an e Geldagang op engem Kont kënne verschidden Etappe vun därselwechter Transaktioun duerstellen. Wann Dir all Etapp als separat Recette behandelt, kann et zu enger duebeler Erfaassung kommen. Geneesou sinn e Beleg an déi entspriechend Bezuelung net automatesch zwou Ausgaben. Frot Är Buchhaltungspersoun, wéi dës Elementer duergestallt solle ginn, a kontrolléiert déi entspriechend Optiounen an Ärem aktuelle Kont bei NeroBooks.
- Trennt Dokumenter, déi nach erkläert musse ginn, vun deenen, déi prett fir d'Erfaassung sinn.
- Markéiert méiglech Duplikater, amplaz Beleger ze läschen.
- Halt fest, wat feelt, wann e Beleg oder eng Rechnung net fonnt ka ginn.
4. Entscheet, wien erfaasst, kontrolléiert a Réckfroe kläert
Leet d'Verantwortlechkeete virun der éischter Iwwerpréiwung zesumme fest. Dir kënnt zum Beispill Dokumenter sammelen an Akeef erklären, wärend Är Buchhaltungspersoun kontrolléiert, wéi d'Donnéeën organiséiert goufen. Alternativ kann Är Buchhaltungspersoun d'Erfaassung op Basis vun den Dokumenter iwwerhuelen, déi Dir liwwert. Méi selwer ze maachen kann den Opwand bei der Iwwergab reduzéieren, awer nëmmen, wann d'Virgoensweis konsequent an ofgeschwat ass.
Leet e Rhythmus fir d'Iwwerpréiwung fest, deen zum Aktivitéitsvolumen passt, a wielt eng Plaz, wou onbeäntwert Froe festgehale ginn. Gitt fir all Fro d'Dokumentreferenz un, wat erkläert muss ginn a wien äntwere wäert. Confirméiert, wéi eng Zougrëffs- oder Deeleméiglechkeeten an Ärem aktuelle Kont verfügbar sinn, amplaz dovun auszegoen, datt Är Buchhaltungspersoun alles gesi kann.
- Bestëmmt eng verantwortlech Persoun fir d'Sammele vun Dokumenter, d'Erfaassung an d'Kontroll.
- Leet zesumme fest, wéini Froen iwwerpréift ginn a wien se beäntwert.
- Confirméiert, wéi Donnéeën a Rapporte gedeelt ginn.
5. Test eng kleng Partie, éier Dir weidermaacht
Hypothetescht Beispill: En neie Gaardebetrib huet fir seng éischt Woch sechs Clientsrechnungen, véier Akafsbeleeër an en Auszuch mat Bezuelungen. D'Persoun, déi de Betrib féiert, sammelt dës Dokumenter, bemierkt awer, datt eng Clientsbezuelung souwuel an enger Tabelle wéi och um Auszuch steet. Si markéiert dës Iwwerschneidung a freet hir Buchhaltungspersoun, wéi se duergestallt soll ginn, amplaz déi zwee als nei Recetten ze erfaassen.
Benotzt eng änlech iwwersiichtlech Grupp vun Dokumenter, fir Ären eegene Aarbechtsoflaf ze testen. Dat iwwerpréifbaart Erfollegskrittär ass d'Réckverfollegbarkeet: Kënnt Dir en erfaasste Posten auswielen, de passende Beleg fannen a säi Montant erklären, ouni op verschiddene Plazen ze sichen? Iwwerpréift e verfügbare Rapport zesumme mat Ärer Buchhaltungspersoun a kläert onerkläert Differenzen, ier Dir de Rescht verschafft.
- Wielt eng kleng Grupp vu Posten, déi souwuel Recettë wéi och Ausgaben enthält.
- Gläicht all Posten mat de passende Beleger of.
- Kläert onkloer Erfaassungen an halt déi vereinbart Virgoensweis fir zukünfteg Gruppe vu Posten fest.
GUT ZE WËSSEN
Heefeg Froen
Brauchen ech all al Beleg, ier ech ufänken?
Net onbedéngt. Leet d'Startperiod zesumme mat Ärer Buchhaltungspersoun fest, sammelt dat, wat verfügbar ass, a lëscht feelend Beleger kloer op. Erfännt keng Detailer, fir Lücken ze fëllen.
Soll ech meng Donnéeë selwer organiséieren oder dat menger Buchhaltungspersoun iwwerloossen?
Leet d'Opdeelung zesumme fest. Dokumenter ze sammelen an Transaktiounen z'erklären ass eng nëtzlech Virbereedung, och wann Är Buchhaltungspersoun d'Erfaassung an d'Iwwerpréiwung iwwerhëlt. Vermeit, datt béid Persounen déiselwecht Grupp vu Posten onofhängeg vuneneen erfaassen.
Kann ech dovun ausgoen, datt NeroBooks sech mat menger Bank verbënnt oder Deklaratiounen areecht?
Nee. Confirméiert déi spezifesch Funktiounen an Ärem aktuelle Kont. Plangt Är Virbereedung op Basis vun den Donnéeën, op déi Dir Zougrëff hutt, amplaz dovun auszegoen, datt eng Bankverbindung oder eng Funktioun fir Deklaratiounen anzereeche verfügbar ass.
Wat soll ech nom Testduerchlaf maachen?
Biet Äre Buchhalter, all oppe Froen ze iwwerpréiwen, d'Aarbechtsweis ze bestätegen an den nächsten Dokumentesaz mat Iech ofzestëmmen. Benotzt och duerno weider déiselwecht Routine fir d'Benennung an d'Kontroll vun den Dokumenter.