Socraigh an tréimhse sula bpléann tú an t-iarmhéid
Tosaigh le cuntas trádála ceart an chustaiméara agus raon dátaí atá luaite go soiléir. Mínigh an léiríonn an ráiteas gníomhaíocht le linn na tréimhse sin nó gach mír oscailte amhail an dáta scoite. Freagraíonn na léargais seo ceisteanna éagsúla: cabhraíonn léargas ar thréimhse le duine gníomhaíocht le déanaí a athbhreithniú, agus cabhraíonn léargas ar mhíreanna oscailte leo a aithint cad atá fós gan íoc.
Seiceáil an bhaint atá ag aon iarmhéid tosaigh le taifid níos luaithe. Má tá roinnt brainsí nó cuntas ceannaigh ag custaiméir, cuir in iúl go soiléir cén cuntas a chumhdaíonn an ráiteas seachas glacadh leis go n-aithneoidh a bhfoireann cuntas é. Ní gá go léireoidh ráiteas a ullmhaíodh go dtí an 30 Aibreán íocaíocht a taifeadadh ar an 1 Bealtaine; mínigh an difríocht ama sin seachas caitheamh léi mar easaontas.
- Deimhnigh ainm an chuntais agus tagairt an chuntais.
- Luaigh an tréimhse, an dáta scoite agus an cineál ráitis.
- Seiceáil an t-iarmhéid tosaigh i gcoinne na dtaifead roimhe sin.
Úsáid tagairtí a chabhraíonn leis an gcustaiméir teacht ar fhianaise
I gcás gach sonraisc, úsáid a uimhir agus a dháta taifeadta go comhsheasmhach. Nuair is ábhartha agus nuair atá siad ar fáil, cuir tagairt ordú ceannaigh an chustaiméara nó tagairt nóta seachadta gaolmhar san áireamh. Ná cuir doiciméad amháin in áit doiciméid eile: cabhraíonn nóta seachadta le seachadadh a rianú, agus déanann sonrasc taifead ar an muirear. D’fhéadfadh an dá cheann a bheith ag teastáil ón gcustaiméir chun ceist a fhiosrú.
Seiceáil íocaíochtaí taifeadta i gcoinne na faisnéise atá ar fáil duit. Má deir custaiméir go bhfuil íocaíocht déanta acu ach nach féidir leat í a mheaitseáil fós, iarr dáta, méid agus tagairt na híocaíochta tríd an ngnáthbhealach teagmhála gnó atá agat. Cuir síos uirthi mar íocaíocht atá ag fanacht le meaitseáil, ní mar choigeartú deimhnithe. Ná hiarr faisnéis bhaincéireachta nach bhfuil riachtanach.
Coinnigh an ráiteas ar leithligh ó na ceisteanna
Coinnigh an ráiteas dílis do na taifid chuntais bhunúsacha. Cuir ábhair nár réitíodh i liosta fiosrúchán ar leith nó i dteachtaireacht chumhdaigh, agus na tagairtí céanna á n-úsáid agat. Mar shampla, déan idirdhealú idir sonrasc atá á cheistiú ag an gcustaiméir agus coigeartú atá taifeadta i ndáiríre. Seachas sin, d’fhéadfaí glacadh le hiomlán athbhreithnithe a bhfuil cuma chuiditheach air mar iarmhéid cuntais comhaontaithe.
Fágann an deighilt seo go mbíonn an comhrá níos úsáidí freisin. In ionad iarraidh ar an gcustaiméir iarmhéid iomlán a mhíniú, cuir ceist amháin is féidir a fhreagairt faoi gach mír: cén seachadadh atá á cheistiú, cén tagairt íocaíochta a úsáideadh, nó cén doiciméad atá ar iarraidh? Ainmnigh duine inmheánach a bheidh freagrach as gach ceist, agus aontaigh cathain ba cheart don chustaiméir a bheith ag súil le nuashonrú, gan toradh a ghealladh sula mbeidh na seiceálacha críochnaithe.
- Liostaigh an tagairt agus an cheist taobh léi.
- Luaigh a bhfuil deimhnithe agus a bhfuil fós le seiceáil.
- Taifead cé a dhéanfaidh an fiosrú agus dáta an chéad teagmhála eile.
Sampla hipitéiseach: cuir plé soiléir in áit iomlán doiléir
Roimhe: seolann soláthraí ríomhphost chuig custaiméir: “Is é £1,240 d’iarmhéid do mhí Aibreáin. Déan socrú íocaíochta, le do thoil.” Freagraíonn an custaiméir go bhfuil £400 íoctha acu cheana féin agus go raibh earraí in easnamh ar sheachadadh amháin. Ní shainaithníonn ceachtar teachtaireacht an sonrasc, an dáta íocaíochta ná an nóta seachadta ábhartha, agus mar sin tagann an plé chun stad.
Ina dhiaidh: seolann an soláthraí an ráiteas do chuntas T104, don tréimhse 1–30 Aibreán, agus scríobhann: “Is é £1,240 an t-iarmhéid deiridh atá taifeadta amhail an 30 Aibreán. D’inis tú dúinn faoi íocaíocht £400 a rinneadh ar an 1 Bealtaine; deimhnigh a tagairt, le do thoil, ionas gur féidir linn í a mheaitseáil. Baineann do cheist faoin gcainníocht le sonrasc INV-218 agus nóta seachadta DN-206. Táimid á seiceáil sin ar leithligh; níl aon choigeartú taifeadta fós.”
Ansin ainmníonn an teachtaireacht chumhdaigh teagmhálaí an tsoláthraí agus molann sí dáta le haghaidh nuashonraithe. Ní chuireann sí £840 i láthair mar iarmhéid comhaontaithe díreach toisc gur thuairiscigh an custaiméir íocaíocht. Is féidir an rath a fheiceáil: is féidir leis an gcustaiméir na doiciméid bheachta a shainaithint, an tagairt atá ar iarraidh a sholáthar agus a thuiscint cén cheist atá fós faoi athbhreithniú.
Seiceáil an t-aistriú freagrachta, ansin seol an chéad ghníomh eile atá dírithe ar an gceist
Sula seolann tú é, iarr ar chomhghleacaí sonrasc amháin a rianú ón ráiteas go dtí na taifid tacaíochta. An féidir leo an cuntas a shainaithint, an dáta scoite a thuiscint agus an fiosrúchán gaolmhar a aimsiú gan iarraidh ort é a mhíniú? Mura féidir, feabhsaigh na tagairtí nó an teachtaireacht chumhdaigh. Seol an ráiteas chuig an teagmhálaí cuí de chuid an chustaiméara tríd an ngnáthbhealach comhaontaithe atá agat.
Tacaíonn NeroTrade le sreafaí oibre mórdhíola, lena n-áirítear nótaí seachadta, cuntais trádála, sonraisc, ráitis, bealaí agus bailiúcháin. Deimhnigh cé na feidhmeanna atá cumasaithe do do chuntas ceannaí sula gcinnfidh tú conas taifid a ullmhú nó a aisghabháil. Cibé sreabhadh oibre a úsáideann tú, is ionann an chéad chéim eile: athbhreithnigh ráiteas custaiméara amháin, soiléirigh tagairtí doiléire agus ná hiarr ach an fhaisnéis atá ag teastáil chun gach ceist oscailte a chur chun cinn.
MAITH LE FÓGRA
Ceisteanna coitianta
Ar cheart sonrasc atá faoi dhíospóid a bhaint den ráiteas?
Ná bain é díreach chun an plé a dhéanamh níos éasca. Coinnigh an ráiteas ag teacht leis na hiontrálacha taifeadta agus mínigh an díospóid ar leithligh. Léirigh aon choigeartú nuair a bheidh sé seiceáilte agus taifeadta.
Cad a tharlaíonn má tháinig íocaíocht isteach tar éis an dáta scoite?
Mínigh go léiríonn an ráiteas na taifid amhail a dháta scoite. Nuair a bheidh an íocaíocht níos déanaí deimhnithe agus meaitseáilte, tabhair léargas nuashonraithe ar an gcuntas de réir mar is gá, agus déan idirdhealú soiléir idir é agus an ráiteas bunaidh.
Ar cheart dom gach nóta seachadta a cheangal leis?
Ní gá i gcónaí. Tosaigh le tagairtí soiléire agus cuir doiciméid tacaíochta ar fáil nuair a chabhraíonn siad le ceist shonrach a fhreagairt. Seiceáil go mbaineann na ceangaltáin leis an gcuntas custaiméara ceart sula seolann tú iad.