Roghnaigh an taifead a mhíníonn an cheist
Tosaigh le hábhar an chomhrá, seachas le hainm an chustaiméara amháin. Teastaíonn tagairt an tsonraisc le haghaidh ceist faoi shonrasc; i gcás neamhréireacht i seachadadh, d’fhéadfadh an nóta seachadta agus tagairt an ordaithe ghaolmhair araon a bheith ag teastáil. Baineann socruithe a bhaineann leis an gcuntas iomlán le comhthéacs an chuntais, ach níor cheart iad a úsáid in ionad na dtagairtí doiciméad atá riachtanach chun ceist shonrach a fhiosrú.
Tá buntáistí agus míbhuntáistí ag baint le stair fhada amháin don chuntas agus le nótaí scaipthe ar dhoiciméid aonair. Is furasta cur le stair aonair ach is deacair súil thapa a chaitheamh uirthi; d’fhéadfadh nótaí ar leith a gcomhthéacs níos leithne a chailleadh. Úsáid foinse chomhaontaithe amháin don obair leantach iomlán, agus taifead na tagairtí ábhartha le chéile. Mura féidir le do chóras taifid a nascadh go díreach, bain úsáid as tagairtí follasacha seachas glacadh leis go n-aimseoidh comhghleacaí an nasc.
Scríobh don chomhghleacaí a ghlacfaidh an chéad ghlao eile
Freagraíonn nóta úsáideach cúig cheist: cé a rinne teagmháil leat, cén taifead a bhí i gceist acu, cad a thuairiscigh siad, cad atá seiceáilte agus cad a tharlóidh ina dhiaidh sin. Cuir an dáta agus na sonraí teagmhála ábhartha san áireamh, go háirithe nuair a cheannaíonn roinnt brainsí trí chuntas trádála amháin. Coinnigh an teanga fíorasach: ní hionann ‘tuairiscíonn an custaiméir go bhfuil dhá chartán ar iarraidh’ agus ‘deimhníodh go bhfuil dhá chartán ar iarraidh’.
Ainmnigh duine freagrach agus pointe soiléir nuashonraithe do gach chéad ghníomh eile. Fágann ‘an stóras le seiceáil’ an fhreagracht doiléir; tugann ‘Sam leis an gcainníocht a roghnaíodh a chur i gcomparáid le nóta seachadta DN-218 agus nuashonrú a thabhairt don chustaiméir faoi 3 i.n.’ rud inúsáidte don chéad chomhghleacaí eile. Ná geall ach nuashonrú is féidir leat a thabhairt go réasúnta, seachas toradh atá fós ag brath ar fhiosrúchán.
- Deimhnigh an cuntas agus an brainse sula bpléann tú an fiosrúchán.
- Léigh an tagairt ábhartha doiciméid ar ais chun earráidí trascríofa a aimsiú.
- Taifead an tuairisc, na torthaí fíoraithe, an duine atá freagrach as an ngníomh agus am an nuashonraithe.
- Inis don chustaiméir cad a tharlóidh ina dhiaidh sin agus cén tagairt ba cheart a lua.
Sampla hipitéiseach: ó nóta doiléir go haistriú freagrachta atá inúsáidte
Roimhe seo: glaonn custaiméir faoi sheachadadh ina bhfuil earraí ar iarraidh agus iarrann sé cóip de shonrasc freisin. Deir an nóta, ‘Labhair mé le Alex. Seachadadh mícheart. Seol an páipéarachas.’ Nuair a ghlaonn Alex arís, ní féidir le comhghleacaí eile a rá cén brainse a fuair na hearraí, cé na hearraí atá faoi dhíospóid ná ar thosaigh aon duine ag seiceáil. Tá an t-iarratas ar an sonrasc curtha i bhfolach i bhfiosrúchán seachadta nach bhfuil réitithe.
Ina dhiaidh seo: déanann an fhoireann an taifead seo, ‘Alex, Riverside Catering, brainse an Tuaiscirt. Deir an custaiméir go bhfuil dhá chartán ar iarraidh ó ordú O-146 agus nóta seachadta DN-218; níl an chainníocht fíoraithe fós. Déanfaidh Sam na taifid seolta a sheiceáil agus tabharfaidh sé nuashonrú do Alex faoi 3 i.n. inniu.’ Deir gníomh ar leith, ‘Seolfaidh Priya an chóip iarrtha de shonrasc INV-392 chuig an duine teagmhála comhaontaithe don chuntas faoi mheán lae.’ Is tagairtí samplacha iad seo, ní taifid custaiméirí iarbhír. Is féidir obair leantach a dhéanamh anois ar gach gníomh go neamhspleách.
Coinnigh ceisteanna faoi sheachadadh, sonraisc agus bailiú ar leithligh
Is féidir le comhrá amháin baint a bheith aige le roinnt sreafaí oibre mórdhíola gan iad a bheith ina saincheist amháin. Ní chruthaíonn neamhréireacht i seachadadh, inti féin, gur cheart sonrasc a athrú. Ar an gcaoi chéanna, d’fhéadfadh custaiméir atá ag fiafraí faoi ráiteas a bheith ag ceistiú sonrasc amháin i ndáiríre. Taifead an cheist shonrach agus aon seiceálacha atá de dhíth sula nglacann tú leis go bhfuil ceartúchán molta comhaontaithe.
Tacaíonn NeroTrade le sreafaí oibre mórdhíola, lena n-áirítear nótaí seachadta, cuntais trádála, sonraisc, ráitis, bealaí agus bailiúcháin. Deimhnigh cé na feidhmeanna atá cumasaithe do do ghnó agus cén áit ar féidir le d’fhoireann taifead an chomhrá tacaíochta a choinneáil. Ná glac leis go gcuirtear teachtaireachtaí, ríomhphoist ná taifid tríú páirtí le chéile go huathoibríoch. I gcás athruithe ar bhealaí nó ar bhailiúcháin, cinntigh go bhfaigheann an comhghleacaí atá freagrach an nuashonrú oibríochtúil tríd an bpróiseas atá comhaontaithe agaibh.
Bain triail as an aistriú freagrachta sula ndéanann tú gnáthchleachtas de
Úsáid fiosrúchán amháin a rinneadh le déanaí agus nach bhfuil faisnéis íogair ann chun do chur chuige a thástáil. Iarr ar chomhghleacaí nár láimhseáil an comhrá bunaidh an taifead ábhartha a aimsiú agus an chéad ghníomh eile a mhíniú. Tá an critéar inbhraite ratha simplí: is féidir leis an comhghleacaí an cuntas agus an doiciméad ceart a aithint, idirdhealú a dhéanamh idir faisnéis a tuairiscíodh agus fíricí a seiceáladh, agus an duine atá freagrach as an gcéad nuashonrú eile a ainmniú gan ceist a chur ar an té a láimhseáil an comhrá ar dtús.
Má theipeann ar an tástáil sin, ceartaigh an tagairt atá ar iarraidh nó an gníomh doiléir seachas tuilleadh cúlra a chur leis. Nuair a bhíonn an cur chuige ag obair, comhaontaígí formáid ghearr nótaí don fhoireann ar fad. Nuair a chuirtear tasc i gcrích, taifead cad a rinneadh agus an bhfuil aon rud fós le déanamh; ná fág seanghealltanas ag breathnú cosúil le gníomh atá fós ar oscailt.
MAITH LE FÓGRA
Ceisteanna coitianta
Ar cheart gach comhrá a thaifeadadh faoin gcuntas trádála?
Cinntigh gur féidir an cuntas a aithint, ach taifead tagairt shonrach an doiciméid freisin aon uair a bhaineann an comhrá le hordú, seachadadh nó sonrasc. Is annamh gur leor ainm cuntais amháin chun obair leantach éifeachtúil a dhéanamh.
Cad a tharlaíonn mura bhfuil tagairt an tsonraisc ar eolas ag an gcustaiméir?
Úsáid sonraí an chuntais agus an fhaisnéis ordaithe nó seachadta atá ar fáil chun an taifead is dóichí a aimsiú. Deimhnigh leis an gcustaiméir gurb é an taifead ceart é sula gceanglaíonn tú conclúidí nó treoracha leis.
An féidir linn glacadh leis go gcoinníonn NeroTrade gach teachtaireacht ó chustaiméirí le chéile?
Ní féidir. Deimhnigh na feidhmeanna atá cumasaithe do do ghnó agus an modh a dtacaítear leis chun nótaí comhrá a choinneáil. Úsáid próiseas comhaontaithe bunaithe ar thagairtí nuair nach bhfuil nascadh díreach ar fáil.
Cé mhéad den chomhrá ba cheart dúinn a choinneáil?
Coinnigh na fíricí is gá chun an gníomh a thuiscint agus a chur i gcrích. Seachain sonraí pearsanta nach mbaineann le hábhar agus tras-scríbhinní fada a cheileann an tagairt, an duine atá freagrach agus an chéad chéim eile.