Επιλέξτε πού θα γίνεται η συνεννόηση για την πληρωμή
Σε ένα κομμωτήριο, ένα γραφείο συμβουλευτικών υπηρεσιών ή ένα ραντεβού επισκευής, η πληρωμή στην υποδοχή προσφέρει στο προσωπικό ένα ενιαίο σημείο για τον έλεγχο του τελικού συνολικού κόστους της υπηρεσίας. Η είσπραξη δίπλα στον πελάτη μπορεί να αποτρέψει μια δεύτερη ουρά αναμονής, αλλά το προσωπικό εξακολουθεί να χρειάζεται έναν αξιόπιστο τρόπο επιβεβαίωσης του ποσού και καταχώρισης του αποτελέσματος στο σωστό ραντεβού.
Για επισκέψεις εκτός της έδρας σας στο Ashton-under-Lyne, ρωτήστε ποιες επιλογές τερματικών και συνδέσεων είναι διαθέσιμες. Μια φορητή συσκευή δεν είναι αυτομάτως κατάλληλη για κάθε συνθήκη εργασίας εκτός έδρας. Επιβεβαιώστε τις υποστηριζόμενες συνδέσεις, τις ανάγκες φόρτισης και τι συμβαίνει όταν διακόπτεται η σύνδεση, πριν δεσμευτείτε για μια συγκεκριμένη συσκευή.
Όταν μια πληρωμή φαίνεται λανθασμένη, ελέγξτε πριν την επαναλάβετε
Μια παγωμένη οθόνη, μια απόδειξη που λείπει ή μια τραπεζική ειδοποίηση στον πελάτη δεν αρκεί από μόνη της για να εξακριβωθεί αν ολοκληρώθηκε η πληρωμή. Η άμεση επανάληψη της χρέωσης μπορεί να δημιουργήσει επιπλέον πρόβλημα. Δώστε στο προσωπικό μια διαδικασία ελέγχων με συγκεκριμένη σειρά και ορίστε ποιος αναλαμβάνει όταν το αποτέλεσμα παραμένει ασαφές.
Διατηρείτε τα στοιχεία του ραντεβού χωριστά από τα αποδεικτικά πληρωμής: μια κράτηση που έχει επισημανθεί ως ολοκληρωμένη δεν αποδεικνύει ότι η συναλλαγή με κάρτα ήταν επιτυχής. Αντίστοιχα, μην θεωρείτε ότι η αλλαγή του συνολικού ποσού μιας κράτησης αλλάζει μια υπάρχουσα πληρωμή. Επιβεβαιώστε τους διαθέσιμους ελέγχους συναλλαγών και τις διαδικασίες διόρθωσης με την NeroPay.
- Σταματήστε προσωρινά και σημειώστε το ποσό, την ώρα κατά προσέγγιση και τον κωδικό αναφοράς του ραντεβού.
- Ελέγξτε το διαθέσιμο αρχείο στο τερματικό ή στο σύστημα πληρωμών για το αποτέλεσμα της συναλλαγής.
- Συγκρίνετε το επιβεβαιωμένο ποσό με το συμφωνημένο συνολικό κόστος της υπηρεσίας και τυχόν καταγεγραμμένη προκαταβολή.
- Αν η κατάσταση παραμένει ασαφής, απευθυνθείτε στο συμφωνημένο κανάλι υποστήριξης πριν επαναλάβετε την πληρωμή.
- Εξηγήστε στον πελάτη το επιβεβαιωμένο αποτέλεσμα και την επόμενη ενέργεια.
Πρακτικό παράδειγμα: μια προκαταβολή δεν συνυπολογίζεται στην υποδοχή
Υποθετικό παράδειγμα: ένας πελάτης κλείνει ένα ραντεβού αξίας €70 και έχει ήδη καταβάλει προκαταβολή €20. Κατά την εξόφληση, ένας υπάλληλος πληκτρολογεί €70 αντί για το υπόλοιπο των €50. Ο πελάτης το αντιλαμβάνεται αφού ολοκληρωθεί η πληρωμή. Η πρώτη ενέργεια είναι να επαληθευτούν τόσο η καταχώριση της προκαταβολής όσο και η ολοκληρωμένη συναλλαγή στο τερματικό, όχι απλώς να αλλάξει το συνολικό ποσό του ραντεβού.
Στη συνέχεια, ένας εξουσιοδοτημένος συνάδελφος ακολουθεί την επιβεβαιωμένη διαδικασία διόρθωσης για το επιπλέον ποσό των €20 και εξηγεί ποιο αίτημα έχει υποβληθεί, αναφέροντας και τυχόν επιβεβαιωμένο χρονικό διάστημα διεκπεραίωσης. Διατηρήστε αναφορές που συνδέουν την αρχική πληρωμή και τη διόρθωση με το ραντεβού, χωρίς να αντιγράφετε πλήρη στοιχεία κάρτας στις σημειώσεις. Η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς όταν οι καταχωρίσεις εμφανίζουν συνολική αξία υπηρεσίας €70, την προκαταβολή, τη μεταγενέστερη πληρωμή και τη διόρθωση, χωρίς ανεξήγητη διαφορά.
Διαχωρίστε την επιβεβαίωση πληρωμής από την εκκαθάριση
Οι πελάτες πρέπει να γνωρίζουν αν ολοκληρώθηκε η πληρωμή τους· οι ιδιοκτήτες πρέπει επίσης να γνωρίζουν πότε αναμένεται να πιστωθούν τα χρήματα στον λογαριασμό τους. Πρόκειται για διαφορετικά ερωτήματα. Πριν επιλέξετε μια λύση τερματικού, ρωτήστε για τα χρονοδιαγράμματα εκκαθάρισης, τις καταληκτικές ώρες, τις κρατήσεις και τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζονται στις αναφορές οι επιστροφές χρημάτων ή άλλες προσαρμογές.
Ορίστε ποιος διερευνά τυχόν ασυμφωνία στο τέλος της ημέρας. Συγκρίνετε τις επιβεβαιωμένες πληρωμές και διορθώσεις με τα υπόλοιπα των ραντεβού, αντί να περιμένετε ότι το συνολικό ποσό κάθε κράτησης θα αντιστοιχεί σε μία συναλλαγή στο τερματικό. Οι προκαταβολές, οι πρόσθετες υπηρεσίες και οι επισκέψεις που κατανέμονται σε περισσότερα ραντεβού μπορεί να απαιτούν σαφέστερη τεκμηρίωση.
Ζητήστε αξιολόγηση της ροής εργασίας πριν επιλέξετε εξοπλισμό
Δώστε στην ομάδα του NeroPay μια σύντομη περιγραφή των σημείων όπου δέχεστε πληρωμές, των διαδικασιών παράδοσης μεταξύ υπαλλήλων και των συνηθέστερων διορθώσεων. Ζητήστε από την ομάδα να επιβεβαιώσει τη διαθεσιμότητα συσκευών, τη συνδεσιμότητα, τις υποστηριζόμενες λειτουργίες, τους εμπορικούς όρους και τη διαδικασία για συναλλαγές που παραμένουν ανεπίλυτες. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι το λογισμικό κρατήσεων και οι καταχωρίσεις του τερματικού ενημερώνονται αυτόματα μεταξύ τους· επιβεβαιώστε οποιαδήποτε προτεινόμενη διασύνδεση.
Τα λογισμικά NeroBooking, NeroPOS και NeroWeb μπορούν να περιλαμβάνονται με ένα τερματικό καρτών NeroPay που πληροί τις προϋποθέσεις, χωρίς πρόσθετη χρέωση συνδρομής λογισμικού. Εξακολουθούν να ισχύουν το κόστος του τερματικού, οι χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών, οι προϋποθέσεις επιλεξιμότητας και οι σχετικοί όροι. Το επόμενο βήμα σας είναι να εξετάσετε μαζί με την ομάδα μία κανονική διαδικασία εξόφλησης και ένα σενάριο λανθασμένης πληρωμής, πριν επιλέξετε τη διαμόρφωσή σας.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει οι πελάτες να πληρώνουν στην υποδοχή ή στον χώρο του ραντεβού τους;
Επιλέξτε το σημείο όπου το προσωπικό μπορεί να επιβεβαιώνει αξιόπιστα το υπόλοιπο και οι πελάτες να πληρώνουν με άνεση. Ελέγξτε τη συνδεσιμότητα και τον τρόπο με τον οποίο το αποτέλεσμα της πληρωμής καταχωρίζεται στο αρχείο του ραντεβού.
Τι πρέπει να κάνει το προσωπικό αν ένας πελάτης αναφέρει ότι χρεώθηκε δύο φορές;
Ελέγξτε τις καταχωρίσεις των συναλλαγών πριν βγάλετε συμπέρασμα μόνο από τις τραπεζικές ειδοποιήσεις. Προωθήστε τις ανεπίλυτες περιπτώσεις στους αρμοδίους και ακολουθήστε την επιβεβαιωμένη διαδικασία διόρθωσης αν επαληθευτεί διπλή πληρωμή.
Μπορώ να θεωρήσω δεδομένο ότι μια επιστροφή χρημάτων πιστώνεται αμέσως στον πελάτη;
Όχι. Επιβεβαιώστε την ισχύουσα διαδικασία και τον αναμενόμενο χρόνο ολοκλήρωσης πριν τα εξηγήσετε στον πελάτη. Διευκρινίστε τη διαφορά ανάμεσα στην υποβολή αιτήματος διόρθωσης και στην παραλαβή των χρημάτων από τον πελάτη.