1. Επιβεβαιώστε την αρχική παραγγελία πριν καταγράψετε την παράδοση
Ξεκινήστε από τη συμφωνημένη παραγγελία του πελάτη, όχι από τη λίστα συλλογής ή όσα θυμάται ο οδηγός. Ελέγξτε τον λογαριασμό του πελάτη, το αναγνωριστικό της παραγγελίας, τις περιγραφές των ειδών, τις ποσότητες και τις μονάδες μέτρησης. Δέκα κιβώτια και δέκα μεμονωμένα τεμάχια αποτελούν διαφορετικές οδηγίες, ακόμη και όταν η περιγραφή του προϊόντος φαίνεται ίδια.
Διατηρήστε διαθέσιμες τις αρχικές ποσότητες ως βάση αναφοράς. Αν ο πελάτης αλλάξει την παραγγελία, διαχωρίστε αυτή την τροποποίηση από μια έλλειψη: ένα είδος που ακυρώθηκε κατόπιν συμφωνίας δεν είναι το ίδιο με ένα είδος που εξακολουθεί να οφείλεται. Αν η καταγραφή που χρησιμοποιείτε δεν μπορεί να αποτυπώσει καθαρά αυτή τη διάκριση, τηρήστε μια συνοδευτική καταγραφή σύμφωνα με τη συμφωνημένη διαδικασία της ομάδας σας.
- Εντοπίστε τη συμφωνημένη παραγγελία και ελέγξτε τυχόν μεταγενέστερες τροποποιήσεις του πελάτη.
- Επιβεβαιώστε τη μονάδα μέτρησης για κάθε επηρεαζόμενη γραμμή.
- Προσδιορίστε ποιος θα ενημερώνει το εκκρεμές υπόλοιπο μετά την παράδοση.
2. Επιβεβαιώστε πώς λειτουργεί η ενεργοποιημένη ροή εργασίας των παραστατικών σας
Το NeroTrade υποστηρίζει ροές εργασίας χονδρικής που περιλαμβάνουν δελτία αποστολής, λογαριασμούς επαγγελματικών πελατών, τιμολόγια, καταστάσεις λογαριασμών, δρομολόγια και εισπράξεις. Επιβεβαιώστε ποιες λειτουργίες είναι ενεργοποιημένες για την επιχείρησή σας πριν επιλέξετε μια διαδικασία. Αυτές οι δυνατότητες από μόνες τους δεν επιβεβαιώνουν αν η διαμόρφωσή σας διατηρεί υπόλοιπο παραγγελίας, συνδέει πολλά δελτία αποστολής με μία παραγγελία ή μεταφέρει τις εκκρεμείς ποσότητες στο επόμενο στάδιο.
Εξετάστε βήμα προς βήμα την πραγματική διαδικασία με το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη διαμόρφωσή σας. Αν είναι διαθέσιμη η σύνδεση παραστατικών, καθορίστε πώς θα παραμένουν ορατές οι σχετικές αναφορές. Αν δεν είναι, συμφωνήστε μια ελεγχόμενη καταγραφή των εκκρεμών ειδών, η οποία θα αναφέρει την αρχική παραγγελία και το αναγνωριστικό κάθε παράδοσης. Στόχος είναι η ιχνηλασιμότητα, όχι μια δεύτερη παραγγελία που θα μπορούσε κατά λάθος να εκτελεστεί ξανά.
- Ελέγξτε πώς διατηρείται η αρχική παραγγελία μετά την έκδοση του πρώτου παραστατικού παράδοσης.
- Επιβεβαιώστε πού θα καταγράφονται και θα ελέγχονται οι εκκρεμείς ποσότητες.
- Καθορίστε πώς γίνονται οι διορθώσεις χωρίς να χάνεται η σαφής εικόνα του τι συνέβη.
3. Καταγράψτε τι έφτασε, όχι μόνο τι έφυγε από την αποθήκη
Η συλλογή των ειδών, η αποστολή και η παράδοση είναι ξεχωριστά γεγονότα. Η ποσότητα που φορτώνεται σε ένα όχημα μπορεί να διαφέρει από την ποσότητα που αποδέχεται ο πελάτης. Καταγράψτε το πραγματικό αποτέλεσμα, συμπεριλαμβανομένων τυχόν ελλείψεων, απορριφθέντων εμπορευμάτων ή κατεστραμμένων ειδών, μέσω της συμφωνημένης διαδικασίας σας. Διατηρήστε σαφή την ημερομηνία παράδοσης και την αναφορά του παραστατικού, ώστε μεταγενέστερα ερωτήματα να μπορούν να αντιστοιχιστούν στη σωστή επίσκεψη.
Υποθετικό παράδειγμα: μια καφετέρια παραγγέλνει 12 κιβώτια χυμού και οκτώ κιβώτια νερού με την παραγγελία W1042. Κατά την πρώτη παράδοση γίνονται αποδεκτά εννέα κιβώτια χυμού και τα οκτώ κιβώτια νερού. Η αρχική παραγγελία παραμένει 12 και οκτώ· η καταγραφή της παράδοσης δείχνει εννέα και οκτώ· η καταγραφή των εκκρεμοτήτων δείχνει τρία κιβώτια χυμού. Μη μειώσετε την αρχική παραγγελία χυμού στα εννέα και μη δημιουργήσετε νέα, άσχετη παραγγελία για τα υπόλοιπα τρία.
- Συγκρίνετε τις ποσότητες που έγιναν αποδεκτές με την καταγραφή της αποστολής.
- Καταγράψτε κάθε απόκλιση και την αιτία της, εφόσον είναι γνωστή.
- Ελέγξτε ότι η παραγγελθείσα ποσότητα κάθε γραμμής καταγράφεται ως παραδοθείσα, εκκρεμής ή ρητά τροποποιημένη.
4. Ορίστε μια σαφή επόμενη ενέργεια για τα είδη που απομένουν
Για κάθε εκκρεμή ποσότητα χρειάζεται ένας υπεύθυνος και μια απόφαση. Ρωτήστε αν ο πελάτης επιθυμεί μεταγενέστερη παράδοση, παραλαβή ή ακύρωση των υπόλοιπων ειδών. Μια επιπλέον παράδοση μπορεί να εξυπηρετεί τον πελάτη, αλλά απαιτεί συντονισμό με την ομάδα δρομολογίων· η παραλαβή απαιτεί σαφή διαδικασία παράδοσης στον πελάτη· η ακύρωση απαιτεί ρητή τροποποίηση και όχι σιωπηρή προσαρμογή του υπολοίπου.
Στο υποθετικό παράδειγμα, η καφετέρια συμφωνεί να παραλάβει τα υπόλοιπα τρία κιβώτια χυμού σε μεταγενέστερη παράδοση. Καταγράψτε αυτή τη συμφωνία και προσδιορίστε ποιος θα τη διευθετήσει. Κάθε επόμενο παραστατικό παράδοσης θα πρέπει να περιλαμβάνει την αναφορά της αρχικής παραγγελίας μέσω της διαθέσιμης ροής εργασίας ή μιας συμφωνημένης διασταυρούμενης αναφοράς. Ενημερώστε τον πελάτη για το τι απομένει και ποια είναι τα επόμενα βήματα, χωρίς να υποσχεθείτε μη επιβεβαιωμένη ημερομηνία.
- Επιβεβαιώστε την προτίμηση του πελάτη για κάθε εκκρεμή γραμμή.
- Ορίστε ποιος είναι υπεύθυνος για τη διευθέτηση της επόμενης εκτέλεσης της παραγγελίας.
- Ελέγξτε την καταγραφή των εκκρεμοτήτων πριν προετοιμάσετε οποιαδήποτε επαναληπτική παράδοση.
5. Συμφωνήστε τα παραστατικά πριν κλείσετε το υπόλοιπο
Πριν εκδώσετε τιμολόγιο, ζητήστε από το λογιστήριο να επιβεβαιώσει ποιες ποσότητες και αναφορές πρέπει να καλύπτει, σύμφωνα με τη συμφωνημένη εμπορική διαδικασία σας. Μην υποθέτετε ότι η έκδοση δελτίου αποστολής δημιουργεί επίσης το σωστό τιμολόγιο ή ενημερώνει μια κατάσταση λογαριασμού. Ελέγξτε την πραγματική λειτουργία της ενεργοποιημένης ροής εργασίας σας, ειδικά όταν η παραγγελία εκτελείται σε περισσότερες από μία επισκέψεις.
Ο πρακτικός έλεγχος επιτυχίας είναι απλός: ένα άλλο μέλος της ομάδας θα πρέπει να μπορεί να ξεκινήσει από την αρχική παραγγελία και να εξηγήσει κάθε ποσότητα χωρίς να ρωτήσει τον οδηγό. Για την W1042, αυτό σημαίνει ότι μπορεί να εντοπίσει την πρώτη παράδοση των εννέα κιβωτίων χυμού, τη μεταγενέστερη παράδοση των τριών και κανένα ανεξήγητο υπόλοιπο. Το επόμενο βήμα σας είναι να δοκιμάσετε ένα παράδειγμα τμηματικής παράδοσης στη δική σας ροή εργασίας πριν το εφαρμόσετε σε πραγματικές παραγγελίες.
- Αντιστοιχίστε τις αναφορές των παραδόσεων με την αρχική παραγγελία και τις σχετικές εγγραφές τιμολογίων.
- Ελέγξτε ότι οι ποσότητες που έχουν παραδοθεί δεν έχουν υπολογιστεί δύο φορές.
- Κλείστε το εκκρεμές υπόλοιπο μόνο όταν καλύπτεται από παράδοση ή συμφωνημένη τροποποίηση.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να αλλάξουμε την αρχική παραγγελία ώστε να συμφωνεί με μια μερική παράδοση;
Όχι απλώς επειδή έφτασαν λιγότερα εμπορεύματα. Διατηρήστε την αρχική απαίτηση και καταγράψτε την πραγματική παράδοση ξεχωριστά. Αντιμετωπίστε μια τροποποίηση που έχει συμφωνηθεί με τον πελάτη ως διακριτή αλλαγή.
Μεταφέρει το NeroTrade αυτόματα τις εκκρεμείς ποσότητες;
Επιβεβαιώστε το με την ομάδα για τη διαμόρφωση που έχετε ενεργοποιήσει. Η υποστήριξη δελτίων αποστολής και τιμολογίων δεν επιβεβαιώνει, από μόνη της, την αυτόματη διαχείριση εκκρεμών παραγγελιών.
Τι γίνεται αν διαπιστωθεί έλλειψη μετά την έκδοση των παραστατικών;
Ακολουθήστε τη συμφωνημένη διαδικασία διόρθωσης, διατηρήστε το αρχικό στοιχείο αναφοράς και καταγράψτε την απόκλιση. Ενημερώστε τον υπεύθυνο παρακολούθησης του εκκρεμούς υπολοίπου και ζητήστε από το λογιστήριο να ελέγξει τυχόν επηρεαζόμενα παραστατικά.