Συμφωνήστε ποιος προετοιμάζει, ποιος επαληθεύει και ποιος διενεργεί τον λογιστικό έλεγχο των αρχείων
Επιλέξτε ένα άτομο για τον συντονισμό της παράδοσης, ακόμη και αν αρκετοί συνάδελφοι συγκεντρώνουν αποδείξεις ή εκδίδουν τιμολόγια. Συμφωνήστε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης, τους επαγγελματικούς λογαριασμούς και τις δραστηριότητες που καλύπτονται, καθώς και το πότε χρειάζεται ο λογιστής τις πληροφορίες. Μια σύντομη γραπτή συμφωνία βοηθά έναν συνάδελφο να αναλάβει τη διαδικασία όταν απουσιάζει ο συνήθης συντονιστής.
Διαχωρίστε την προετοιμασία από τον λογιστικό έλεγχο. Η ομάδα σας μπορεί να συγκεντρώνει δικαιολογητικά, να εξηγεί την επιχειρηματική δραστηριότητα και να ελέγχει αν τα έγγραφα είναι ευανάγνωστα. Αυτό δεν σημαίνει ότι μια εγγραφή έχει εγκριθεί ή ότι έχει αποφασιστεί ο λογιστικός χειρισμός της. Χρησιμοποιήστε συμφωνημένες ενδείξεις, όπως «συγκεντρώθηκε», «σε αναμονή πληροφοριών» και «έτοιμο για έλεγχο από τον λογιστή»· μην θεωρείτε ότι αυτές αποτελούν ενσωματωμένες καταστάσεις στο NeroBooks.
- Ορίστε έναν συντονιστή και έναν αναπληρωτή.
- Ρωτήστε τον λογιστή ποια έγγραφα και ποιες μορφές αναφορών χρειάζεται.
- Συμφωνήστε ποιος μπορεί να απαντά σε ερωτήσεις και ποιος επιβεβαιώνει την ολοκλήρωση του ελέγχου.
Δημιουργήστε έναν φάκελο στον οποίο μπορεί να προσανατολιστεί εύκολα και κάποιος άλλος
Συγκεντρώστε τα σχετικά αρχεία εσόδων, τα τιμολόγια προμηθευτών, τις αποδείξεις εξόδων, τα αντίγραφα κίνησης λογαριασμών και τις επεξηγήσεις για επιστροφές χρημάτων ή διορθώσεις. Ελέγξτε ότι τα αντίγραφα κίνησης καλύπτουν ολόκληρη τη συμφωνημένη περίοδο και ότι οι αποδείξεις περιλαμβάνουν επαρκή στοιχεία για την ταυτοποίηση της αγοράς. Αν λείπει κάποιο έγγραφο, καταγράψτε την έλλειψη αντί να παραλείψετε τη συναλλαγή χωρίς αναφορά.
Επιλέξτε μια μέθοδο οργάνωσης που η ομάδα σας μπορεί να τηρεί. Ένας φάκελος οργανωμένος ανά τύπο παραστατικού διευκολύνει την περιήγηση, ενώ ένας κατάλογος αναφορών βοηθά στη σύνδεση των εγγράφων με μεμονωμένες συναλλαγές. Ο συνδυασμός τους μπορεί να είναι χρήσιμος, αλλά αποφύγετε τη δημιουργία πολλών παράλληλων αντιγράφων. Συμφωνήστε μία κύρια τοποθεσία αποθήκευσης και ένα σταθερό πρότυπο ονομασίας, όπως ημερομηνία, προμηθευτής και κωδικός αναφοράς.
Το NeroBooks υποστηρίζει επιχειρηματικά αρχεία, έσοδα, έξοδα, αποδείξεις και αναφορές. Ελέγξτε ποιοι τρόποι οργάνωσης και κοινοποίησης αρχείων είναι διαθέσιμοι στον λογαριασμό σας αυτή τη στιγμή. Μη βασίσετε την παράδοση σε κάποια υποτιθέμενη δυνατότητα εξαγωγής, επισύναψης ή πρόσβασης χωρίς πρώτα να την επιβεβαιώσετε.
Διατηρήστε εμφανή τα εκκρεμή ερωτήματα
Δημιουργήστε ξεχωριστή λίστα ερωτημάτων, με κωδικό αναφοράς του σχετικού αρχείου, σύντομη εξήγηση, τα διαθέσιμα αποδεικτικά στοιχεία και το όνομα του υπευθύνου για τη συνέχεια. Χρήσιμα ερωτήματα μπορεί να αφορούν μια πληρωμή που δεν έχει ταυτοποιηθεί, μια απόδειξη που δεν έχει παραληφθεί ή δύο έγγραφα που ενδέχεται να αφορούν την ίδια αγορά. Περιγράψτε όσα γνωρίζετε χωρίς να υποθέτετε την απάντηση.
Διαχωρίστε την έλλειψη αποδεικτικών στοιχείων από μια απόφαση που απαιτεί την κρίση του λογιστή. Ένα μέλος της ομάδας μπορεί να ζητήσει ένα τιμολόγιο από έναν προμηθευτή, αλλά δεν πρέπει να επινοεί περιγραφές ή να επιλέγει λογιστικό χειρισμό απλώς για να φαίνεται ολοκληρωμένος ο φάκελος. Στείλτε τα προετοιμασμένα αρχεία τη συμφωνημένη ημερομηνία, με σαφή επισήμανση των εκκρεμοτήτων, εκτός αν ο λογιστής σας ζητήσει διαφορετικά.
- Δώστε σε κάθε ερώτημα έναν κωδικό αναφοράς που αντιστοιχεί στα σχετικά αρχεία τεκμηρίωσης.
- Αναφέρετε τι έχει ήδη ελεγχθεί.
- Ορίστε έναν υπεύθυνο και μια συμφωνημένη ημερομηνία επανεξέτασης.
Υποθετικό παράδειγμα: μια απόδειξη φτάνει μετά την παράδοση
Μια μικρή επιχείρηση επισκευών προετοιμάζει τα αρχεία του Απριλίου. Ο συντονιστής συγκεντρώνει τιμολόγια πελατών, έγγραφα προμηθευτών και τις σχετικές καταστάσεις λογαριασμών. Για μία αγορά με κάρτα λείπει η απόδειξη, ενώ στα συγκεντρωμένα έγγραφα εμφανίζονται δύο αντίγραφα ενός άλλου τιμολογίου προμηθευτή. Ο συντονιστής επισημαίνει το πιθανό διπλότυπο και προσθέτει την απόδειξη που λείπει στη λίστα ερωτημάτων, αντί να θεωρήσει ότι κάποιο από τα δύο ζητήματα έχει επιλυθεί.
Το σημείωμα παράδοσης αναφέρει ότι τα αρχεία του Απριλίου έχουν προετοιμαστεί για έλεγχο, με δύο ερωτήματα σε εκκρεμότητα. Ένας συνάδελφος έχει αναλάβει να ζητήσει την απόδειξη που λείπει. Όταν παραληφθεί, ο συντονιστής την τοποθετεί στη συμφωνημένη θέση και ενημερώνει τον λογιστή για τον κωδικό αναφοράς της και την ημερομηνία παραλαβής. Δεν αντικαθιστά τον αρχικό φάκελο χωρίς ενημέρωση ούτε θεωρεί ότι η σχετική εγγραφή έχει πλέον εγκριθεί.
Το κριτήριο επιτυχίας είναι πρακτικό: ο λογιστής μπορεί να εντοπίσει και τα δύο στοιχεία, να κατανοήσει τι άλλαξε και να αναγνωρίσει τι χρειάζεται ακόμη έλεγχο, χωρίς να αναζητά πληροφορίες σε ξεχωριστές συνομιλίες.
Ελέγξτε τον φάκελο και ολοκληρώστε τη διαδικασία παράδοσης
Πριν από την αποστολή, ανοίξτε ένα δείγμα εγγράφων και ελέγξτε την αναγνωσιμότητα, τις ημερομηνίες και τους κωδικούς αναφοράς. Συγκρίνετε τον φάκελο με τη συμφωνημένη λίστα εγγράφων, επισημαίνοντας σαφώς τις ελλείψεις. Παραχωρήστε πρόσβαση μέσω του συμφωνημένου τρόπου στα άτομα που τη χρειάζονται· μην περιλαμβάνετε ποτέ κωδικούς πρόσβασης ή άσχετα προσωπικά στοιχεία στο σημείωμα παράδοσης.
Ζητήστε από τον λογιστή να επιβεβαιώσει ότι έχει πρόσβαση στον φάκελο και ότι έχει κατανοήσει το εύρος του. Συγκεντρώστε τις απαντήσεις που δίνονται στη συνέχεια στο ίδιο σημείο και καταγράψτε αν κάθε ερώτημα παραμένει ανοιχτό, έχει απαντηθεί ή αναμένει έλεγχο. Το επόμενο βήμα σας είναι να συμφωνήσετε με τον λογιστή σας ένα σύντομο πρότυπο παράδοσης και να το δοκιμάσετε στην επόμενη μηνιαία περίοδο.
- Επιβεβαιώστε την περίοδο και τον αριθμό των εκκρεμοτήτων στο σημείωμα παράδοσης.
- Ελέγξτε ότι ο προβλεπόμενος παραλήπτης έχει πρόσβαση στα αρχεία.
- Καταγράφετε με σαφήνεια τις μεταγενέστερες προσθήκες, ώστε οι αλλαγές να είναι ορατές.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να περιμένουμε μέχρι να έχουμε όλες τις αποδείξεις;
Συμφωνήστε το με τον λογιστή σας. Ένας έγκαιρα παραδομένος φάκελος με σαφώς καταγεγραμμένες ελλείψεις μπορεί να είναι πιο χρήσιμος από μια ανεξήγητη καθυστέρηση. Για κάθε στοιχείο που λείπει, αναφέρετε έναν υπεύθυνο και πότε αναμένεται ενημέρωση.
Η ένδειξη «έτοιμο για έλεγχο» σημαίνει ότι οι εγγραφές έχουν εγκριθεί;
Όχι. Σημαίνει ότι η ομάδα σας έχει προετοιμάσει τις εγγραφές για έλεγχο. Συμφωνήστε ξεχωριστά πώς θα σας ενημερώνει ο λογιστής για τις εγγραφές που έχουν ελεγχθεί και για τυχόν πρόσθετες εργασίες που απαιτούνται.
Ποια αναφορά του NeroBooks πρέπει να στείλουμε;
Ρωτήστε τον λογιστή σας ποιες πληροφορίες χρειάζεται και για ποια περίοδο και, στη συνέχεια, ελέγξτε τη σχετική αναφορά και τις επιλογές κοινοποίησης στον τρέχοντα λογαριασμό σας. Μη θεωρείτε δεδομένο ότι κάθε λογαριασμός διαθέτει κάποια συγκεκριμένη μορφή αναφοράς.