Δώστε σε κάθε εγγραφή σαφή ρόλο
Ένα αίτημα πελάτη μπορεί να ξεκινήσει ως τηλεφωνικό ερώτημα, να εξελιχθεί σε παραγγελία και να ολοκληρωθεί με μια πληρωμή. Πρόκειται για συναφή γεγονότα, όχι για εγγραφές που μπορούν να χρησιμοποιούνται η μία αντί της άλλης. Το ερώτημα εξηγεί την αρχική ανάγκη. Η επιβεβαιωμένη παραγγελία καταγράφει τα συμφωνημένα αγαθά ή τις υπηρεσίες. Η εγγραφή πληρωμής παρέχει τεκμήρια για την έκβαση της πληρωμής. Μια σημείωση «εξοφλήθηκε» σε ένα ερώτημα δεν υποκαθιστά τον έλεγχο της εγγραφής πληρωμής.
Επιλέξτε έναν κύριο κωδικό αναφοράς που παραμένει χρήσιμος σε όλη τη διάρκεια των εργασιών. Αν τα περισσότερα ερωτήματα μετατρέπονται γρήγορα σε παραγγελίες, η εγγραφή παραγγελίας μπορεί να γίνει η κύρια εγγραφή εργασίας μόλις επιβεβαιωθεί η παραγγελία. Αν τα αιτήματα απαιτούν αρκετές συζητήσεις πριν δημιουργηθεί παραγγελία, τηρείτε ένα μητρώο ερωτημάτων και προσθέστε τον κωδικό αναφοράς παραγγελίας αργότερα. Και οι δύο προσεγγίσεις μπορούν να λειτουργήσουν· ο κανόνας μεταβίβασης πρέπει να είναι σαφής, ώστε οι συνάδελφοι να γνωρίζουν πού να αναζητήσουν τις πληροφορίες.
Συνδέστε τους κωδικούς αναφοράς χωρίς να αντικαθιστάτε τους αρχικούς
Διαφορετικά συστήματα ενδέχεται να δημιουργούν διαφορετικά αναγνωριστικά. Διατηρήστε αυτά τα αναγνωριστικά και καταγράψτε τη μεταξύ τους σχέση σε ένα συμφωνημένο σημείο. Όπου διατίθενται κατάλληλα πεδία αναφοράς ή σημειώσεων, χρησιμοποιήστε τα με συνέπεια. Διαφορετικά, ένα ελεγχόμενο μητρώο μεταβιβάσεων μπορεί να αντιστοιχίζει τον κωδικό αναφοράς του αιτήματος με τους κωδικούς αναφοράς παραγγελίας και πληρωμής. Περιορίστε τα στοιχεία πελάτη σε όσα απαιτούνται για τη μεταβίβαση και περιορίστε κατάλληλα την πρόσβαση.
Αποφύγετε να επιβάλλετε έναν ενιαίο κωδικό αναφοράς σε κάθε πεδίο: ορισμένα πεδία έχουν συγκεκριμένο σκοπό ή μορφή. Επίσης, μη βασίζεστε μόνο στο όνομα του πελάτη, καθώς οι επαναλαμβανόμενες παραγγελίες και τα παρόμοια ονόματα μπορούν να προκαλέσουν σύγχυση. Συμφωνήστε ποιος προσθέτει κάθε σύνδεση και πότε. Αν ένα αίτημα οδηγεί σε δύο παραγγελίες ή σε πολλές πληρωμές, καταγράψτε κάθε συσχέτιση αντί να αντικαθιστάτε τον πρώτο κωδικό αναφοράς.
- Καταγράψτε τον κύριο κωδικό αναφοράς του αιτήματος και το μέλος της ομάδας που είναι υπεύθυνο για αυτό.
- Προσθέστε κάθε κωδικό αναφοράς παραγγελίας όταν επιβεβαιώνεται η παραγγελία.
- Προσθέστε τον σχετικό κωδικό αναφοράς πληρωμής αφού ελέγξετε το καταγεγραμμένο αποτέλεσμά της.
Ένα υποθετικό παράδειγμα μεταβίβασης από το ερώτημα έως την πληρωμή
Υποθετικό παράδειγμα: μια μικρή επιχείρηση τροφοδοσίας δέχεται ένα αίτημα για παραγγελία με παραλαβή από το κατάστημα. Ένα μέλος της ομάδας το καταχωρίζει ως ENQ-042 στο μητρώο αιτημάτων. Όταν ο πελάτης αποδέχεται τη συμφωνημένη επιλογή, η επιχείρηση δημιουργεί την παραγγελία ORD-118 στο σύστημα παραγγελιών της. Το μητρώο συνδέει τους δύο κωδικούς αναφοράς, ενώ η εγγραφή της παραγγελίας αποτελεί πλέον την επίσημη πηγή για τις ποσότητες, την ώρα παραλαβής και τη συμφωνημένη τιμή.
Κατά την παραλαβή, ο πελάτης πληρώνει με κάρτα. Η ομάδα ελέγχει το αποτέλεσμα της πληρωμής στην υπηρεσία πληρωμών και καταγράφει τον σχετικό κωδικό αναφοράς πληρωμής δίπλα στην παραγγελία ORD-118 στο μητρώο παραδόσεων. Όταν ο πελάτης ρωτά αργότερα για την πληρωμή, το προσωπικό ακολουθεί τη σύνδεση από το ENQ-042 στο ORD-118 και έπειτα στην εγγραφή της πληρωμής. Πρόκειται για παράδειγμα συμφωνημένης μη αυτόματης διαδικασίας και όχι για ισχυρισμό ότι συγκεκριμένα προϊόντα ανταλλάσσουν αυτόματα αυτές τις εγγραφές.
Διαχωρίστε τις επιβεβαιωμένες δυνατότητες από τα ερωτήματα σχετικά με τις διασυνδέσεις
Η NeroPay προσφέρει τερματικά καρτών και υπηρεσίες πληρωμών, λογισμικό NeroPOS/ePOS, διαδικτυακές παραγγελίες και ιστοτόπους NeroWeb, λογισμικό κρατήσεων NeroBooking και επιλογές πληρωμής μέσω QR. Το NeroWeb υποστηρίζει απευθείας διαδικτυακές παραγγελίες. Αυτές οι δυνατότητες δεν αποδεικνύουν από μόνες τους ότι ένα αίτημα, μια παραγγελία και μια πληρωμή μοιράζονται κοινό κωδικό αναφοράς ή ενημερώνουν αυτόματα το ένα το άλλο.
Το NeroConnect προορίζεται για τη σύνδεση παρόχων λογισμικού/POS και των εμπόρων που εξυπηρετούν με υπηρεσίες πληρωμών. Κάθε συγκεκριμένη διασύνδεση χρειάζεται πάντως επιβεβαίωση από την ομάδα. Ρωτήστε ποιες εγγραφές μεταφέρονται, προς ποια κατεύθυνση, τι ενεργοποιεί τη μεταφορά και πώς εμφανίζονται οι αποτυχίες. Μέχρι να επιβεβαιωθούν αυτές οι λεπτομέρειες, προβλέψτε μη αυτόματη μεταβίβαση των στοιχείων. Πρέπει επίσης να επιβεβαιωθούν η διαθεσιμότητα των προϊόντων, οι υποστηριζόμενες συσκευές, οι διασυνδέσεις και οι εμπορικοί όροι.
- Ρωτήστε αν υποστηρίζονται τα συγκεκριμένα συστήματά σας και η ροή εργασίας που σκοπεύετε να ακολουθήσετε.
- Επιβεβαιώστε αν μεταφέρονται οι κωδικοί αναφοράς, οι καταστάσεις ή και τα δύο.
- Συμφωνήστε μια εναλλακτική διαδικασία για ενημερώσεις που λείπουν, διπλότυπες εγγραφές και μεταβιβάσεις στοιχείων που διακόπτονται.
Ελέγξτε τη διαδρομή πριν βασιστείτε σε αυτή
Εξετάστε βήμα προς βήμα ένα απλό αίτημα και μία εξαιρετική περίπτωση, όπως μια παραγγελία που τροποποιήθηκε μετά την επιβεβαίωση. Ελέγξτε ότι κάποια τροποποίηση δεν έχει διαγράψει τις αρχικές συνδέσεις. Διατηρείτε την κατάσταση εκτέλεσης ξεχωριστή από την κατάσταση πληρωμής: μια παραγγελία μπορεί να είναι έτοιμη για παραλαβή, ενώ η πληρωμή χρειάζεται ακόμη έλεγχο. Αν οι εγγραφές διαφέρουν μεταξύ τους, η ομάδα θα πρέπει να γνωρίζει ποια πηγή να συμβουλευτεί και ποιος επιλύει την απόκλιση.
Ο έλεγχος επιτυχίας στην πράξη είναι απλός: ένας συνάδελφος που δεν χειρίστηκε το αίτημα μπορεί να εντοπίσει τη συμφωνημένη παραγγελία, να βρει τα σχετικά αποδεικτικά πληρωμής και να προσδιορίσει την επόμενη ενέργεια χωρίς να κάνει υποθέσεις. Το επόμενο βήμα σας είναι να αποτυπώσετε σε μία σελίδα μια υπάρχουσα ροή εργασίας, να ορίσετε την επίσημη εγγραφή σε κάθε στάδιο και να απευθύνετε τυχόν αναπάντητα ερωτήματα σχετικά με τη διασύνδεση στην ομάδα της NeroPay.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει οι πελάτες να αναφέρουν τον κωδικό αναφοράς του αιτήματος ή της παραγγελίας;
Μόλις επιβεβαιωθεί μια παραγγελία, δώστε στους πελάτες τον κωδικό αναφοράς που χρησιμοποιεί η ομάδα σας για να την εντοπίσει. Διατηρήστε εσωτερικά τη σύνδεση με το αρχικό αίτημα, ώστε οποιοσδήποτε από τους δύο κωδικούς να εξακολουθεί να οδηγεί το προσωπικό στη σωστή εγγραφή.
Ένας κοινός κωδικός αναφοράς σημαίνει ότι τα συστήματα είναι συγχρονισμένα;
Όχι. Ένας κοινός κωδικός αναφοράς βοηθά στον εντοπισμό σχετικών εγγραφών· δεν αποδεικνύει ότι οι αλλαγές ή οι καταστάσεις πληρωμής μεταφέρονται μεταξύ συστημάτων. Επιβεβαιώστε τη συγκεκριμένη διασύνδεση και τους περιορισμούς της.
Τι γίνεται αν μια παραγγελία έχει περισσότερες από μία πληρωμές;
Διατηρείτε κάθε κωδικό αναφοράς πληρωμής συνδεδεμένο ξεχωριστά με την παραγγελία. Ελέγχετε τα επιμέρους αποτελέσματα αντί να τα αντικαθιστάτε με μία μη τεκμηριωμένη σημείωση «εξοφλήθηκε».
Ποια εγγραφή πρέπει να εμπιστεύεται το προσωπικό όταν οι καταστάσεις διαφέρουν μεταξύ τους;
Χρησιμοποιήστε τη συμφωνημένη πηγή για το συγκεκριμένο στοιχείο: την επιβεβαιωμένη παραγγελία για το τι παρέχεται και την καταχώριση της υπηρεσίας πληρωμών για το αποτέλεσμα της πληρωμής. Αναθέστε σε κάποιον να διερευνήσει και να διορθώσει την ασυμφωνία.