1. Προετοιμάστε τα στοιχεία που τεκμηριώνουν τα αρχεία σας
Τηρείτε ένα φύλλο αναφοράς με την επωνυμία της επιχείρησής σας, τυχόν διακριτικό τίτλο, τα στοιχεία επικοινωνίας και το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για ερωτήματα σχετικά με την τήρηση των λογιστικών βιβλίων. Χρησιμοποιείτε με συνέπεια τα ίδια στοιχεία κατά την ταυτοποίηση των αρχείων σας. Αν παλαιότερα έγγραφα αναφέρουν διαφορετική επωνυμία ή διεύθυνση, σημειώστε το αντί να αλλάξετε τα πρωτότυπα.
Στη συνέχεια, καταγράψτε όσα έχετε ήδη: αρχεία πωλήσεων, τιμολόγια προμηθευτών, αποδείξεις εξόδων, καταστάσεις πληρωμών και τυχόν υπάρχοντα υπολογιστικά φύλλα λογιστικής παρακολούθησης. Σημειώστε πού αποθηκεύεται κάθε σύνολο αρχείων και ποιες ημερομηνίες καλύπτει. Αυτό βοηθά τον λογιστή σας να εντοπίσει κενά χωρίς να χρειάζεται να αναζητά στοιχεία σε πολλά γραμματοκιβώτια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Δημιουργήστε ένα ενιαίο φύλλο αναφοράς για τα στοιχεία της επιχείρησης και τις θέσεις αποθήκευσης των αρχείων.
- Καταγράψτε ξεχωριστά τα έγγραφα που λείπουν, ώστε να μη χαθούν μέσα στις εργασίες αρχικής οργάνωσης.
2. Συμφωνήστε από πότε θα ξεκινούν τα αρχικά σας αρχεία
Επιλέξτε μια σαφή ημερομηνία έναρξης με τον λογιστή σας πριν καταχωρίσετε μεγάλο όγκο εκκρεμών αρχείων. Ξεκινώντας από μια πρόσφατη περίοδο, η αρχική εργασία μπορεί να γίνει πιο διαχειρίσιμη, ενώ η μεταφορά παλαιότερων αρχείων μπορεί να προσφέρει πληρέστερη εικόνα. Το αντιστάθμισμα είναι ο πρόσθετος έλεγχος και η μεγαλύτερη πιθανότητα επικάλυψης με εργασία που έχει ήδη ολοκληρωθεί αλλού.
Μη θεωρείτε δεδομένο ότι κάθε γραμμή υπολογιστικού φύλλου ή εγγραφή κατάστασης πρέπει να γίνει νέα καταχώριση. Ρωτήστε τον λογιστή σας τι πρέπει να μεταφερθεί και πώς να χειριστείτε τις εκκρεμότητες ή τα υπάρχοντα σύνολα. Διατηρήστε προσβάσιμα τα παλαιότερα πρωτογενή έγγραφα, ακόμη κι αν βρίσκονται εκτός της συμφωνημένης αρχικής περιόδου.
- Καταγράψτε τη συμφωνημένη ημερομηνία έναρξης και το αντικείμενο των εργασιών.
- Εντοπίστε τις εγγραφές που έχουν ήδη καταχωριστεί σε άλλο σύστημα.
- Διατηρήστε τα εκκρεμή ζητήματα της έναρξης σε μια κοινή λίστα ερωτημάτων.
3. Οργανώστε έσοδα, έξοδα και δικαιολογητικά
Ομαδοποιήστε τα πρωτογενή παραστατικά έτσι ώστε να μπορεί να τα παρακολουθήσει κάποιος που δεν τα γνωρίζει. Για κάθε έσοδο ή έξοδο, επιδιώξτε να προσδιορίσετε την ημερομηνία, το ποσό, τον πελάτη ή τον προμηθευτή, τον σκοπό και το σχετικό παραστατικό, εφόσον είναι διαθέσιμο. Διατηρήστε τα αρχικά αρχεία ανέπαφα και χρησιμοποιήστε συνεπή ονομασία αρχείων στους φακέλους των εγγράφων σας.
Μια εγγραφή πώλησης, μια πληρωμή πελάτη και η πίστωση χρημάτων σε έναν λογαριασμό μπορεί να περιγράφουν διαφορετικά στάδια της ίδιας συναλλαγής. Η αντιμετώπιση καθενός ως ξεχωριστού εσόδου θα μπορούσε να οδηγήσει σε διπλοκαταχώριση. Αντίστοιχα, μια απόδειξη και η αντίστοιχη πληρωμή δεν αποτελούν αυτομάτως δύο έξοδα. Ρωτήστε τον λογιστή σας πώς πρέπει να αποτυπωθούν αυτά και επαληθεύστε τις σχετικές επιλογές στον τρέχοντα λογαριασμό σας στο NeroBooks.
- Ξεχωρίστε τα έγγραφα που χρειάζονται διευκρινίσεις από εκείνα που είναι έτοιμα για καταχώριση.
- Επισημάνετε τις πιθανές διπλοεγγραφές αντί να διαγράφετε αποδεικτικά στοιχεία.
- Καταγράψτε τι λείπει όταν δεν μπορεί να βρεθεί μια απόδειξη ή ένα τιμολόγιο.
4. Αποφασίστε ποιος καταχωρίζει, ελέγχει και επιλύει απορίες
Συμφωνήστε τις αρμοδιότητες πριν από τον πρώτο έλεγχο. Μπορείτε να συγκεντρώνετε τα έγγραφα και να εξηγείτε τις αγορές, ενώ ο λογιστής σας ελέγχει πώς έχουν οργανωθεί οι εγγραφές. Εναλλακτικά, ο λογιστής σας μπορεί να αναλάβει την καταχώριση από τα έγγραφα που παρέχετε. Αν αναλάβετε περισσότερες εργασίες, μπορεί να μειωθεί η δουλειά κατά την παράδοση στον λογιστή, αλλά μόνο εφόσον η προσέγγιση είναι συνεπής και συμφωνημένη.
Ορίστε μια συχνότητα ελέγχου που να ταιριάζει στον όγκο της δραστηριότητας και επιλέξτε πού θα τηρείτε τα αναπάντητα ερωτήματα. Για κάθε ερώτημα, συμπεριλάβετε την αναφορά του εγγράφου, τι χρειάζεται διευκρίνιση και ποιος θα απαντήσει. Επιβεβαιώστε ποιες επιλογές πρόσβασης ή κοινοποίησης είναι διαθέσιμες στον τρέχοντα λογαριασμό σας, αντί να θεωρείτε δεδομένο ότι ο λογιστής σας μπορεί να βλέπει τα πάντα.
- Ορίστε υπεύθυνο για τη συλλογή, την καταχώριση και τον έλεγχο των εγγράφων.
- Συμφωνήστε πότε θα εξετάζονται τα ερωτήματα και ποιος θα απαντά σε αυτά.
- Επιβεβαιώστε πώς θα κοινοποιούνται οι εγγραφές και οι αναφορές.
5. Δοκιμάστε μια μικρή ομάδα αρχείων πριν συνεχίσετε
Υποθετικό παράδειγμα: μια νέα επιχείρηση κηπουρικής έχει έξι τιμολόγια πελατών, τέσσερις αποδείξεις αγορών και μια κατάσταση πληρωμών για την πρώτη της εβδομάδα. Ο ιδιοκτήτης συγκεντρώνει αυτά τα έγγραφα, αλλά παρατηρεί ότι μια πληρωμή πελάτη εμφανίζεται τόσο σε ένα υπολογιστικό φύλλο όσο και στην κατάσταση. Επισημαίνει τη διπλή εμφάνιση και ρωτά τον λογιστή του πώς να την αποτυπώσει, αντί να καταχωρίσει και τις δύο ως νέο έσοδο.
Χρησιμοποιήστε μια αντίστοιχα διαχειρίσιμη ομάδα εγγράφων για να δοκιμάσετε τη δική σας ροή εργασίας. Το μετρήσιμο κριτήριο επιτυχίας είναι η ιχνηλασιμότητα: μπορείτε να επιλέξετε ένα καταχωρισμένο στοιχείο, να βρείτε το σχετικό παραστατικό και να εξηγήσετε το ποσό του χωρίς να ψάχνετε σε διάφορα σημεία; Εξετάστε μια διαθέσιμη αναφορά μαζί με τον λογιστή σας και διερευνήστε τυχόν ανεξήγητες διαφορές πριν επεξεργαστείτε τα υπόλοιπα.
- Επιλέξτε μια μικρή ομάδα εγγράφων που περιλαμβάνει τόσο έσοδα όσο και έξοδα.
- Ελέγξτε κάθε στοιχείο σε αντιπαραβολή με τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία.
- Διευκρινίστε τις ασαφείς εγγραφές και καταγράψτε τη συμφωνημένη προσέγγιση για τις επόμενες ομάδες εγγράφων.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι όλες τις παλιές αποδείξεις πριν ξεκινήσω;
Όχι απαραίτητα. Συμφωνήστε με τον λογιστή σας την περίοδο έναρξης, συγκεντρώστε ό,τι είναι διαθέσιμο και καταγράψτε με σαφήνεια τα αποδεικτικά στοιχεία που λείπουν. Μην επινοείτε στοιχεία για να καλύψετε τα κενά.
Να οργανώσω τις εγγραφές μόνος μου ή να το αφήσω στον λογιστή μου;
Συμφωνήστε από κοινού τον καταμερισμό των εργασιών. Η συγκέντρωση εγγράφων και η επεξήγηση των συναλλαγών αποτελούν χρήσιμη προετοιμασία, ακόμη κι αν ο λογιστής σας αναλαμβάνει την καταχώριση και τον έλεγχο. Αποφύγετε να καταχωρίζετε και οι δύο ανεξάρτητα την ίδια ομάδα εγγράφων.
Μπορώ να θεωρήσω δεδομένο ότι το NeroBooks συνδέεται με την τράπεζά μου ή υποβάλλει δηλώσεις;
Όχι. Επιβεβαιώστε τις συγκεκριμένες δυνατότητες στον τρέχοντα λογαριασμό σας. Σχεδιάστε την προετοιμασία σας με βάση τις εγγραφές στις οποίες έχετε πρόσβαση, αντί να θεωρείτε δεδομένο ότι είναι διαθέσιμη η σύνδεση με τράπεζα ή η λειτουργία υποβολής δηλώσεων.
Τι πρέπει να κάνω μετά τη δοκιμαστική παρτίδα;
Ζητήστε από τον λογιστή σας να εξετάσει τυχόν απορίες, να επιβεβαιώσει τον τρόπο εργασίας και να συμφωνήσετε την επόμενη παρτίδα. Συνεχίστε να ακολουθείτε την ίδια διαδικασία ονομασίας και ελέγχου των εγγράφων.