Το δελτίο αποστολής υποστηρίζει την παράδοση των εμπορευμάτων
Το δελτίο αποστολής βοηθά την αποθήκη, τον οδηγό και τον πελάτη σας να συμφωνήσουν ποια εμπορεύματα παραδίδονται. Στα χρήσιμα στοιχεία περιλαμβάνονται ο πελάτης και ο τόπος παράδοσης, η ημερομηνία παράδοσης, οι περιγραφές των προϊόντων, οι ποσότητες και ένας μοναδικός κωδικός αναφοράς παράδοσης. Όταν ο πελάτης παρέχει αριθμό εντολής αγοράς, η αναγραφή του σε όλα τα σχετικά έγγραφα διευκολύνει τους ελέγχους παραλαβής του.
Ο λειτουργικός του σκοπός είναι να υποστηρίζει τον έλεγχο, όχι να ζητά πληρωμή. Ο παραλήπτης πρέπει να συγκρίνει τα εμπορεύματα με το δελτίο και να επισημαίνει είδη που λείπουν, έχουν υποστεί ζημιά ή δεν αναμένονταν. Το δελτίο αποστολής από μόνο του δεν αποδεικνύει ότι όλα τα είδη έγιναν αποδεκτά χωρίς πρόβλημα· κρατήστε μαζί του κάθε καταγραφή αποκλίσεων.
Το τιμολόγιο εξηγεί το αίτημα πληρωμής
Το τιμολόγιο ενημερώνει τον πελάτη για το τι χρεώνετε και παρέχει έναν κωδικό αναφοράς που μπορεί να χρησιμοποιήσει το λογιστήριό του κατά τη διαχείριση του αιτήματος. Για αυτή τη ροή εργασίας, τα σημαντικά στοιχεία είναι ο σωστός λογαριασμός πελάτη, τα εμπορεύματα που χρεώνονται, τα ποσά, οι συμφωνημένοι όροι πληρωμής και οι αναφορές που παραπέμπουν στα σχετικά αρχεία παραγγελίας και παράδοσης.
Μην περιμένετε από ένα τιμολόγιο να αντικαταστήσει τον έλεγχο παραλαβής. Ένας υπάλληλος του λογιστηρίου μπορεί να δει το τιμολόγιο χωρίς να έχει δει ποτέ τα εμπορεύματα. Αντίστοιχα, το άτομο που εκφορτώνει μια παράδοση μπορεί να μην έχει καμία ευθύνη για τις πληρωμές. Ρωτήστε τον πελάτη πού πρέπει να αποστέλλεται κάθε έγγραφο, αντί να υποθέτετε ότι ένας υπεύθυνος χειρίζεται τα πάντα. Πρόκειται για λειτουργική διάκριση και όχι για καθοδήγηση σχετικά με τις απαιτήσεις έκδοσης φορολογικών παραστατικών.
Επιλέξτε το έγγραφο με βάση την εργασία, όχι μόνο τη χρονική στιγμή
Αν η άμεση εργασία είναι ο έλεγχος μιας παράδοσης, δώστε το δελτίο αποστολής. Αν είναι το αίτημα πληρωμής, δώστε το τιμολόγιο. Όταν και οι δύο εργασίες γίνονται ταυτόχρονα, ο πελάτης μπορεί να χρειάζεται και τα δύο έγγραφα. Για έναν λογαριασμό επαγγελματία πελάτη με πολλές παραδόσεις, μια κατάσταση λογαριασμού μπορεί να βοηθήσει στην επισκόπηση της θέσης του λογαριασμού, αλλά οι επιμέρους αναφορές τιμολογίων και παραδόσεων παραμένουν σημαντικές όταν προκύπτει ερώτημα για συγκεκριμένη χρέωση.
Συμφωνήστε πώς θα διαχειρίζεστε τις τμηματικές παραδόσεις πριν προκύψουν. Η χρέωση ανά παράδοση μπορεί να διευκολύνει την αντιστοίχιση, ενώ η ομαδοποίηση παραδόσεων μπορεί να μειώσει τον αριθμό των αιτημάτων πληρωμής που διαχειρίζεται ο πελάτης. Και οι δύο προσεγγίσεις χρειάζονται σαφή σύνδεση μεταξύ των παραστατικών και πρέπει να ακολουθούν τα συμφωνηθέντα. Αποφασίστε επίσης ποιος καταγράφει τις ελλείψεις και ποιος εξετάζει την επίδρασή τους στο τιμολόγιο· μην αφήνετε τον οδηγό να αποφασίζει αυτοσχεδιάζοντας.
- Ρωτήστε ποιους αριθμούς αναφοράς χρειάζεται ο πελάτης για να αντιστοιχίζει τα εμπορεύματα με τις χρεώσεις.
- Επιβεβαιώστε τα ξεχωριστά πρόσωπα επικοινωνίας για την παραλαβή εμπορευμάτων και το λογιστήριο, όπου χρειάζεται.
- Συμφωνήστε πώς θα καταγράφονται οι τμηματικές παραδόσεις και οι αποκλίσεις.
Υποθετικό παράδειγμα: μία παραγγελία, δύο παραδόσεις
Μια καφετέρια παραγγέλνει 12 κιβώτια ποτών από έναν χονδρέμπορο με εντολή αγοράς CAFE-42. Οκτώ κιβώτια φτάνουν την Τρίτη με δελτίο αποστολής DN-108· τα υπόλοιπα τέσσερα φτάνουν την Πέμπτη με το DN-115. Κάθε δελτίο αναγράφει τις ποσότητες που παραδόθηκαν στη συγκεκριμένη παράδοση και τον ίδιο αριθμό αναφοράς της εντολής αγοράς του πελάτη. Ο υπεύθυνος της καφετέριας μπορεί να ελέγξει κάθε παραλαβή χωρίς να εκλάβει την πρώτη παράδοση ως ολοκλήρωση της παραγγελίας.
Ας υποθέσουμε ότι έχει συμφωνηθεί η τιμολόγηση μετά την παράδοση ολόκληρης της παραγγελίας. Το τιμολόγιο INV-260 καλύπτει τότε τα 12 κιβώτια και παραπέμπει στα CAFE-42, DN-108 και DN-115. Ο υπεύθυνος επικοινωνίας του λογιστηρίου της καφετέριας μπορεί να συνδέσει τη χρέωση και με τις δύο παραδόσεις. Αν το άτομο που παρέλαβε την Τρίτη καταγράψει μόνο επτά κιβώτια, ο χονδρέμπορος θα πρέπει να διερευνήσει αυτή την απόκλιση πριν θεωρήσει ότι τα παραστατικά έχουν τακτοποιηθεί· η αρχική ποσότητα της παραγγελίας δεν αποτελεί απόδειξη παράδοσης.
Ελέγξτε αν οι αναφορές λειτουργούν στην πράξη
Επιλέξτε μία ολοκληρωμένη παραγγελία και παρακολουθήστε την από την αποστολή έως το αίτημα πληρωμής. Μπορεί κάποιος που δεν χειρίστηκε την πώληση να εντοπίσει τι παραδόθηκε, να βρει τυχόν αναφερθείσα απόκλιση και να καταλάβει ποιες παραδόσεις καλύπτει το τιμολόγιο; Αυτό αποτελεί έναν επαληθεύσιμο έλεγχο επιτυχίας. Αν χρειάζεται να ρωτήσει τον πωλητή τι συνέβη, βελτιώστε τους αριθμούς αναφοράς ή τις σημειώσεις παράδοσης πληροφοριών αντί να προσθέτετε περισσότερα ασύνδετα έγγραφα.
Το NeroTrade υποστηρίζει ροές εργασίας χονδρικής, όπως δελτία αποστολής, εμπορικούς λογαριασμούς πελατών, τιμολόγια, καταστάσεις λογαριασμού, δρομολόγια και εισπράξεις. Επιβεβαιώστε ποιες λειτουργίες είναι ενεργοποιημένες στον λογαριασμό εμπόρου σας πριν βασίσετε τη διαδικασία σας σε αυτές. Το επόμενο βήμα σας είναι να εξετάσετε μία τυπική παραγγελία με τους συναδέλφους σας από το τμήμα αποστολών και το λογιστήριο και, στη συνέχεια, να συμφωνήσετε ένα κοινό πρότυπο αριθμών αναφοράς και να ορίσετε ποιος είναι υπεύθυνος για την επίλυση των αποκλίσεων.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται κάθε παράδοση να συνοδεύεται ταυτόχρονα από τιμολόγιο;
Όχι απαραίτητα. Ο πελάτης μπορεί να χρειάζεται δελτίο αποστολής κατά την παράδοση και τιμολόγιο αργότερα, σύμφωνα με τα συμφωνηθέντα. Διευκρινίστε το χρονοδιάγραμμα, ώστε καμία από τις δύο ομάδες να μη θεωρήσει ότι η έλλειψη παραστατικών σημαίνει πως λείπει αίτημα πληρωμής.
Μπορεί ένα τιμολόγιο να καλύπτει περισσότερες παραδόσεις;
Αυτό μπορεί να αποτελέσει λειτουργική επιλογή, εφόσον συνάδει με τα συμφωνηθέντα. Προσδιορίστε με σαφήνεια τις παραδόσεις, ώστε ο πελάτης να μπορεί να ελέγχει κάθε μέρος της χρέωσης χωρίς να χρειάζεται να κάνει υποθέσεις.
Τι γίνεται αν το δελτίο αποστολής και το τιμολόγιο αναγράφουν διαφορετικές ποσότητες;
Ελέγξτε την παραγγελία, τα αρχεία παραδόσεων και τυχόν σημειώσεις ελλείψεων ή επιστροφών. Εξηγήστε τη διαφορά στον πελάτη και διορθώστε τη σχετική καταχώριση, αντί να θεωρήσετε δεδομένο ότι κάποιο από τα δύο παραστατικά είναι σωστό.
Είναι η κατάσταση λογαριασμού το ίδιο με το τιμολόγιο;
Όχι. Η κατάσταση λογαριασμού βοηθά στον έλεγχο της κίνησης και των εκκρεμών στοιχείων ενός λογαριασμού. Το τιμολόγιο προσδιορίζει ένα συγκεκριμένο αίτημα πληρωμής· διατηρείτε διαθέσιμο τον αριθμό αναφοράς του όταν συζητάτε εγγραφές της κατάστασης λογαριασμού.