Επιλέξτε με βάση τις συνέπειες, όχι μόνο το ποσό
Ο έλεγχος με προτεραιότητα στα μεγαλύτερα ποσά οργανώνεται εύκολα και μπορεί να βοηθήσει όταν μια σημαντική κίνηση δεν έχει εξήγηση. Το μειονέκτημά του είναι ότι το ποσό από μόνο του δεν λέει πολλά για την εργασία που απαιτείται. Μια αγορά μεγάλης αξίας με αντίστοιχο τιμολόγιο και σαφή επιχειρηματική αιτιολόγηση μπορεί να χρειάζεται λιγότερη προσοχή από επαναλαμβανόμενες μικρές εγγραφές που κανείς δεν μπορεί να αναγνωρίσει.
Μια προσέγγιση που δίνει προτεραιότητα στις συνέπειες εξετάζει τι παραμένει αδιευκρίνιστο αν ένα θέμα περιμένει. Επηρεάζει πολλές εγγραφές; Περιμένει κάποιος μια απάντηση πριν προχωρήσει σε κάποια ενέργεια; Γίνεται δυσκολότερη η πρόσβαση σε μια χρήσιμη πηγή τεκμηρίωσης; Χρησιμοποιήστε αυτά τα ερωτήματα για να προτείνετε προτεραιότητες και, στη συνέχεια, αφήστε τον λογιστή σας να προσαρμόσει τη σειρά. Αντιμετωπίστε μια ασυνήθιστη κίνηση ως κάτι που χρειάζεται διερεύνηση, όχι ως απόδειξη λάθους.
Συγκρίνετε τις ανεξήγητες κινήσεις με τα έγγραφα που λείπουν
Η προτεραιότητα στις ανεξήγητες κινήσεις έχει νόημα όταν η ομάδα δεν μπορεί να προσδιορίσει σε τι αφορούν τα χρήματα, αν δύο εγγραφές αφορούν το ίδιο γεγονός ή γιατί ένα ποσό διαφέρει από το σχετικό παραστατικό. Συγκεντρώστε την ημερομηνία, το ποσό, τον κωδικό αναφοράς και τις σχετικές εγγραφές. Αποφύγετε να αλλάξετε μια εγγραφή απλώς για να φαίνεται ότι συμφωνούν τα ποσά.
Μια προσέγγιση που δίνει προτεραιότητα στα έγγραφα λειτουργεί καλύτερα όταν η υποκείμενη δραστηριότητα είναι κατανοητή αλλά η τεκμηρίωση είναι ελλιπής. Το μειονέκτημα είναι ότι ο λογιστής σας μπορεί να αφιερώσει χρόνο στον εντοπισμό εγγράφων που θα μπορούσε να είχε εξασφαλίσει η ομάδα σας. Διαχωρίστε τις απλές εργασίες αναζήτησης από τα ουσιαστικά ερωτήματα: μια γνωστή αγορά για την οποία λείπει η απόδειξη απαιτεί αναζήτηση του εγγράφου· μια άγνωστη πληρωμή χωρίς σαφή σκοπό απαιτεί έλεγχο.
- Για μια ανεξήγητη κίνηση, αναφέρετε τι είναι γνωστό και τι παραμένει αδιευκρίνιστο.
- Για έγγραφα που λείπουν, προσδιορίστε ποιο έγγραφο χρειάζεται και ποιος θα το ζητήσει.
- Αν ισχύουν και τα δύο, κρατήστε τα μαζί ως ένα θέμα προς έλεγχο, αντί να δημιουργήσετε ανταγωνιστικές εργασίες.
Δώστε προτεραιότητα στα ερωτήματα που εμποδίζουν άλλες εργασίες
Μερικές φορές, το καλύτερο σημείο εκκίνησης δεν είναι ούτε η μεγαλύτερη συναλλαγή ούτε η παλαιότερη απόδειξη που λείπει. Είναι ένα ερώτημα του οποίου η απάντηση καθορίζει τον χειρισμό αρκετών άλλων στοιχείων. Για παράδειγμα, η ομάδα μπορεί να μην γνωρίζει αν ένα παραστατικό προμηθευτή αντικαθιστά μια προηγούμενη έκδοση ή αφορά ξεχωριστή αγορά.
Ο έλεγχος που ξεκινά από ένα ερώτημα μπορεί να αποτρέψει την επανάληψη εργασιών, αλλά τα αόριστα αιτήματα τον καθιστούν αναποτελεσματικό. Αντικαταστήστε το «παρακαλώ ελέγξτε τις πληρωμές προμηθευτών» με ένα συγκεκριμένο ερώτημα, τα σχετικά στοιχεία αναφοράς και τα αποδεικτικά στοιχεία που έχουν ήδη ελεγχθεί. Η ομάδα σας μπορεί να εξηγήσει τις εμπορικές συναλλαγές και να συγκεντρώσει έγγραφα· τις λογιστικές αποφάσεις πρέπει να τις λαμβάνει ο αρμόδιος εξουσιοδοτημένος επαγγελματίας. Αν μια πραγματική προθεσμία επηρεάζει την προτεραιότητα, αναφέρετέ την και εξηγήστε γιατί.
Ένα υποθετικό παράδειγμα: τρία θέματα που διεκδικούν προτεραιότητα
Ένα μικρό στούντιο σχεδιασμού έχει μια μη αναγνωρίσιμη εξερχόμενη πληρωμή £180, μια αγορά εξοπλισμού £1,400 με τιμολόγιο και επιβεβαιωμένη αιτιολόγηση, καθώς και έξι χρεώσεις ταχυμεταφορών για τις οποίες λείπουν αποδείξεις. Η ομάδα αναγνωρίζει τις χρεώσεις ταχυμεταφορών. Η εξερχόμενη πληρωμή έχει ένα στοιχείο αναφοράς που μοιάζει με εκείνο ενός τιμολογίου προμηθευτή, το οποίο εμφανίζεται και σε άλλο σημείο των αρχείων.
Το στούντιο προτείνει να ελεγχθεί πρώτα το στοιχείο £180, επειδή η ταυτότητά του δεν είναι σαφής και ενδέχεται να σχετίζεται με άλλη καταχώριση. Δεν το χαρακτηρίζει διπλοεγγραφή. Στο μεταξύ, ένα μέλος της ομάδας ζητά τις αποδείξεις ταχυμεταφορών, ώστε η συγκέντρωση αποδεικτικών στοιχείων να συνεχίζεται χωρίς αναμονή για τον λογιστή. Η αγορά εξοπλισμού παραμένει διαθέσιμη για τον συνήθη έλεγχο, με τα δικαιολογητικά της συγκεντρωμένα.
Το κριτήριο επιτυχίας είναι παρατηρήσιμο: ο λογιστής μπορεί να εντοπίσει τις σχετικές καταχωρίσεις, να κατανοήσει την αβεβαιότητα και να προσδιορίσει το επόμενο ερώτημα προς διερεύνηση, χωρίς να ζητήσει από την ομάδα να ανασυνθέσει το ιστορικό. Αν τα αποδεικτικά στοιχεία δεν επιλύσουν το ζήτημα με το στοιχείο £180, αυτό παραμένει ανοιχτό με σαφώς καθορισμένη επόμενη ενέργεια, αντί να επισημανθεί ως ολοκληρωμένο.
Μετατρέψτε τις προτεραιότητες σε μια εύχρηστη λίστα ελέγχου
Το NeroBooks παρέχει εργαλεία τήρησης λογιστικών βιβλίων για επιχειρηματικά αρχεία, έσοδα, έξοδα, αποδείξεις και αναφορές. Χρησιμοποιήστε αυτά τα αρχεία ως βάση για την προετοιμασία των ερωτημάτων σας και επαληθεύστε κάθε συγκεκριμένη λειτουργία στον τρέχοντα λογαριασμό σας πριν βασιστείτε σε αυτήν. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι το λογισμικό εντοπίζει αυτόματα αποκλίσεις, ορίζει προτεραιότητες ελέγχου ή παρέχει αποδεικτικά στοιχεία που λείπουν.
Κρατήστε τη λίστα ελέγχου αρκετά σύντομη ώστε να διαβάζεται με μια ματιά. Κάθε στοιχείο πρέπει να εξηγεί την αβεβαιότητα, να παραπέμπει σε αποδεικτικά στοιχεία και να διαχωρίζει την επόμενη εργασία της ομάδας από την απόφαση του λογιστή. Ζητήστε από τον λογιστή σας να επιβεβαιώσει ή να αλλάξει την προτεινόμενη σειρά, πριν η ομάδα αφιερώσει χρόνο στην τακτοποίηση καταχωρίσεων χαμηλότερης προτεραιότητας.
- Καταγράψτε ένα στοιχείο αναφοράς, την ημερομηνία και το ποσό, όπου χρειάζεται.
- Διατυπώστε ένα σαφές ερώτημα και συνοψίστε όσα έχουν ήδη ελεγχθεί.
- Προσδιορίστε τα υποστηρικτικά αρχεία και κάθε έγγραφο που λείπει.
- Ορίστε ονομαστικά το άτομο που είναι υπεύθυνο για την επόμενη ενέργεια.
- Μετά τον έλεγχο, καταγράψτε το αποτέλεσμα ή το ερώτημα που παραμένει ανοιχτό.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει πάντα να βάζουμε πρώτο το παλαιότερο εκκρεμές στοιχείο;
Ο χρόνος που έχει περάσει έχει σημασία όταν τα αποδεικτικά στοιχεία μπορεί να γίνουν δυσκολότερα στην ανάκτηση, αλλά δεν πρέπει να καθορίζει ολόκληρη τη σειρά. Εξηγήστε πόσο καιρό παραμένει ανοιχτό το στοιχείο και αν επηρεάζει άλλες εργασίες.
Πρέπει να περιμένουμε μέχρι να έχουμε όλες τις αποδείξεις;
Όχι απαραίτητα. Κοινοποιήστε μια στοχευμένη λίστα ελέγχου, στην οποία τα έγγραφα που λείπουν επισημαίνονται με σαφήνεια. Η ομάδα σας μπορεί να συνεχίσει να συγκεντρώνει αποδεικτικά στοιχεία, ενώ ο λογιστής εξετάζει ερωτήματα για τα οποία υπάρχει ήδη επαρκές πλαίσιο.
Μπορούμε να διορθώσουμε μια καταχώριση πριν ρωτήσουμε τον λογιστή;
Μην κάνετε εικασίες για να εξαλείψετε μια φαινομενική ασυμφωνία. Διατηρήστε τα υποστηρικτικά αποδεικτικά στοιχεία, εξηγήστε το ζήτημα και ρωτήστε τον αρμόδιο εξουσιοδοτημένο επαγγελματία πώς πρέπει να αντιμετωπιστεί.