1. Χαρτογραφήστε τη διαδρομή της πληρωμής πριν επιλέξετε εξοπλισμό
Ξεκινήστε από τον τρόπο εξυπηρέτησης με τον μεγαλύτερο φόρτο. Οι πληρωμές στον πάγκο μπορεί να εξυπηρετούνται από ένα σταθερό σημείο πληρωμής, ενώ η εξυπηρέτηση στα τραπέζια απαιτεί σαφή διαδικασία για τη μεταφορά του λογαριασμού και της συσκευής πληρωμών στον πελάτη. Αν το προσωπικό δέχεται πληρωμές σε εξωτερικούς χώρους ή εκτός της κύριας σάλας, συμπεριλάβετε αυτούς τους χώρους στις απαιτήσεις σας, αντί να θεωρείτε ότι μία διαμόρφωση καλύπτει τα πάντα.
Καταγράψτε τις πληρωμές που ενδέχεται να γίνονται ταυτόχρονα: παραλαβή παραγγελίας σε πακέτο, ένα τραπέζι που ζητά τον λογαριασμό και ένας πελάτης που εξοφλεί στην υποδοχή. Με βάση αυτά, συζητήστε με την NeroPay τον αριθμό των τερματικών και τις κατάλληλες συσκευές. Η διαθεσιμότητα, οι υποστηριζόμενες συσκευές και οι λειτουργίες πρέπει να επιβεβαιώνονται· μην θεωρείτε δεδομένο ότι ένα τερματικό υποστηρίζει επιμερισμό λογαριασμού, φιλοδωρήματα ή συγκεκριμένο τρόπο σύνδεσης.
- Σχεδιάστε τα βήματα από το αίτημα για τον λογαριασμό έως την επιβεβαίωση της πληρωμής.
- Καταγράψτε τα σημεία όπου μπορεί να γίνονται ταυτόχρονα πληρωμές κατά τις ώρες αιχμής.
- Ορίστε ποιος ελέγχει τον λογαριασμό και ποιος τον καταχωρίζει ως εξοφλημένο.
2. Ελέγξτε τη συνδεσιμότητα στα σημεία όπου πραγματοποιούνται οι πληρωμές
Ρωτήστε ποιες επιλογές σύνδεσης υποστηρίζει το προτεινόμενο τερματικό και στη συνέχεια αξιολογήστε τις με βάση τη διαρρύθμιση του χώρου σας. Μια εγκατάσταση στον πάγκο μπορεί να έχει διαφορετικές απαιτήσεις από μια συσκευή που μεταφέρεται μεταξύ τραπεζιών. Όπου υποστηρίζεται Wi-Fi, δοκιμάστε τη σύνδεση στα πραγματικά σημεία πληρωμής, συμπεριλαμβανομένων των βεραντών, των ιδιωτικών αιθουσών και των χώρων πίσω από χοντρούς τοίχους. Η ύπαρξη σήματος στο ταμείο δεν εξασφαλίζει κάλυψη στους υπόλοιπους χώρους.
Για κάθε υποστηριζόμενη σύνδεση μέσω δικτύου κινητής τηλεφωνίας, ρωτήστε για τις απαιτήσεις κάλυψης, τις σχετικές χρεώσεις και το τι συμβαίνει όταν διακόπτεται η σύνδεση. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι διατίθενται πληρωμές εκτός σύνδεσης ή αυτόματη εναλλαγή σύνδεσης. Προγραμματίστε επίσης τη φόρτιση και τη φύλαξη: μια λειτουργική σύνδεση δεν βοηθά ιδιαίτερα αν η μπαταρία της συσκευής έχει αδειάσει ή κανείς δεν ξέρει πού πρέπει να φυλάσσεται.
- Δοκιμάστε τις υποστηριζόμενες συνδέσεις σε κάθε προβλεπόμενο σημείο πληρωμής.
- Επιβεβαιώστε τη διαδικασία για συναλλαγές που διακόπηκαν ή των οποίων η κατάσταση είναι αβέβαιη.
- Ορίστε ένα σημείο φόρτισης και έλεγχο της μπαταρίας στο τέλος της βάρδιας.
3. Δοκιμάστε τη ροή εργασίας του προσωπικού με μια προσομοίωση εξυπηρέτησης
Υποθετικό παράδειγμα: ένα εστιατόριο δέχεται πληρωμές για παραγγελίες σε πακέτο στον πάγκο και επιτρέπει στους πελάτες της σάλας να πληρώνουν στο τραπέζι τους. Το άτομο που τους εξυπηρετεί ελέγχει τον λογαριασμό του τραπεζιού, παρουσιάζει στον πελάτη το συμφωνημένο ποσό πληρωμής και ακολουθεί τις οδηγίες του τερματικού. Ελέγχει την τελική κατάσταση της συναλλαγής πριν καταχωρίσει την πληρωμή στον σωστό λογαριασμό. Το άτομο που εξυπηρετεί στον πάγκο ακολουθεί τον ίδιο κανόνα επιβεβαίωσης για τις παραλαβές παραγγελιών.
Αν φαίνεται ότι μια πληρωμή διακόπηκε, το άτομο που εξυπηρετεί ελέγχει την καταγεγραμμένη κατάστασή της βάσει της συμφωνημένης διαδικασίας πριν προσπαθήσει ξανά. Κατά την παράδοση της βάρδιας, το προσωπικό επισημαίνει κάθε λογαριασμό που παραμένει σε εκκρεμότητα, αντί να θεωρεί ότι έχει εξοφληθεί. Αυτό το παράδειγμα περιγράφει μια ροή εργασίας για εξάσκηση και δεν αποτελεί ισχυρισμό για συγκεκριμένες λειτουργίες συσκευών της NeroPay. Επιβεβαιώστε αν η διαμόρφωση που έχετε επιλέξει απαιτεί χειροκίνητη εισαγωγή του ποσού ή υποστηρίζει σύνδεση με το λογισμικό του ταμείου σας.
- Εξασκηθείτε στον έλεγχο του ποσού και στην αντιστοίχισή του με τον σωστό λογαριασμό.
- Κάντε δοκιμή μιας πληρωμής που διακόπτεται, χωρίς να την επαναλάβετε αμέσως.
- Δείξτε στο προσωπικό πώς να παραπέμπει στον υπεύθυνο βάρδιας μια συναλλαγή με ασαφή κατάσταση.
4. Επιβεβαιώστε την εκκαθάριση, το κόστος και το εύρος λειτουργιών του λογισμικού
Πριν από την πρώτη σας βάρδια εξυπηρέτησης, ρωτήστε πώς και πότε εκκαθαρίζονται οι πληρωμές, ποιες καταληκτικές ώρες ισχύουν και πώς επηρεάζουν το χρονοδιάγραμμα τα Σαββατοκύριακα ή οι τραπεζικές αργίες. Διευκρινίστε πού μπορεί το προσωπικό να ελέγχει τις συναλλαγές και πώς θα συγκρίνει ο υπεύθυνος αυτές τις εγγραφές με τις πωλήσεις του εστιατορίου. Η ολοκλήρωση μιας συναλλαγής με κάρτα και η πίστωση των χρημάτων στον λογαριασμό που έχετε δηλώσει είναι διαφορετικά στάδια· βεβαιωθείτε ότι η ομάδα γνωρίζει ποια εγγραφή απαντά σε κάθε ερώτημα.
Η NeroPay προσφέρει τερματικά καρτών και υπηρεσίες πληρωμών. Με ένα επιλέξιμο τερματικό καρτών NeroPay, το λογισμικό NeroPOS, NeroWeb και NeroBooking μπορεί να περιλαμβάνεται χωρίς πρόσθετη συνδρομητική χρέωση λογισμικού. Εξακολουθούν να ισχύουν το κόστος των τερματικών, οι χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών, οι προϋποθέσεις επιλεξιμότητας και οι σχετικοί όροι. Επιβεβαιώστε με την ομάδα τις απαιτήσεις σας για το λογισμικό, τις υποστηριζόμενες συσκευές, τυχόν προτεινόμενες διασυνδέσεις και τους εμπορικούς όρους, αντί να θεωρείτε ότι περιλαμβάνονται.
- Ζητήστε σαφή ανάλυση των χρεώσεων για τα τερματικά και την επεξεργασία πληρωμών.
- Επιβεβαιώστε τον χρόνο εκκαθάρισης και το κανάλι επικοινωνίας για σχετικά ερωτήματα.
- Συμφωνήστε πώς θα γίνεται η συμφωνία των πωλήσεων, των επιστροφών χρημάτων και των αρχείων πληρωμών.
5. Κάντε τους τελικούς ελέγχους πριν από το άνοιγμα
Οργανώστε μια κατάλληλη διαδικασία δοκιμής με τον πάροχό σας και κάντε πρόβα ολόκληρης της διαδικασίας πριν από μια περίοδο αυξημένης προσέλευσης. Στα συνηθισμένα λάθη που πρέπει να ελέγξετε περιλαμβάνονται η εισαγωγή λανθασμένου ποσού, η πρόωρη σήμανση ενός λογαριασμού ως εξοφλημένου, η μη φόρτιση μιας συσκευής και η επανάληψη μιας συναλλαγής της οποίας η κατάσταση είναι ασαφής. Συμπεριλάβετε στην εκπαίδευση του προσωπικού τη διαχείριση αποδείξεων και τη συμφωνημένη διαδικασία επιστροφής χρημάτων.
Ορίστε σε κάθε βάρδια ένα συγκεκριμένο άτομο υπεύθυνο για ερωτήματα πληρωμών, τη φύλαξη συσκευών και τους ελέγχους κλεισίματος. Διατηρείτε εύκολα προσβάσιμο το κανάλι υποστήριξης και καταγράψτε τι πρέπει να κάνει το προσωπικό αν οι πληρωμές πάψουν να είναι διαθέσιμες. Κατά το κλείσιμο, συγκρίνετε τα αρχεία πληρωμών με τις πωλήσεις και διερευνήστε τις διαφορές· μη θεωρείτε ότι μια ανεξήγητη απόκλιση θα επιλυθεί αυτόματα από την επόμενη βάρδια.
- Ολοκληρώστε μια πρόβα υπό επίβλεψη με την ομάδα που αναλαμβάνει το άνοιγμα.
- Ελέγξτε τους φορτιστές, τα αναλώσιμα αποδείξεων όπου χρειάζονται και τα στοιχεία επικοινωνίας υποστήριξης.
- Εξετάστε τις εξαιρέσεις της πρώτης περιόδου εξυπηρέτησης πριν από την επόμενη βάρδια.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Με πόσα τερματικά καρτών πρέπει να ξεκινήσει ένα εστιατόριο;
Βασίστε τη συζήτηση στις ταυτόχρονες ανάγκες πληρωμών, τους χώρους εξυπηρέτησης και τις μετακινήσεις του προσωπικού. Ζητήστε από την NeroPay να επιβεβαιώσει τις κατάλληλες συσκευές και τη διαθεσιμότητά τους, αντί να επιλέγετε αποκλειστικά βάσει του αριθμού των τραπεζιών.
Μπορεί ένα τερματικό να καλύψει το ταμείο και τα τραπέζια του εξωτερικού χώρου;
Ενδεχομένως, αλλά επιβεβαιώστε πρώτα την καταλληλότητα της συσκευής και τις υποστηριζόμενες δυνατότητες σύνδεσης. Κάντε δοκιμή στον εξωτερικό χώρο πληρωμών και εξετάστε αν η κοινή χρήση μίας συσκευής θα καθυστερούσε την εξυπηρέτηση στο ταμείο.
Τι πρέπει να κάνει το προσωπικό αν μια πληρωμή φαίνεται να αποτυγχάνει;
Ακολουθήστε τη συμφωνημένη διαδικασία ελέγχου της κατάστασης πριν επιχειρήσετε νέα χρέωση. Παραπέμψτε τα ασαφή αποτελέσματα στον υπεύθυνο βάρδιας ή στο κανάλι υποστήριξης, αντί να υποθέτετε αν η πληρωμή ολοκληρώθηκε.
Η επιβεβαίωση πληρωμής σημαίνει ότι τα χρήματα έχουν εκκαθαριστεί;
Όχι. Η επιβεβαίωση της συναλλαγής και η εκκαθάριση είναι ξεχωριστά στάδια. Επιβεβαιώστε τις ρυθμίσεις εκκαθάρισης με την NeroPay και χρησιμοποιήστε τα σχετικά αρχεία κατά τον έλεγχο των αναμενόμενων ποσών.