Τρεις καταγραφές, τρία διαφορετικά ερωτήματα
Ένα τιμολόγιο αναφέρει για τι χρεώνεται ένας πελάτης. Μπορεί να προσδιορίζει τα είδη, τις ποσότητες, το συνολικό ποσό και τους όρους πληρωμής. Σας βοηθά να εξηγήσετε το ποσό που ζητείται, αλλά η ύπαρξή του και μόνο δεν σας δείχνει αν ο πελάτης έχει πληρώσει. Ένα τιμολόγιο προμηθευτή εξυπηρετεί τον ίδιο λειτουργικό σκοπό όταν το κατάστημά σας είναι ο αγοραστής.
Μια απόδειξη επιβεβαιώνει μια πληρωμή που εισπράχθηκε. Ανάλογα με το πόσο αναλυτική είναι, μπορεί επίσης να δείχνει τι αγοράστηκε, πού και πότε. Είναι χρήσιμη όταν ένας πελάτης ρωτά για μια αγορά, αλλά ενδέχεται να μην εξηγεί μια προηγούμενη προκαταβολή, ένα υπόλοιπο προς εξόφληση ή κάθε λεπτομέρεια που συμφωνήθηκε πριν από την πώληση.
Μια καταγραφή πληρωμής αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο από την πλευρά της πληρωμής, όπως μια εγγραφή συναλλαγής με κάρτα ή μια εγγραφή σε αντίγραφο κίνησης τραπεζικού λογαριασμού. Η κατάστασή της και ο κωδικός αναφοράς βοηθούν να διαπιστωθεί τι συνέβη με τα χρήματα. Μια εγγραφή συναλλαγής ενδέχεται να μην περιγράφει τα αγαθά, ενώ μια απόδειξη ενδέχεται να μη δείχνει αν το ποσό μιας πληρωμής επιστράφηκε αργότερα. Διαβάζετε κάθε καταγραφή με βάση το ερώτημα στο οποίο μπορεί πράγματι να απαντήσει.
Κρατήστε τα αποδεικτικά στοιχεία μαζί, χωρίς να καταχωρίζετε το έσοδο τρεις φορές
Η διατήρηση τριών καταγραφών δεν σημαίνει καταχώριση τριών πωλήσεων. Μπορεί να αποτελούν υποστηρικτικά στοιχεία για μία αγορά. Χρησιμοποιείτε έναν ενιαίο κωδικό αναφοράς πώλησης ή τιμολογίου για να τις συνδέετε και διευκρινίζετε ποιο έγγραφο περιγράφει τη χρέωση και ποιες καταγραφές αφορούν την πληρωμή. Ρωτήστε τον λογιστή σας πώς θέλει να παρουσιάζονται αυτές οι συνδέσεις πριν αλλάξετε τη συνήθη διαδικασία καταχώρισης.
Δεν χρειάζεται ξεχωριστό τιμολόγιο για κάθε πώληση στο ταμείο ώστε να έχει νόημα αυτή η διαδικασία. Τα διαθέσιμα έγγραφα μπορεί να είναι μια αναλυτική απόδειξη ταμείου και μια καταγραφή πληρωμής. Αντίστοιχα, ένα τιμολόγιο που εξοφλείται σε δόσεις μπορεί να έχει πολλές σχετικές καταγραφές πληρωμών. Οργανώστε τα αποδεικτικά στοιχεία που υπάρχουν πράγματι, αντί να δημιουργείτε διπλά έγγραφα απλώς για να συμπληρώσετε ένα σύνολο.
Υποθετικό παράδειγμα: προκαταβολή και πληρωμή κατά την παραλαβή
Φανταστείτε ένα κατάστημα ειδών σπιτιού που δέχεται μια παραγγελία για φωτιστικά αξίας £240. Το κατάστημα εκδίδει ένα τιμολόγιο που περιγράφει την παραγγελία. Ο πελάτης καταβάλλει προκαταβολή £60 με κάρτα, λαμβάνει απόδειξη για την προκαταβολή και στη συνέχεια πληρώνει το υπόλοιπο των £180 κατά την παραλαβή και λαμβάνει άλλη μία απόδειξη. Και οι δύο πληρωμές έχουν τις δικές τους καταγραφές συναλλαγών.
Το τιμολόγιο εξηγεί τη χρέωση £240. Οι δύο αποδείξεις επιβεβαιώνουν τα ποσά που εισπράχθηκαν, ενώ τα αρχεία συναλλαγών βοηθούν τον ιδιοκτήτη να ελέγξει την έκβαση των πληρωμών. Μια αναζήτηση μόνο για £240 δεν θα αναδείκνυε ότι η πληρωμή έγινε σε δύο μέρη. Η σύνδεση όλων των στοιχείων με τον κωδικό αναφοράς της παραγγελίας κάνει κατανοητή τη σειρά των γεγονότων.
Ένας επιτυχημένος έλεγχος έχει επαληθεύσιμο αποτέλεσμα: κάποιος που δεν χειρίστηκε την πώληση μπορεί να βρει το τιμολόγιο, να εντοπίσει και τις δύο πληρωμές και να εξηγήσει γιατί δεν απομένει υπόλοιπο. Αν μια συναλλαγή εμφανίζεται ως εκκρεμής αντί για ολοκληρωμένη, ο ιδιοκτήτης πρέπει να διερευνήσει την τρέχουσα κατάστασή της, αντί να θεωρήσει ότι η απόδειξη λύνει το ζήτημα.
Ελέγξτε τις αποκλίσεις πριν συμπληρώσετε τα κενά
Όταν τα αρχεία δεν συμφωνούν, ξεκινήστε από τον κωδικό αναφοράς και τη χρονική ακολουθία, όχι μόνο από το ποσό. Δύο πελάτες μπορεί να δαπανήσουν το ίδιο συνολικό ποσό και η ημερομηνία πληρωμής μπορεί να διαφέρει από την ημερομηνία που εμφανίζονται τα χρήματα σε έναν λογαριασμό. Μια συγκεντρωτική απόδοση χρημάτων μπορεί επίσης να διαφέρει από μια μεμονωμένη πώληση, γι’ αυτό ελέγξτε τα διαθέσιμα αναλυτικά στοιχεία συναλλαγών και αποδόσεων χρημάτων πριν βγάλετε συμπεράσματα.
Κρατήστε τα αρχικά αποδεικτικά στοιχεία και προσθέστε μια σαφή σημείωση για οτιδήποτε παραμένει ανεπίλυτο. Μην αλλάζετε ένα παραστατικό χωρίς να το επισημαίνετε, μόνο και μόνο για να συμφωνούν τα ποσά. Αν ένας πελάτης ρωτήσει αν έχει πληρώσει, εξηγήστε τι μπορείτε να επιβεβαιώσετε και τι χρειάζεται ακόμη έλεγχο, χωρίς να αποκαλύπτετε στοιχεία συναλλαγών άλλου πελάτη.
- Αντιστοιχίστε τον κωδικό αναφοράς της παραγγελίας ή του τιμολογίου, το ποσό και τις σχετικές ημερομηνίες.
- Ελέγξτε για προκαταβολές, πληρωμές σε περισσότερα μέρη, επιστροφές χρημάτων ή ακυρωμένες προσπάθειες πληρωμής.
- Ελέγξτε την καταγεγραμμένη κατάσταση της πληρωμής αντί να βασίζεστε μόνο σε ένα στιγμιότυπο οθόνης.
- Ρωτήστε τον πάροχο πληρωμών για ασαφή αποτελέσματα συναλλαγών και τον λογιστή σας για ζητήματα καταχώρισης.
Προετοιμάστε μια αλληλουχία καταγραφών που μπορεί να παρακολουθήσει ο λογιστής σας
Επιλέξτε ένα σταθερό σημείο αποθήκευσης για τα παραστατικά αγορών και τα συνοδευτικά αποδεικτικά πληρωμής. Χρησιμοποιήστε σαφείς κωδικούς αναφοράς, διατηρήστε τα αρχεία ευανάγνωστα και σημειώστε όσα στοιχεία λείπουν. Δώστε στον λογιστή σας μια σύντομη εξήγηση για τις εξαιρέσεις, όπως μια προκαταβολή που μεταφέρθηκε σε επόμενη συναλλαγή ή μια επιστροφή χρημάτων που αναμένει διευκρίνιση, αντί να τον αφήνετε να ανασυνθέσει μόνος του όσα συνέβησαν.
Το NeroBooks παρέχει εργαλεία λογιστικής παρακολούθησης για επιχειρηματικά αρχεία, έσοδα, έξοδα, αποδείξεις και αναφορές. Πριν υιοθετήσετε μια συγκεκριμένη ροή εργασίας για τη σύνδεση παραστατικών ή την καταχώριση στοιχείων, επιβεβαιώστε ποιες ακριβώς λειτουργίες είναι διαθέσιμες στον τρέχοντα λογαριασμό σας. Το επόμενο βήμα σας είναι να εξετάσετε μια πρόσφατη πώληση μαζί με τον λογιστή σας και να συμφωνήσετε πώς θα πρέπει να οργανωθούν τα συνοδευτικά αποδεικτικά στοιχεία.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Ένα τιμολόγιο με ένδειξη εξόφλησης αντικαθιστά το αρχείο πληρωμής;
Καταγράφει μια επιβεβαίωση, αλλά τα σχετικά αποδεικτικά πληρωμής βοηθούν να εξηγηθεί πότε και πώς έγινε η πληρωμή. Κρατήστε τον σχετικό κωδικό αναφοράς, όπου είναι διαθέσιμος, ιδίως για δόσεις ή περιπτώσεις όπου αμφισβητείται η έκβαση της πληρωμής.
Πρέπει κάθε πώληση καταστήματος να έχει τρία ξεχωριστά έγγραφα;
Πρόκειται για μια οργανωτική προσέγγιση, όχι για δήλωση νομικών απαιτήσεων. Ορισμένες πωλήσεις έχουν απόδειξη και αρχείο πληρωμής, αλλά όχι ξεχωριστό τιμολόγιο. Ρωτήστε έναν αρμόδιο σύμβουλο για τις απαιτήσεις που αφορούν την επιχείρησή σας.
Τι γίνεται αν λείπει μια απόδειξη;
Κρατήστε τα αποδεικτικά στοιχεία που έχετε, σημειώστε τι λείπει και ζητήστε αντίγραφο από τον εκδότη, όπου είναι δυνατόν. Ρωτήστε τον λογιστή σας ποιες πρόσθετες διευκρινίσεις χρειάζεται, αντί να επινοήσετε ένα υποκατάστατο.