1. 记录交货前，先确认原始订单
从与客户确认的订单入手，而不是依据拣货单或司机的回忆。核查客户账户、订单编号、商品描述、数量和计量单位。即使商品描述看起来完全相同，十箱和十件所代表的订货要求也不同。
保留原始数量，以便用作核对基准。如果客户更改订单，应将订单变更与交货短缺区分开来：经双方同意取消的货品，与仍需交付的货品并不相同。如果工作记录无法清楚体现这种区别，应按照团队约定的流程保留补充记录。
- 找到已确认的订单，并核查客户之后提出的任何修改。
- 确认每个受影响明细项的计量单位。
- 明确交货后由谁负责维护待交货余量记录。
2. 确认已启用的单据流程如何运作
NeroTrade 支持批发业务流程，涵盖送货单、贸易账户、发票、对账单、配送路线和收款。选择处理流程前，请先确认您的企业已启用哪些功能。仅凭这些功能，无法确定您的配置是否会保留订单待交货余量、将多张送货单关联至同一订单，或将待交货数量结转至后续记录。
与负责系统配置的人员一起梳理实际流程。如果支持单据关联，应明确如何让相关引用编号始终清晰可见。如果不支持，则应商定一份规范管理的待交货品记录，注明原始订单编号和每次交货的编号。目的是确保可追溯性，而不是另建一张可能被误重复履行的订单。
- 检查生成首份送货单据后，原始订单如何保留。
- 确认剩余数量将记录在哪里，以及在哪里进行核查。
- 明确如何处理更正，同时确保实际发生的情况清晰可查。
3. 记录实际到货情况，而不只是出库情况
拣货、发运和交付是独立的环节。装车数量可能与客户验收数量不同。请按约定流程记录实际结果，包括短缺、拒收或货物损坏的情况。清楚记录交付日期和单据编号，以便后续查询时能够对应到正确的送货批次。
假设示例：一家咖啡馆通过订单 W1042 订购了 12 箱果汁和八箱水。首次送货时，客户验收了九箱果汁和全部八箱水。原始订单数量仍为 12 箱果汁和八箱水；交付记录显示九箱果汁和八箱水；待交付记录显示三箱果汁。不要将原始果汁订单数量改为九箱，也不要为剩余三箱另建一个无关联的新订单。
- 将验收数量与发运记录进行核对。
- 记录任何差异，并在原因已知时注明原因。
- 检查每个订单行的订购数量，确保均已记为已交付、待交付或已明确变更。
4. 为剩余货品明确后续处理措施
待交付数量需要有负责人和明确的处理决定。请询问客户希望稍后送货、自提，还是取消剩余商品。再次送货可能符合客户需求，但需要与配送路线团队协调；自提需要明确交接安排；取消则需要明确变更，不能在未作说明的情况下调整剩余数量。
在上述假设示例中，咖啡馆同意在后续送货时接收剩余三箱果汁。请记录该约定，并明确由谁负责安排。后续送货单据应通过可用工作流程或约定的交叉引用方式，保留与原始订单的关联。告知客户尚未交付的商品及后续安排，但不要承诺尚未确认的日期。
- 确认客户对每个待交付订单行的处理意愿。
- 指定负责安排后续履约的人员。
- 在准备后续送货前，核查待交付记录。
5. 结清待交货余量前，先核对单据
开具发票前，请财务人员根据约定的商务流程，确认发票应涵盖哪些数量及关联编号。不要假定生成送货单就会同时生成正确的发票或更新对账单。请核实已启用工作流程的实际运行方式，尤其是在订单分多次送货完成的情况下。
可验证的成功标准很简单：其他团队成员应能从原始订单出发，说明每一笔数量的去向，而无需询问司机。对于 W1042，这意味着能够查到首次交付的九箱果汁、后续交付的三箱果汁，且没有无法解释的剩余数量。下一步是在将该流程应用于实际订单前，先在自己的工作流程中测试一个分批交付示例。
- 将送货单据编号与原始订单及相关发票记录进行匹配。
- 检查已履约数量是否被重复计算。
- 只有在交付记录或约定变更能够完整解释剩余数量的处理结果后，才将待交付余量结清。
重要信息
常见问题
我们是否应该修改原始订单，使其与部分交付的数量一致？
不应仅因实际到货较少就修改原始订单。应保留原始需求，并单独记录实际交付情况。客户同意的订单变更应作为一项独立变更处理。
NeroTrade 会自动结转待交付数量吗？
请与团队确认您已启用的配置是否支持此功能。支持送货单和发票本身并不代表支持自动处理未完成订单。
如果在单据开具后发现缺货，该怎么办？
请遵循约定的更正流程，保留原始参考编号并记录差异。通知负责维护未交付数量记录的人员，并请财务人员审核受影响的单据。