1. 准备记录所需的基础信息
建立一份参考表，列明企业名称、任何商号、联系方式以及负责处理记账疑问的人员。在标识记录时，始终使用一致的信息。如果旧文件使用了不同的名称或地址，请加以注明，而不要修改原始文件。
接下来，清点您已有的资料：销售记录、供应商发票、费用收据、付款对账单以及现有的记账电子表格。注明每组资料的存放位置及其涵盖的日期范围。这样有助于记账人员找出缺失资料，而无需翻查多个收件箱。
- 建立一份参考表，记录企业信息和资料存放位置。
- 单独列出缺失文件，以免在设置过程中被遗漏。
2. 商定初始记录的起始时间
在录入大量积压记录之前，请与记账人员商定明确的起始日期。从近期时段开始，可以让初期工作更容易管理；纳入更早的记录，则可能提供更多背景信息。但相应地，也需要进行更多核查，并且更容易与已在其他地方完成的工作重复。
不要假定电子表格中的每一行或对账单中的每一笔都需要创建为新记录。请咨询记账人员，确认应迁入哪些内容，以及如何处理未结项目或现有汇总数额。即使较早的原始文件不在商定的起始时段内，也应保留并确保可以随时查阅。
- 记录双方商定的起始日期和工作范围。
- 确认哪些记录已录入其他系统。
- 将起始阶段尚未解决的事项保留在共享待确认清单中。
3. 整理收入、支出及相关凭证
将原始凭证分类整理，确保不熟悉情况的人也能理解。对于每笔收入或支出，尽量明确日期、金额、客户或供应商、用途，以及可提供的证明文件。保持原始文件完整，并在文档文件夹中采用一致的文件命名规则。
销售记录、客户付款和账户到账可能反映同一笔交易的不同阶段。如果将它们分别记为收入，可能造成重复记账。同样，收据及其对应的付款也不一定是两笔支出。请向您的记账人员咨询这些情况应如何记录，并核实您当前的 NeroBooks 账户中有哪些相关选项。
- 将待说明的文件与可录入的文件分开存放。
- 标记可能重复的记录，而不是删除凭证。
- 找不到收据或发票时，记录缺失的内容。
4. 明确由谁录入、核查和处理疑问
在首次审核前明确职责。您可以负责收集文件并说明采购情况，由记账人员检查记录的整理方式。也可以由记账人员根据您提供的文件进行录入。自己多做一些工作可以减少交接工作量，但前提是方法一致，并且经过双方商定。
根据业务量确定审核频率，并选择一个位置集中记录尚未解答的问题。每个问题都应注明文件编号、需要说明的事项以及负责回复的人。请确认您当前账户中可用的访问或共享选项，不要假定记账人员能够查看所有内容。
- 为文件收集、录入和核查分别指定负责人。
- 商定何时查看待确认问题，以及由谁解答。
- 确认记录和报表的共享方式。
5. 先用一小批记录测试，再继续处理
假设示例：一家新成立的园艺公司在第一周有六张客户发票、四张采购收据和一份付款明细。业主收集了这些文件，但发现一笔客户付款同时出现在电子表格和付款明细中。业主标记了这处重复，并向记账人员咨询该如何记录，而不是将两条记录都作为新增收入录入。
选择同样便于处理的一小批记录来测试您自己的工作流程。可观察的成效标准是可追溯性：您能否选取一条已录入的记录，找到对应的证明文件，并解释其金额，而无需在多个地方查找？在处理其余记录之前，与记账人员一起检查一份可用的报表，并查明原因不明的差异。
- 选择一小批同时包含收入和支出的记录。
- 逐项核对记录与对应的证明材料。
- 厘清有疑问的条目，并记录商定的处理方法，供今后处理其他批次时使用。
重要信息
常见问题
开始前，我需要找齐所有旧收据吗？
不一定。请与记账人员商定从哪个期间开始，收集现有材料，并清楚列出缺失的凭证。不要为了填补空缺而编造细节。
我应该自己整理记录，还是交给记账人员？
请共同商定分工。即使由记账人员负责录入和审核，收集文件并说明交易情况也是有用的准备工作。避免两人各自独立录入同一批记录。
我可以默认 NeroBooks 能连接我的银行或提交申报表吗？
不可以。请在您当前的账户中确认具体功能。应根据您能够获取的记录安排准备工作，不要假定银行连接或申报功能可用。
完成试行批次后，我该做什么？
请您的记账人员审核待确认的问题，确认工作方式，并商定下一批次。继续处理时，请保持相同的文件命名方式和核查流程。