送货单用于支持货物交接
送货单可帮助仓库人员、司机和客户确认正在交接哪些货物。实用信息包括客户和送货地点、送货日期、产品描述、数量及唯一的送货参考编号。如果客户提供了采购订单号，在后续单据中持续使用该编号，可方便客户进行收货核对。
送货单在业务操作中的用途是协助核对，而不是请求付款。收货人应将货物与送货单逐项核对，并标明缺失、损坏或非预期的货品。仅凭送货单，并不能证明每件货物都已被无异议地接收；请将任何差异记录与送货单一并保存。
发票用于说明付款请求
发票向客户说明您收取哪些费用，并提供参考编号，供其财务团队处理该付款请求时使用。在这一工作流程中，重要信息包括正确的客户账户、所计费的货物、金额、约定的付款安排，以及可追溯到相关订单和交付记录的参考编号。
不要指望发票能代替收货核对。财务人员可能只见到发票，从未见过货物。同样，卸货人员也可能不负责付款。请向客户确认每种单据应发送给谁，而不要假定所有事务都由同一位联系人处理。这里区分的是业务操作中的用途，并非有关税务单据要求的指导。
根据任务选择单据，而不只是看时间节点
如果当前任务是核对一批到货，请提供送货单；如果是请求付款，请提供发票。如果两项任务同时进行，客户可能需要两种单据。对于涉及多次交付的企业客户账户，对账单有助于查看账户往来情况，但当有人对某笔具体费用提出疑问时，各张发票和送货单的参考编号仍然非常重要。
提前约定如何处理分批交付。按每次交付分别收费，可以让核对更直接；合并多次交付收费，则可以减少客户需要处理的付款请求数量。无论采用哪种方式，都需要建立清晰的关联，并遵循双方约定。同时，还应确定由谁记录缺货情况，以及由谁审核其对发票的影响；不要让司机临时自行决定。
- 询问客户需要哪些参考编号来核对货物与费用。
- 如有需要，分别确认收货和财务工作的联系人。
- 约定如何记录部分交付和差异。
假设示例：一笔订单，两次交付
一家咖啡馆通过采购订单 CAFE-42 向批发商订购了 12 箱饮料。周二送达八箱，随附送货单 DN-108；剩余四箱于周四送达，随附送货单 DN-115。每张送货单都列明本次交付的数量，并注明同一个客户采购订单编号。咖啡馆经理可以核查每次到货，而不会将首次交付误认为整张订单已全部交付。
假设双方约定在整张订单全部交付后开具发票。那么，发票 INV-260 涵盖这 12 箱货物，并注明 CAFE-42、DN-108 和 DN-115 作为关联编号。咖啡馆的财务联系人可以据此将费用追溯到两次交付。如果周二的收货人只记录了七箱，批发商应先调查这一差异，再确认单据无误；原始订单数量并不能证明实际交付数量。
检验参考编号在实际操作中是否有效
选取一张已完成的订单，追踪从发货到付款请求的全过程。未参与该笔销售的人，能否确认实际到货情况、找到已报告的差异，并了解发票涵盖哪些交付？这是一项可以实际检验的成效标准。如果他们还需要询问销售人员具体情况，就应改进参考编号或交接记录，而不是增加更多彼此脱节的单据。
NeroTrade 支持批发业务流程，包括送货单、贸易账户、发票、对账单、路线和收款。在围绕这些功能规划流程前，请先确认您的商户账户已启用哪些功能。下一步，请与发货及财务同事一起审查一张典型订单，然后共同确定统一的参考编号规则，以及解决差异的责任分工。
重要信息
常见问题
每次交付都需要同时开具发票吗？
不一定。根据双方约定，客户可能需要在交接时收到送货单，之后再收到发票。请明确时间安排，避免任何一方团队将单据缺失误认为付款请求缺失。
一张发票可以涵盖多次交付吗？
如果符合双方约定，可以采用这种操作方式。请清楚标明所涵盖的各次交付，让客户无需猜测就能核对每部分费用。
如果送货单与发票上的数量不同，该怎么办？
核查订单、交付记录以及任何缺货或退货记录。向客户解释差异，并核实、更正相关原始记录，而不是直接认定其中任何一份单据正确。
对账单和发票是一回事吗？
不是。对账单有助于核查账户交易和未结清项目。发票则对应一项具体的付款请求；讨论对账单条目时，请保留相关发票编号以便查阅。