استقبالیے پر بل کی ادائیگی یا کرسی پر ہی ادائیگی؟
استقبالیے پر موجود ٹرمینل عملے کو ایک ہی جگہ پر خدمات کا حتمی مجموعی بل دیکھنے، فروخت کی جانے والی مصنوعات شامل کرنے اور اگلی اپائنٹمنٹ طے کرنے کی سہولت دیتا ہے۔ اس کے بدلے میں رش کا سامنا ہو سکتا ہے: رخصت ہونے والے گاہک اور آنے والے گاہک ایک ہی جگہ جمع ہو سکتے ہیں، خاص طور پر جب طویل موسمی خدمات تقریباً ایک ہی وقت میں مکمل ہوں۔
پورٹیبل ٹرمینل گاہک کو اسٹائلنگ اسٹیشن یا ٹریٹمنٹ ٹیبل پر ادائیگی کی سہولت دے سکتا ہے، بشرطیکہ منتخب آلہ اور کنکشن اس طریقۂ کار کی معاونت کرتے ہوں۔ تاہم، استقبالیے سے دور ادائیگی لینے کے لیے ذمہ داریوں کی واضح منتقلی ضروری ہے تاکہ کسی خریدی گئی پروڈکٹ یا تبدیل شدہ سروس کا اندراج رہ نہ جائے۔ یہ فرض کرنے کے بجائے کہ ہر آلہ چلتے پھرتے کام کرتا ہے، پوچھیں کہ کون سے ٹرمینل آپشنز آپ کی جگہ کے لیے موزوں ہیں۔
جہاں گاہک ادائیگی کریں گے وہاں کنکشن آزمائیں
مجوزہ کنکشن کو ادائیگی کی اصل جگہوں پر جانچیں، صرف راؤٹر کے پاس نہیں۔ پچھلے حصے کا ٹریٹمنٹ روم، الگ منزل یا پارٹیشن کے پیچھے موجود اسٹیشن، استقبالیے کے مقابلے میں مختلف کارکردگی دکھا سکتا ہے۔ تصدیق کریں کہ مجوزہ ٹرمینل وائی فائی، موبائل کنیکٹیویٹی یا کوئی دوسرا کنکشن استعمال کرتا ہے، اور اسے کن معاون انتظامات کی ضرورت ہے۔
موسمی رش سے پہلے طے کریں کہ اگر کوئی ادائیگی زیرِ التوا رہے یا کنکشن منقطع ہو جائے تو عملہ کیا کرے۔ دوبارہ رقم وصول کرنے کی کوشش سے پہلے، فراہم کنندہ کی رہنمائی کے مطابق لین دین کی حیثیت دیکھیں۔ معاونت کے رابطے کی تفصیلات دسترس میں رکھیں اور پوچھیں کہ معاونت کے لیے کون سی معلومات درکار ہوں گی، مگر کارڈ کی حساس تفصیلات درج نہ کریں۔
- ان جگہوں کی فہرست بنائیں جہاں عملہ ادائیگیاں وصول کرنے کی توقع رکھتا ہے۔
- معاونت یافتہ کنیکٹیویٹی اور چارجنگ کے انتظامات کی تصدیق ٹیم سے کریں۔
- لین دین کے غیر حل شدہ نتائج کے لیے معاملہ متعلقہ ذمہ دار تک پہنچانے کا طریقہ طے کریں۔
ایک فرضی سیلون کا موسمی رش کے دوران بل کی ادائیگی کا منصوبہ
فرضی مثال: ہیزل گروو کا ایک سیلون دسمبر کی ایک مصروف دوپہر میں بال رنگنے کی دو اپائنٹمنٹس اور ایک مینی کیور اس طرح طے کرتا ہے کہ تینوں دس منٹ کے اندر مکمل ہوں۔ استقبالیے کو اگلے گاہکوں کا خیرمقدم بھی کرنا ہے۔ مالک تمام ادائیگیاں استقبالیے پر لینے اور اضافی ادائیگی کے مقام کے لیے ایک معاونت یافتہ پورٹیبل ٹرمینل کی درخواست کرنے کے درمیان غور کرتا ہے۔
سیلون معمول کے مطابق ادائیگی کے لیے استقبالیے کا انتخاب کرتا ہے، جبکہ ضرورت پڑنے پر ایک نامزد اسٹائلسٹ اضافی ادائیگیاں سنبھالتا ہے۔ رقم وصول کرنے سے پہلے، وہ اسٹائلسٹ مکمل کیے گئے ٹریٹمنٹس اور فروخت کی گئی اشیا کی استقبالیے سے تصدیق کرتا ہے۔ ادائیگی کے بعد، وہ اپائنٹمنٹ کے ریکارڈ کے حوالے سے نتیجے کی اطلاع دیتا ہے۔ یہ عملے کا طریقۂ کار ہے، کسی سافٹ ویئر انضمام کا مفروضہ نہیں۔
- مصروف دور شروع ہونے سے پہلے ایک ہی وقت میں گاہکوں کی روانگی کی مشق کریں۔
- جانچیں کہ ہر مکمل ادائیگی ایک ہی اپائنٹمنٹ اور طے شدہ کل رقم سے مطابقت رکھتی ہو۔
- اگر عملہ یہ نہ بتا سکے کہ گاہک پہلے ہی ادائیگی کر چکا ہے یا نہیں، تو ذمہ داری منتقل کرنے کا طریقہ تبدیل کریں۔
ادائیگی کی تصدیق اور رقم کی منتقلی کو الگ سمجھیں
کارڈ سے کامیاب ادائیگی اور رقم کا آپ کے کاروباری اکاؤنٹ میں پہنچنا الگ مراحل ہیں۔ سیٹلمنٹ کے شیڈول، آخری مقررہ اوقات، اختتامِ ہفتہ اور بینک تعطیلات کے ساتھ ساتھ پراسیسنگ چارجز اور رپورٹنگ میں دکھائی جانے والی کسی بھی کٹوتی کے بارے میں پوچھیں۔ سیٹلمنٹ کی کسی فرض کردہ تاریخ کی بنیاد پر موسمی سپلائرز کی ادائیگیوں کی منصوبہ بندی نہ کریں۔
طے کریں کہ مکمل ٹرانزیکشنز کا سیٹلمنٹ ریکارڈز سے موازنہ اور فرق کی چھان بین کون کرے گا۔ جو سیلون پیشگی رقوم لیتے، اشیا فروخت کرتے یا رقم واپس کرتے ہیں، وہ پوچھیں کہ یہ ٹرانزیکشنز دستیاب رپورٹس میں کس طرح دکھائی دیتی ہیں۔ یہ فرض کرنے کے بجائے کہ ٹرمینل بکنگ کے پورے بقایا حساب کو سنبھالتا ہے، ہر معاملے کے لیے معاونت یافتہ طریقۂ کار کی تصدیق کریں۔
اپنے سیلون کے مطابق سیٹ اپ کی درخواست کریں
NeroPay کی ٹیم کو اپنی مصروف ترین اپائنٹمنٹس کی ترتیب، ادائیگی کے مقامات اور عملے کے درمیان ذمہ داری منتقل کرنے کی ضروریات کا مختصر خاکہ دیں۔ کوئی حتمی فیصلہ کرنے سے پہلے ان سے موزوں آلات، کنیکٹیویٹی، معاونت کے انتظامات، قیمتوں اور سیٹلمنٹ کی شرائط کی تصدیق کرنے کو کہیں۔
اگر آپ استقبالیے کے سافٹ ویئر کا بھی جائزہ لے رہے ہیں، تو NeroPay، NeroPOS/ePOS اور NeroBooking پیش کرتا ہے۔ اہل NeroPay کارڈ ٹرمینل کے ساتھ، NeroPOS، NeroWeb اور NeroBooking سافٹ ویئر کسی اضافی سافٹ ویئر سبسکرپشن چارج کے بغیر شامل کیے جا سکتے ہیں۔ ٹرمینل کی لاگت، ادائیگی کی پراسیسنگ کے چارجز، اہلیت اور متعلقہ شرائط پھر بھی لاگو ہوتی ہیں۔ مصنوعات کی دستیابی اور کسی بھی مطلوبہ انضمام کی الگ سے تصدیق کریں۔
معلوم کرنے کے لیے اچھی بات
عام سوالات
کیا ایک چھوٹے سیلون کو ایک سے زیادہ ٹرمینل کی ضرورت ہوتی ہے؟
ضروری نہیں۔ پہلے جانچیں کہ کیا ایک ہی وقت میں گاہکوں کی روانگی تاخیر کا باعث بنتی ہے۔ عملے کے درمیان ذمہ داری منتقل کرنے کا زیادہ واضح طریقہ مسئلہ حل کر سکتا ہے؛ اضافی ہارڈویئر کے بارے میں صرف اسی صورت میں پوچھیں جب کام کے بہاؤ کے لحاظ سے اس کی ضرورت ہو۔
کیا ہم استقبالیے سے ہٹ کر ادائیگیاں لے سکتے ہیں؟
ممکن ہے، تاہم اس کا انحصار معاونت یافتہ ٹرمینل اور کنیکٹیویٹی پر ہے۔ ٹیم کو مطلوبہ مقامات کے بارے میں بتائیں اور آلہ منتخب کرنے سے پہلے اس کی موزونیت کی تصدیق کریں۔
ہمیں کیسے معلوم ہوگا کہ کام کا طریقہ تیار ہے؟
ایک ہی وقت میں مکمل ہونے والی اپائنٹمنٹس کے ساتھ مشق کریں۔ کامیابی کا مطلب یہ ہے کہ عملہ درست کل رقم معلوم کر سکے، ادائیگی کے نتیجے کی تصدیق کر سکے اور اسے متعلقہ اپائنٹمنٹ سے ملا سکے، اور اس دوران ادائیگی کی دہرائی گئی کوششیں یا ذمہ داری کی منتقلی میں ابہام نہ ہو۔