1. طے کریں کہ ادائیگی کی تصدیق کسے سمجھا جائے گا
آرڈر میں درج ہوتا ہے کہ صارف کیا خریدنا چاہتا ہے۔ ادائیگی کے نتیجے میں درج ہوتا ہے کہ ادائیگی کی کوشش کا کیا انجام ہوا۔ صرف چیک آؤٹ مکمل ہونے کی اسکرین، آرڈر نمبر یا صارف کے یہ بتانے کی بنیاد پر کہ اس نے ادائیگی کر دی ہے، آرڈر کو تصدیق شدہ ادا شدہ حیثیت میں منتقل نہیں کرنا چاہیے۔
نفاذ سے پہلے طے کریں کہ آپ کی ٹیم ادائیگی کے کس ریکارڈ اور نتیجے کو ثبوت کے طور پر استعمال کرے گی۔ لیبلز سے اندازہ لگانے کے بجائے ادائیگی کی سروس فراہم کرنے والی ٹیم سے دستیاب حیثیتوں کے معنی کی تصدیق کریں۔ ادائیگی کی تصدیق کو رقوم کے تصفیے یا حسابی مطابقت سے الگ رکھیں: کسی کوشش کی کامیابی کا ثبوت لازماً اس بات کا ثبوت نہیں کہ رقم تاجر کے اکاؤنٹ میں پہنچ چکی ہے۔
- آرڈر کو ادا شدہ قرار دینے کے لیے درکار شواہد تحریری طور پر درج کریں۔
- نتیجے کے انتظار، تصدیق شدہ کامیابی، تصدیق شدہ ناکامی اور غیر حل شدہ استثنائی معاملات کے لیے الگ عملی حیثیتیں متعین کریں۔
- طے کریں کہ نتیجہ غیر واضح رہنے تک آرڈر کی تکمیل روکی جائے گی یا نہیں۔
2. ہر تاجر کے لیے حوالوں کا سلسلہ بنائیں
تاجر کے اکاؤنٹ، پلیٹ فارم کے آرڈر کے حوالے اور ادائیگی کی کوشش کے حوالے سے آغاز کریں۔ ایک آرڈر کے لیے ایک سے زیادہ کوششیں ہو سکتی ہیں، اس لیے صارف کے دوبارہ کوشش کرنے پر اصل کوشش کا ریکارڈ تبدیل نہ کریں۔ اتنی سابقہ تفصیل محفوظ رکھیں کہ واضح کیا جا سکے کہ کس نتیجے کی وجہ سے آرڈر کی حیثیت بدلی۔
NeroConnect سافٹ ویئر اور POS پلیٹ فارمز اور ان سے منسلک تاجر اکاؤنٹس کو خدمات فراہم کرتا ہے۔ انضمام کی منصوبہ بندی میں شمولیت کا عمل، ذمہ داریاں، ادائیگی کے حوالے، واقعات اور مطابقت شامل ہیں۔ تصدیق کریں کہ طے شدہ نفاذ کے ذریعے کون سی معلومات دستیاب ہیں؛ خودکار ہم وقت سازی فرض نہ کریں۔ رقم اور اندازاً وقت چھان بین میں مدد دے سکتے ہیں، لیکن یہ کسی ایک ادائیگی کی قابلِ اعتماد منفرد شناخت نہیں ہیں۔
- آرڈر اور ادائیگی کے درمیان ہر ربط کے ساتھ تاجر کا سیاق و سباق بھی درج کریں۔
- ہر کوشش کی الگ شناخت برقرار رکھیں۔
- کسی مطابقت کو قبول کرنے سے پہلے حوالہ جات، رقم اور کرنسی کی جانچ کریں۔
3. غیر حل شدہ آرڈرز کو نظرانداز کیے بغیر نتائج پر کارروائی کریں
منصوبہ بندی کے دوران تصدیق شدہ معاون انتظامات کی بنیاد پر طے کریں کہ آپ کا پلیٹ فارم ادائیگی کے نتائج کیسے وصول کرے گا یا ان کا جائزہ لے گا۔ واضح کریں کہ اگر نتیجہ صارف کے چیک آؤٹ چھوڑنے کے بعد آئے، ایک سے زیادہ بار آئے یا اسے اعتماد کے ساتھ متعلقہ ریکارڈ سے نہ جوڑا جا سکے تو کیا ہوگا۔ یہ کام کے طریقۂ کار کے تقاضے ہیں جن پر اتفاق کرنا ضروری ہے، نہ کہ پہلے سے موجود صلاحیتوں کے بارے میں مفروضے۔
استثنائی معاملات کی ایک قطار برقرار رکھیں جس میں ذمہ دار شخص، وجہ اور اگلے جائزے کا وقت درج ہو۔ جس ادائیگی کا نتیجہ موصول نہ ہوا ہو، اسے جانچ ہونے تک غیر حل شدہ ہی رہنا چاہیے؛ اسے خودکار طور پر ناکام قرار دینے سے غیر ضروری دوسری ادائیگی کی نوبت آ سکتی ہے۔ اسی طرح، اسے کامیاب سمجھنے سے تصدیق کے بغیر سامان جاری ہو سکتا ہے۔ جائزے کا ایسا وقفہ منتخب کریں جو تاجر کے آرڈر کی تکمیل کے عمل کے مطابق ہو، اور انتظار کا پیغام واضح رکھیں۔
- نتیجے کو اس کے متعلقہ تاجر، آرڈر اور ادائیگی کی کوشش سے ملائیں۔
- متفقہ حیثیت کا اصول نافذ کریں، مگر دوبارہ موصول ہونے والے نتیجے پر آرڈر کی تکمیل دوبارہ نہ کریں۔
- غیر مماثل یا متضاد ریکارڈز کو تحقیقات کے لیے بھیجیں۔
4. دوبارہ کوشش کی اجازت دینے سے پہلے تاخیر سے آنے والے نتیجے کے معاملے کا مرحلہ وار جائزہ لیں
فرضی مثال: کھانا لے جانے کی سہولت دینے والا ایک پلیٹ فارم £28 کے لیے آرڈر T184 بناتا ہے۔ صارف چیک آؤٹ کے اختتام تک پہنچ جاتا ہے، لیکن پلیٹ فارم کے پاس ادائیگی کا کوئی تصدیق شدہ نتیجہ نہیں ہوتا۔ آرڈر تصدیق کا منتظر رہتا ہے اور تاجر کو دکھائی دیتا ہے کہ تیاری روکی ہوئی ہے۔ یہ کام کے طریقۂ کار کی ایک مثال ہے، کسی خودکار NeroConnect خصوصیت کی وضاحت نہیں۔
آپریشنز ٹیم کا ایک ساتھی تاجر اور کوشش کے حوالہ جات استعمال کرتے ہوئے متفقہ ادائیگی ریکارڈ کی جانچ کرتا ہے۔ اگر کامیابی کی تصدیق ہو جائے تو وہ ثبوت درج کرتا ہے اور تاجر کے قواعد کے مطابق آرڈر جاری کرتا ہے۔ اگر ناکامی کی تصدیق ہو جائے تو وہ دوبارہ کوشش کے متفقہ عمل پر عمل کرتا ہے۔ اگر نتیجہ غیر واضح رہے تو وہ صارف سے فوراً دوبارہ ادائیگی کرنے کو کہنے کے بجائے معاملہ متعلقہ اعلیٰ سطح پر بھیجتا ہے۔ ہر نئی کوشش کو اپنا الگ کوشش کا حوالہ دیا جاتا ہے۔
- صارف کو بتائیں: آپ کا آرڈر درج کر لیا گیا ہے، لیکن ادائیگی کی تصدیق کی جانچ ابھی جاری ہے۔
- درج کریں کہ نتیجہ کس نے اور کب چیک کیا۔
- اگر متعدد کامیاب کوششیں ملیں تو تاجر کے ساتھ طے شدہ دوہری ادائیگی کے جائزے کے عمل پر عمل کریں۔
5. استثنائی معاملات بند کریں اور تصدیق کریں کہ طریقۂ کار درست کام کرتا ہے
طے کریں کہ ہر حوالگی کی ذمہ داری کس کی ہے: تاجر آرڈر کی تکمیل کے فیصلے سنبھالتا ہے، پلیٹ فارم آپریشنز ٹیم آرڈر کے روابط کی تحقیق کرتی ہے، اور ادائیگی کی متعلقہ سروس کا رابطہ شخص ادائیگی ریکارڈ سے متعلق سوالات حل کرنے میں مدد دیتا ہے۔ تمام متعلقہ افراد سے ذمہ داریوں کی تصدیق کریں۔ شراکت دار تاجر کو معلومات دکھانے کی معاون ترتیبات ترتیب دے سکتے ہیں؛ جانچیں کہ کون سی ترتیبات دستیاب ہیں اور یقینی بنائیں کہ دکھائی جانے والی عبارت عملی حالت کے مطابق ہو۔
کامیابی کی قابلِ مشاہدہ جانچ سادہ ہے: ہر جائزہ لیے گئے آرڈر کے ساتھ یا تو ایسا ادائیگی نتیجہ موجود ہو جس کا سراغ لگایا جا سکے، یا استثنائی معاملے کا نامزد ذمہ دار شخص اور اگلا اقدام درج ہو۔ اس طریقۂ کار پر انحصار کرنے سے پہلے کامیاب ادائیگی، ناکام کوشش، تاخیر سے آنے والے نتیجے اور دوبارہ کوشش کو آزمائیں۔ آپ کا اگلا اقدام یہ ہے کہ اپنے پلیٹ فارم اور ادائیگی کے رابطہ افراد کے ساتھ ایک غیر حل شدہ آرڈر کو ان جانچوں سے گزاریں، پھر سامنے آنے والی کمیوں کو دستاویز کریں۔
معلوم کرنے کے لیے اچھی بات
عام سوالات
کیا آرڈر کی تصدیق کو ادائیگی کی تصدیق سمجھا جا سکتا ہے؟
صرف اسی کی بنیاد پر نہیں۔ یہ تصدیق کرتی ہے کہ آرڈر موجود ہے۔ ادائیگی کو صرف اسی وقت تصدیق شدہ نشان زد کریں جب متفقہ ادائیگی کے شواہد اس نتیجے کی تائید کریں۔
اگر صارف کہے کہ اس سے رقم وصول کر لی گئی ہے تو کیا کرنا چاہیے؟
ان کی تشویش کو تسلیم کریں اور اصل کوشش کی تحقیق کریں۔ صرف اس وجہ سے کہ آپ کے پلیٹ فارم پر نتیجہ موجود نہیں، ان کی اطلاع کو رد نہ کریں اور نہ ہی ایک اور ادائیگی کی درخواست کریں۔
کیا ہر غیر حل شدہ آرڈر منسوخ کر دینا چاہیے؟
نہیں۔ آرڈر کی تکمیل کے مطابق انتظار اور جائزے کی پالیسی پر اتفاق کریں۔ یہ فرض نہیں کرنا چاہیے کہ آرڈر منسوخ کرنے سے ادائیگی بھی منسوخ ہو جائے گی یا رقم واپس ہو جائے گی۔
NeroConnect کے ساتھ اسے نافذ کرنے سے پہلے ہمیں کن باتوں کی تصدیق کرنی چاہیے؟
ٹیم سے معاونت یافتہ ادائیگی کی معلومات، ایونٹس کو سنبھالنے کے طریقے، حوالوں کی میپنگ، تاجروں کو معلومات دکھانے کی ترتیبات اور معاملہ اعلیٰ سطح پر لے جانے کی ذمہ داریوں کی تصدیق کریں۔ دستیابی اور نفاذ کی تفصیلات کی جانچ ضروری ہے۔