طے کریں کہ ریکارڈ کون تیار کرے گا، کون جانچے گا اور کون جائزہ لے گا
حوالگی میں رابطہ کاری کے لیے ایک شخص منتخب کریں، چاہے رسیدیں جمع کرنے یا انوائس جاری کرنے میں کئی ساتھی شامل ہوں۔ آغاز اور اختتام کی تاریخیں، شامل کاروباری اکاؤنٹس اور سرگرمیاں، اور بک کیپر کو معلومات درکار ہونے کا وقت طے کریں۔ ایک مختصر تحریری اتفاقِ رائے کسی ساتھی کو معمول کے رابطہ کار کی غیر موجودگی میں یہ کام سنبھالنے میں مدد دیتا ہے۔
تیاری کو حسابی جائزے سے الگ رکھیں۔ آپ کی ٹیم ثبوت جمع کر سکتی ہے، کاروباری سرگرمی کی وضاحت کر سکتی ہے اور جانچ سکتی ہے کہ دستاویزات پڑھنے کے قابل ہیں یا نہیں۔ اس کا یہ مطلب نہیں کہ کسی اندراج کی منظوری ہو گئی ہے یا اس کے حسابی برتاؤ کا فیصلہ ہو گیا ہے۔ باہمی طور پر طے کردہ لیبل استعمال کریں، جیسے جمع شدہ، معلومات کے منتظر اور بک کیپر کے جائزے کے لیے تیار؛ یہ فرض نہ کریں کہ یہ NeroBooks میں پہلے سے موجود اسٹیٹس ہیں۔
- ایک رابطہ کار اور اس کا متبادل مقرر کریں۔
- بک کیپر سے پوچھیں کہ انہیں کن دستاویزات اور رپورٹ فارمیٹس کی ضرورت ہے۔
- طے کریں کہ سوالات کے جواب کون دے سکتا ہے اور جائزہ مکمل ہونے کی تصدیق کون کرے گا۔
ریکارڈ کا ایسا مجموعہ تیار کریں جس میں دوسرا شخص آسانی سے مطلوبہ معلومات تلاش کر سکے
آمدنی کا متعلقہ ریکارڈ، سپلائرز کی انوائسز، اخراجات کی رسیدیں، اسٹیٹمنٹس اور رقم کی واپسی یا تصحیحات کی وضاحتیں جمع کریں۔ جانچ لیں کہ اسٹیٹمنٹس پوری طے شدہ مدت کا احاطہ کرتے ہوں اور رسیدوں میں خریداری کی شناخت کے لیے کافی تفصیل موجود ہو۔ اگر کوئی دستاویز موجود نہ ہو تو لین دین کو خاموشی سے خارج کرنے کے بجائے اس کمی کو درج کریں۔
ریکارڈ منظم کرنے کا ایسا طریقہ منتخب کریں جسے آپ کی ٹیم برقرار رکھ سکے۔ ریکارڈ کی قسم کے مطابق ترتیب دیے گئے فولڈر میں مواد تلاش کرنا آسان ہوتا ہے، جبکہ حوالہ جاتی فہرست دستاویزات کو انفرادی لین دین سے جوڑنے میں مدد دیتی ہے۔ دونوں طریقے استعمال کرنا مفید ہو سکتا ہے، لیکن ایک ہی ریکارڈ کی متعدد متوازی نقول بنانے سے گریز کریں۔ ایک مرکزی مقام اور نام رکھنے کا یکساں طریقہ طے کریں، مثلاً تاریخ، سپلائر اور حوالہ۔
NeroBooks کاروباری ریکارڈ، آمدنی، اخراجات، رسیدوں اور رپورٹس کے لیے معاونت فراہم کرتا ہے۔ جانچیں کہ آپ کے موجودہ اکاؤنٹ میں ریکارڈ منظم کرنے اور شیئر کرنے کے کون سے طریقے دستیاب ہیں۔ برآمد کرنے، منسلک کرنے یا رسائی کی کسی سہولت کی پہلے تصدیق کیے بغیر، اس کی دستیابی فرض کر کے ریکارڈ حوالے کرنے کا طریقہ نہ بنائیں۔
غیر حل شدہ سوالات نمایاں رکھیں
سوالات کی ایک الگ فہرست بنائیں جس میں ریکارڈ کا حوالہ، مختصر وضاحت، دستیاب ثبوت اور پیروی کے لیے نامزد شخص شامل ہو۔ مفید سوالات میں ایسی ادائیگی جس کی شناخت نہ ہو سکی ہو، ایسی رسید جو ابھی موصول نہ ہوئی ہو، یا ایسی دو دستاویزات شامل ہیں جو ممکنہ طور پر ایک ہی خریداری سے متعلق ہوں۔ جواب کا اندازہ لگائے بغیر وہ بیان کریں جو آپ جانتے ہیں۔
ثبوت کی کمی اور ایسے فیصلے میں فرق رکھیں جس کے لیے حساب نویس کی ماہرانہ رائے درکار ہو۔ ٹیم کا کوئی رکن سپلائر سے انوائس حاصل کر سکتا ہے، لیکن محض دستاویزات کے مجموعے کو مکمل ظاہر کرنے کے لیے اسے کوئی تفصیل گھڑنی یا حسابی اندراج کا طریقہ منتخب نہیں کرنا چاہیے۔ جب تک آپ کا حساب نویس کچھ اور نہ کہے، تیار شدہ ریکارڈ طے شدہ تاریخ پر بھیجیں اور زیرِ التوا امور واضح طور پر نشان زد کریں۔
- ہر سوال کو ایسا حوالہ دیں جو اس سے متعلق معاون ریکارڈ سے مطابقت رکھتا ہو۔
- بتائیں کہ کن چیزوں کی جانچ پہلے ہی کی جا چکی ہے۔
- ایک ذمہ دار شخص مقرر کریں اور پیروی کی تاریخ باہمی اتفاق سے طے کریں۔
فرضی مثال: حوالگی کے بعد ایک رسید موصول ہوتی ہے
مرمت کا ایک چھوٹا کاروبار اپریل کا ریکارڈ تیار کر رہا ہے۔ رابطہ کار گاہکوں کی انوائسز، سپلائر کی دستاویزات اور متعلقہ گوشوارے جمع کرتا ہے۔ کارڈ سے کی گئی ایک خریداری کی رسید موجود نہیں، اور جمع شدہ دستاویزات میں ایک اور سپلائر کی انوائس کی دو نقول نظر آتی ہیں۔ رابطہ کار ممکنہ نقل کو نشان زد کرتا ہے اور غائب رسید کو سوالات کی فہرست میں شامل کرتا ہے، بجائے اس کے کہ کسی بھی مسئلے کو حل شدہ سمجھ لیا جائے۔
ریکارڈ حوالے کرنے کے نوٹ میں بتایا گیا ہے کہ اپریل کا ریکارڈ جائزے کے لیے تیار ہے اور دو سوالات ابھی باقی ہیں۔ ایک ساتھی غائب رسید طلب کرنے کا ذمہ دار ہے۔ رسید موصول ہونے پر رابطہ کار اسے طے شدہ مقام پر رکھتا ہے اور حساب نویس کو اس کا حوالہ اور وصولی کی تاریخ بتاتا ہے۔ وہ اطلاع دیے بغیر دستاویزات کے اصل مجموعے کو تبدیل نہیں کرتا اور نہ ہی یہ فرض کرتا ہے کہ متعلقہ اندراج اب منظور ہو گیا ہے۔
کامیابی کی جانچ عملی ہے: حساب نویس الگ الگ پیغامات کے سلسلوں میں تلاش کیے بغیر دونوں متعلقہ ریکارڈ ڈھونڈ سکے، سمجھ سکے کہ کیا تبدیلی ہوئی ہے، اور جان سکے کہ اب بھی کس چیز کا جائزہ درکار ہے۔
ریکارڈ کے مجموعے کی جانچ کریں اور حوالگی کا عمل مکمل کریں
بھیجنے سے پہلے، نمونے کے طور پر چند دستاویزات کھولیں اور ان کے قابلِ مطالعہ ہونے، تاریخوں اور حوالوں کی جانچ کریں۔ دستاویزات کے مجموعے کا طے شدہ فہرست سے موازنہ کریں اور کمیوں کو واضح کریں۔ جن لوگوں کو رسائی درکار ہے، انہیں طے شدہ طریقے سے رسائی دیں؛ ریکارڈ حوالے کرنے کے نوٹ میں کبھی پاس ورڈ یا غیر متعلقہ ذاتی معلومات شامل نہ کریں۔
حساب نویس سے تصدیق کرنے کو کہیں کہ دستاویزات کا مجموعہ قابلِ رسائی ہے اور کام کا دائرہ واضح ہے۔ پیروی میں ملنے والے جوابات ایک جگہ رکھیں اور درج کریں کہ ہر سوال ابھی کھلا ہے، اس کا جواب مل چکا ہے یا وہ جائزے کا منتظر ہے۔ آپ کا اگلا قدم یہ ہے کہ اپنے حساب نویس کے ساتھ ریکارڈ حوالے کرنے کا ایک مختصر سانچہ طے کریں اور اسے اگلی ماہانہ مدت کے ریکارڈ پر آزمائیں۔
- ریکارڈ حوالے کرنے کے نوٹ میں متعلقہ مدت اور زیرِ التوا امور کی تعداد کی تصدیق کریں۔
- جانچیں کہ مطلوبہ وصول کنندہ ریکارڈ تک رسائی حاصل کر سکتا ہے۔
- بعد میں شامل کی جانے والی چیزوں کو واضح طور پر درج کریں تاکہ تبدیلیاں نظر آئیں۔
معلوم کرنے کے لیے اچھی بات
عام سوالات
کیا ہمیں ہر رسید دستیاب ہونے تک انتظار کرنا چاہیے؟
یہ بات اپنے حساب نویس کے ساتھ طے کریں۔ وقت پر فراہم کیا گیا دستاویزات کا ایسا مجموعہ جس میں کمیوں کی واضح فہرست ہو، بلاوضاحت تاخیر سے زیادہ مفید ہو سکتا ہے۔ ہر غائب دستاویز کے لیے ذمہ دار شخص اور تازہ معلومات کی متوقع تاریخ شامل کریں۔
کیا جائزے کے لیے تیار ہونے کا مطلب یہ ہے کہ اندراجات منظور ہو چکے ہیں؟
نہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ کی ٹیم نے ریکارڈ جانچ کے لیے تیار کر لیا ہے۔ الگ سے طے کریں کہ بُک کیپر جائزہ لیے گئے اندراجات اور مزید درکار کام کے بارے میں کیسے آگاہ کرے گا۔
ہمیں NeroBooks کی کون سی رپورٹ بھیجنی چاہیے؟
اپنے بُک کیپر سے پوچھیں کہ انہیں کون سی معلومات اور کس مدت کے لیے درکار ہیں، پھر اپنے موجودہ اکاؤنٹ میں متعلقہ رپورٹ اور اسے شیئر کرنے کے اختیارات کی تصدیق کریں۔ یہ فرض نہ کریں کہ ہر اکاؤنٹ میں کوئی مخصوص فارمیٹ دستیاب ہے۔