1. طے کریں کہ کن آرڈرز کے لیے ادائیگی کی درخواست درکار ہے
ایک واضح طور پر متعین استعمال سے آغاز کریں، مثلاً فون پر طے کیے گئے ٹیک اوے آرڈرز۔ ایک ساتھ کئی مختلف انتظامات متعارف کرانے سے گریز کریں۔ عملے کو معلوم ہونا چاہیے کہ کب پوری رقم کی درخواست کرنی ہے، کب مینیجر کی منظوری لینی ہے اور کب گاہک کو کسی دوسرے متفقہ طریقے سے ادائیگی کرنی چاہیے۔
طے کریں کہ عمل کے ہر حصے کی ذمہ داری کس کی ہوگی۔ آرڈر لینے والا شخص درخواست تیار کر سکتا ہے، جبکہ نگران رقم کی جانچ کر سکتا ہے۔ مصروف اوقات میں ذمہ داریوں کی یہ تقسیم اسی وقت مؤثر ہوگی جب دونوں افراد آرڈر کا ایک ہی ریکارڈ استعمال کریں۔ آگے بڑھنے سے پہلے NeroPay سے ادائیگی لنک کی دستیابی، سیٹ اپ کے تقاضوں، فیس اور لاگو شرائط کی تصدیق کرنے کو کہیں۔
- لکھ لیں کہ اس طریقۂ کار کے ذریعے آپ سب سے پہلے کس قسم کے آرڈرز قبول کریں گے۔
- درخواستیں بھیجنے کے ذمہ دار شخص اور اس کی غیر موجودگی میں ذمہ داری سنبھالنے والے شخص کے نام مقرر کریں۔
2. ادائیگی اور آرڈر کے درمیان قابلِ اعتماد تعلق قائم کریں
ادائیگی کی درخواست تیار کرنے سے پہلے ہر آرڈر کو ایک حوالہ دیں۔ ایسا فارمیٹ استعمال کریں جسے عملہ آسانی سے پڑھ کر سنا سکے اور اسی دن کے دوسرے آرڈرز سے الگ پہچان سکے۔ اپنے ریستوران کے آرڈر ریکارڈ میں اس حوالے کے ساتھ طے شدہ اشیا، مقدار، گاہک کی رابطہ تفصیلات اور آرڈر وصول کرنے کا وقت بھی درج رکھیں۔
پوچھیں کہ ادائیگی کی سروس میں حوالے یا تفصیل کے کون سے خانے دستیاب ہیں اور گاہکوں کو کیا نظر آئے گا۔ یہ فرض نہ کریں کہ درخواست خودبخود آپ کے کیش کاؤنٹر یا آرڈر سسٹم کو اپ ڈیٹ کر دیتی ہے۔ اگر عملے کو ادائیگیوں کا آرڈرز سے دستی طور پر ملاپ کرنا ہو تو ذمہ داری کی اس منتقلی کو تحریری شکل دیں اور مستقل طور پر ایک ہی حوالہ استعمال کریں۔ ادائیگی کی تفصیل صرف ان معلومات تک محدود رکھیں جو آرڈر کی شناخت کے لیے ضروری ہوں۔
- تصدیق کے لیے گاہک کو آرڈر کا حوالہ پڑھ کر سنائیں۔
- دیکھیں کہ عملہ ادائیگی کا متعلقہ ریکارڈ کیسے تلاش کرے گا۔
- تصدیق کریں کہ ریکارڈ کا ملاپ دستی طور پر کیا جاتا ہے یا کسی دستیاب فیچر کی مدد سے۔
3. لنک شیئر کرنے سے پہلے کل رقم کی وضاحت کریں
آرڈر دہرا کر سنائیں اور مطلوبہ رقم بالکل درست بتائیں۔ واضح کریں کہ یہ پورے آرڈر کی رقم ہے یا صرف طے شدہ حصے کی، اور کوئی بقایا رقم ہو تو وہ بھی بتائیں۔ اگر ڈیلیوری یا کوئی اور چارج لاگو ہو تو گاہک کی رضامندی سے پہلے اسے واضح کریں۔ گاہکوں کو خود یہ اندازہ لگانے پر مجبور نہ کریں کہ ادائیگی کی درخواست میں رقم مینو کے مجموعے سے مختلف کیوں ہے۔
ساتھ بھیجنے کے لیے ایک مختصر پیغام تیار کریں جس میں ریسٹورنٹ کا نام، آرڈر کا حوالہ، رقم، مقصد اور آرڈر وصول کرنے کے طے شدہ انتظامات شامل ہوں۔ بتائیں کہ اگر کوئی بات غلط لگے تو گاہک آپ سے کیسے رابطہ کر سکتا ہے۔ بھیجنے سے پہلے مطلوبہ وصول کنندہ اور اس کی رابطے کی تفصیلات کی تصدیق کریں؛ درست حساب سے تیار کردہ درخواست بھی غلط شخص کو پہنچنے پر الجھن پیدا کر سکتی ہے۔
- درخواست کردہ رقم کا آرڈر کی حتمی طے شدہ کل رقم سے موازنہ کریں۔
- وصول کنندہ کی رابطے کی تفصیلات چیک کریں۔
- پیغام کا گاہک کے نقطۂ نظر سے جائزہ لیں۔
4. آرڈر کی ذمہ داری مکمل طور پر منتقل کرنے کی مشق کریں
فرضی مثال: ایک گاہک فون پر دو ٹیک اوے کھانوں کا آرڈر دیتا ہے، جنہیں دوپہر کے بعد 7 بجے وصول کرنا ہے۔ طے شدہ کل رقم £28 ہے، جس کی ادائیگی کے بعد کوئی رقم باقی نہیں رہتی۔ عملے کا ایک رکن حوالہ T014 درج کرتا ہے، اشیا اور وصولی کا وقت دہرا کر سناتا ہے، پھر سروس کے تصدیق شدہ طریقۂ کار کے مطابق £28 کی ادائیگی کی درخواست تیار کرتا ہے۔
ساتھ بھیجے گئے پیغام میں ریسٹورنٹ، حوالہ T014 اور طے شدہ کل رقم درج ہوتی ہے۔ گاہک کی ادائیگی کے بعد، عملے کا نامزد رکن سروس کے طے شدہ تصدیقی طریقے سے ادائیگی کی حیثیت چیک کرتا ہے اور نتیجہ T014 کے ریکارڈ میں درج کرتا ہے۔ اس کے بعد باورچی خانے اور آرڈر حوالے کرنے والی ٹیم ریسٹورنٹ کی بیان کردہ تیاری کی پالیسی پر عمل کرتی ہیں۔ یہ تفصیلات محض وضاحت کے لیے ہیں، نہ کہ NeroPay کی قیمتیں یا پروڈکٹ کی یقینی خصوصیات کی تفصیل۔
- سروس کے دوران یہ طریقۂ کار استعمال کرنے سے پہلے ایک نمونہ آرڈر کے ساتھ مشق کریں۔
- چیک کریں کہ عملے کا کوئی دوسرا رکن اصل آرڈر لینے والے سے پوچھے بغیر آرڈر کا سراغ لگا سکتا ہے۔
- لین دین کی کوشش کرنے سے پہلے ٹیم سے جانچ کے کسی معاونت یافتہ طریقے کی تصدیق کریں۔
5. غلطیوں اور غیر حل شدہ ادائیگیوں کی جانچ کریں
لنک بھیجنا، ادائیگی کی تصدیق کرنا نہیں ہے۔ طے کریں کہ عملے کو ادائیگی کی کون سی حیثیت چیک کرنی ہے اور کہاں چیک کرنی ہے۔ صرف گاہک کے اسکرین شاٹ یا ادائیگی مکمل ہونے کے پیغام پر بھروسا نہ کریں۔ دوسری درخواست بھیجنے سے پہلے اصل ریکارڈ دیکھیں تاکہ ادائیگی دو بار طلب نہ کی جائے۔
تبدیلیوں کے لیے پہلے سے منصوبہ بندی کریں: کوئی اضافی چیز، غلط رقم، آرڈر وصول نہ کیا جانا یا ایسا گاہک جو ادائیگی مکمل نہ کر سکے۔ تصدیق کریں کہ دستیاب سروس میں تصحیح، منسوخی اور رقم کی واپسی کیسے انجام دی جاتی ہے۔ شفٹ کی حوالگی کے وقت غیر حل شدہ آرڈرز واضح رکھیں اور پیروی کے لیے کسی ایک شخص کو نامزد کریں، بجائے اس کے کہ کئی ملازمین الگ الگ یاددہانیاں بھیجیں۔
- یاددہانی بھیجنے سے پہلے رقم، حوالہ، وصول کنندہ اور ادائیگی کی حیثیت چیک کریں۔
- تبدیلیاں درج کریں اور گاہک کو واضح طور پر بتائیں کہ آگے کیا ہوگا۔
- ہر شفٹ کے اختتام پر غیر حل شدہ درخواستوں کا جائزہ لیں۔
معلوم کرنے کے لیے اچھی بات
عام سوالات
کیا ادائیگی کا لنک ہمارے ریسٹورنٹ کے کیش رجسٹر کو خودکار طور پر اپ ڈیٹ کرتا ہے؟
ایسا فرض نہ کریں۔ دستیاب خصوصیات اور کسی بھی معاونت یافتہ کنکشن کی تصدیق NeroPay سے کریں۔ تصدیق ہونے تک، اپنے آرڈر کے حوالے کی مدد سے ریکارڈ کو دستی طور پر ملانے کا واضح طریقۂ کار بنائیں۔
اگر درخواست بھیجنے کے بعد آرڈر بدل جائے تو ہمیں کیا کرنا چاہیے؟
پہلے اصل ادائیگی کی حیثیت چیک کریں۔ گاہک کو نظرثانی شدہ کل رقم بتائیں، پھر فوراً دوسری درخواست جاری کرنے کے بجائے تصحیح کے تصدیق شدہ طریقۂ کار پر عمل کریں۔
اگر گاہک کہے کہ اس نے ادائیگی کر دی ہے لیکن ہم اسے متعلقہ ریکارڈ سے نہ ملا سکیں تو کیا کریں؟
طے شدہ تصدیقی طریقے کے ذریعے آرڈر کا حوالہ، رقم اور ادائیگی کا ریکارڈ چیک کریں۔ دوبارہ ادائیگی کی درخواست کرنے یا آرڈر کو ادا شدہ قرار دینے سے پہلے نامزد سپروائزر سے معاملے کی جانچ کرنے کو کہیں۔