1. اپنے ریکارڈ سے متعلق بنیادی تفصیلات تیار کریں
ایک حوالہ جاتی شیٹ رکھیں جس میں آپ کے کاروبار کا نام، کوئی تجارتی نام، رابطے کی تفصیلات اور بک کیپنگ سے متعلق سوالات کے ذمہ دار فرد کی معلومات ہوں۔ اپنے ریکارڈ کی شناخت کے لیے ہمیشہ یہی تفصیلات استعمال کریں۔ اگر پرانی دستاویزات میں کوئی مختلف نام یا پتہ درج ہے تو اصل دستاویزات تبدیل کرنے کے بجائے اس فرق کو نوٹ کریں۔
اس کے بعد، اپنے پاس پہلے سے موجود مواد کی فہرست بنائیں: فروخت کے ریکارڈ، سپلائرز کی انوائسز، اخراجات کی رسیدیں، ادائیگیوں کے گوشوارے اور بک کیپنگ کی کوئی موجودہ اسپریڈشیٹس۔ نوٹ کریں کہ ہر مجموعہ کہاں محفوظ ہے اور کس مدت کا احاطہ کرتا ہے۔ اس سے آپ کا بک کیپر متعدد ان باکسز میں تلاش کیے بغیر ریکارڈ میں کمی کی نشاندہی کر سکتا ہے۔
- کاروبار کی تفصیلات اور ریکارڈ کے مقامات کے لیے ایک حوالہ جاتی شیٹ بنائیں۔
- گم شدہ دستاویزات کی الگ فہرست بنائیں تاکہ ترتیب دینے کے کام کے دوران وہ نظرانداز نہ ہو جائیں۔
2. طے کریں کہ ابتدائی ریکارڈ کہاں سے شروع ہوگا
بڑی مقدار میں پچھلا ریکارڈ درج کرنے سے پہلے اپنے بک کیپر کے ساتھ آغاز کی ایک واضح تاریخ طے کریں۔ حالیہ مدت سے آغاز کرنے سے ابتدائی کام کو سنبھالنا آسان ہو سکتا ہے، جبکہ پرانا ریکارڈ شامل کرنے سے زیادہ پس منظر مل سکتا ہے۔ تاہم، اس کے لیے اضافی جانچ درکار ہوتی ہے اور کہیں اور پہلے سے مکمل کیے گئے کام کے دوبارہ ہونے کا امکان بڑھ جاتا ہے۔
یہ فرض نہ کریں کہ اسپریڈشیٹ کی ہر قطار یا گوشوارے کی ہر انٹری کو نیا ریکارڈ بنانا ضروری ہے۔ اپنے بک کیپر سے پوچھیں کہ کیا منتقل کیا جانا چاہیے اور زیرِ التوا معاملات یا موجودہ مجموعی اعداد کو کیسے سنبھالنا ہے۔ پرانی اصل دستاویزات قابلِ رسائی رکھیں، چاہے وہ آغاز کی طے شدہ مدت سے باہر کی ہوں۔
- طے شدہ آغاز کی تاریخ اور کام کا دائرہ لکھ لیں۔
- ان ریکارڈز کی نشاندہی کریں جو پہلے ہی کسی دوسرے نظام میں درج کیے جا چکے ہیں۔
- آغاز سے متعلق غیر حل شدہ معاملات کو سوالات کی ایک مشترکہ فہرست میں رکھیں۔
3. آمدنی، اخراجات اور معاون ثبوت منظم کریں
اصل دستاویزات کو اس طرح گروپ کریں کہ ان سے ناواقف شخص بھی انہیں سمجھ سکے۔ آمدنی یا خرچ کی ہر مد کے لیے تاریخ، رقم، گاہک یا سپلائر، مقصد اور جہاں دستیاب ہو، معاون دستاویز واضح کرنے کی کوشش کریں۔ اصل فائلوں کو برقرار رکھیں اور اپنے دستاویزی فولڈرز میں فائلوں کے نام یکساں انداز میں رکھیں۔
فروخت کا ریکارڈ، گاہک کی ادائیگی اور اکاؤنٹ میں رقم آنا ایک ہی لین دین کے مختلف مراحل ہو سکتے ہیں۔ ہر ایک کو الگ آمدنی سمجھنے سے دہرا اندراج ہو سکتا ہے۔ اسی طرح، رسید اور اس سے متعلق ادائیگی لازماً دو الگ اخراجات نہیں ہوتے۔ اپنے بُک کیپر سے پوچھیں کہ انہیں کس طرح درج کیا جانا چاہیے، اور اپنے موجودہ NeroBooks اکاؤنٹ میں متعلقہ اختیارات کی تصدیق کریں۔
- وضاحت کی منتظر دستاویزات کو اندراج کے لیے تیار دستاویزات سے الگ رکھیں۔
- ثبوت حذف کرنے کے بجائے ممکنہ دہرے اندراجات کی نشاندہی کریں۔
- جب کوئی رسید یا انوائس نہ مل سکے تو درج کریں کہ کیا چیز غائب ہے۔
4. طے کریں کہ اندراج، جانچ اور سوالات کا حل کون کرے گا
پہلے جائزے سے قبل ذمہ داریاں طے کر لیں۔ آپ دستاویزات جمع کر سکتے ہیں اور خریداریوں کی وضاحت کر سکتے ہیں، جبکہ آپ کا بُک کیپر یہ جانچ سکتا ہے کہ ریکارڈز کیسے منظم کیے گئے ہیں۔ متبادل طور پر، آپ کا بُک کیپر آپ کی فراہم کردہ دستاویزات سے اندراج کا کام سنبھال سکتا ہے۔ خود زیادہ کام کرنے سے کام حوالے کرنے کی محنت کم ہو سکتی ہے، لیکن صرف اسی صورت میں جب طریقۂ کار یکساں اور متفقہ ہو۔
سرگرمیوں کی مقدار کے مطابق جائزے کا معمول طے کریں، اور جواب طلب سوالات رکھنے کے لیے ایک جگہ منتخب کریں۔ ہر سوال کے ساتھ دستاویز کا حوالہ، مطلوبہ وضاحت اور جواب دینے والے شخص کا نام شامل کریں۔ یہ فرض کرنے کے بجائے کہ آپ کا بُک کیپر سب کچھ دیکھ سکتا ہے، اپنے موجودہ اکاؤنٹ میں رسائی یا اشتراک کے دستیاب اختیارات کی تصدیق کریں۔
- دستاویزات جمع کرنے، اندراج کرنے اور جانچنے کے لیے ذمہ دار شخص مقرر کریں۔
- طے کریں کہ سوالات کا جائزہ کب لیا جائے گا اور ان کا جواب کون دے گا۔
- تصدیق کریں کہ ریکارڈز اور رپورٹس کس طرح شیئر کیے جائیں گے۔
5. آگے بڑھنے سے پہلے ایک چھوٹے مجموعے پر طریقۂ کار آزمائیں
فرضی مثال: باغبانی کے ایک نئے کاروبار کے پاس پہلے ہفتے کی گاہکوں کی چھ انوائسز، خریداری کی چار رسیدیں اور ادائیگیوں کا ایک اسٹیٹمنٹ ہے۔ مالک یہ دستاویزات جمع کرتا ہے، لیکن دیکھتا ہے کہ ایک گاہک کی ادائیگی اسپریڈشیٹ اور اسٹیٹمنٹ دونوں میں موجود ہے۔ وہ اس تکرار کی نشاندہی کرتا ہے اور دونوں کو نئی آمدنی کے طور پر درج کرنے کے بجائے اپنے بُک کیپر سے پوچھتا ہے کہ اسے کس طرح درج کیا جائے۔
اپنے طریقۂ کار کو آزمانے کے لیے اسی طرح کا ایک قابلِ انتظام چھوٹا مجموعہ استعمال کریں۔ کامیابی جانچنے کا واضح معیار ریکارڈ کا سراغ لگانا ہے: کیا آپ کسی درج شدہ مد کو منتخب کر کے اس کی معاون دستاویز تلاش کر سکتے ہیں اور کئی جگہوں پر ڈھونڈے بغیر اس کی رقم کی وضاحت کر سکتے ہیں؟ اپنے بُک کیپر کے ساتھ کسی دستیاب رپورٹ کا جائزہ لیں اور باقی کام آگے بڑھانے سے پہلے غیر واضح فرق کی چھان بین کریں۔
- ایک چھوٹا مجموعہ منتخب کریں جس میں آمدنی اور اخراجات دونوں شامل ہوں۔
- ہر مد کو اس کے معاون ثبوت سے ملا کر جانچیں۔
- غیر واضح اندراجات کو حل کریں اور آئندہ کے مجموعوں کے لیے متفقہ طریقۂ کار درج کر لیں۔
معلوم کرنے کے لیے اچھی بات
عام سوالات
کیا آغاز کرنے سے پہلے مجھے ہر پرانی رسید درکار ہے؟
ضروری نہیں۔ اپنے بُک کیپر کے ساتھ آغاز کی مدت طے کریں، جو کچھ دستیاب ہے اسے جمع کریں اور غائب ثبوتوں کی واضح فہرست بنائیں۔ کمی پوری کرنے کے لیے تفصیلات خود سے نہ گھڑیں۔
کیا میں ریکارڈز خود منظم کروں یا یہ کام اپنے بُک کیپر پر چھوڑ دوں؟
کام کی تقسیم باہمی رضامندی سے طے کریں۔ دستاویزات جمع کرنا اور لین دین کی وضاحت کرنا مفید تیاری ہے، چاہے اندراج اور جائزے کا کام آپ کا بُک کیپر سنبھالے۔ اس سے گریز کریں کہ دونوں افراد ایک ہی مجموعے کا الگ الگ اندراج کریں۔
کیا میں یہ فرض کر سکتا ہوں کہ NeroBooks میرے بینک سے منسلک ہوتا ہے یا گوشوارے جمع کراتا ہے؟
نہیں۔ اپنے موجودہ اکاؤنٹ میں مخصوص صلاحیتوں کی تصدیق کریں۔ یہ فرض کرنے کے بجائے کہ بینک سے رابطے یا گوشوارے جمع کرانے کی سہولت دستیاب ہے، اپنی تیاری کا منصوبہ ان ریکارڈز کی بنیاد پر بنائیں جن تک آپ کو رسائی حاصل ہے۔
آزمائشی بیچ کے بعد مجھے کیا کرنا چاہیے؟
اپنے بک کیپر سے کہیں کہ وہ کسی بھی سوالات کا جائزہ لے، کام کے طریقۂ کار کی تصدیق کرے اور اگلے بیچ پر اتفاق کرے۔ آگے بڑھتے ہوئے دستاویزات کے نام رکھنے اور جانچنے کا وہی معمول برقرار رکھیں۔