1. طے کریں کہ کال کہاں ختم ہوتی ہے اور آرڈر کہاں شروع ہوتا ہے
اس طریقے سے آغاز کریں جو آپ کے ریسٹورنٹ کے لیے دستیاب ہے، نہ کہ اس طریقے سے جس کے مربوط ہونے کی آپ امید رکھتے ہیں۔ AI Reception ترتیب دی گئی کاروباری معلومات، اوقاتِ کار، آواز اور زبان کے انتخاب کی سہولت دیتا ہے۔ فعال کردہ NeroWeb طریقۂ کار آرڈرز کی سہولت دیتے ہیں۔ NeroPay کی ٹیم سے تصدیق کریں کہ آپ کے اکاؤنٹ کے لیے کون سا طریقۂ کار فعال ہے، کال کرنے والا کون سے مراحل مکمل کر سکتا ہے اور عملے کو نتیجے میں بننے والا آرڈر کہاں جانچنا چاہیے۔
یہ فرض نہ کریں کہ گفتگو مکمل ہونے سے کچن ٹکٹ بن جاتا ہے، POS ریکارڈ اپ ڈیٹ ہو جاتا ہے یا رسید تیار ہو جاتی ہے۔ ان روابط اور متعلقہ انتظامات کی تصدیق ضروری ہے۔ تحریری طور پر درج کریں کہ آپ کی ٹیم کس مرحلے پر آرڈر کو قبول شدہ سمجھتی ہے، اسے کون جانچتا ہے اور یہ آپ کے کچن کے موجودہ عمل میں کیسے شامل ہوتا ہے۔ اگر کوئی مرحلہ دستی طور پر انجام دیا جاتا ہے تو اسے واضح رکھیں، بجائے اس کے کہ عملہ یہ اندازہ لگائے کہ کسی اور نے اسے مکمل کر دیا ہوگا۔
- ایک ٹیلی فون آرڈر کا سراغ گفتگو سے لے کر عملے کو نظر آنے والے آرڈر ریکارڈ تک لگائیں۔
- کچن میں تیاری سے پہلے ہونے والی ہر دستی جانچ یا منتقلی کی نشاندہی کریں۔
- ہر شفٹ کے دوران غیر حل شدہ ٹیلی فون آرڈرز کے لیے ذمہ دار شخص کو نامزد کریں۔
2. دستیاب انتخاب کو ان درخواستوں سے الگ رکھیں جن میں صوابدیدی فیصلہ درکار ہو
فعال کردہ آرڈرنگ کے طریقۂ کار کے ذریعے دستیاب اشیا کے انتخاب کا جائزہ لیں۔ آپ کی ٹیم کو معلوم ہونا چاہیے کہ آرڈر جانچتے وقت مقدار، مختلف اقسام اور دیگر دستیاب انتخاب کس طرح دکھائی دیتے ہیں۔ گاہک کا کسی ترجیح کا ذکر کرنا اس بات کا ثبوت نہیں کہ اسے قابلِ عمل انتخاب کے طور پر درج کر لیا گیا ہے۔ آرڈر کو تیاری کے لیے تیار سمجھنے سے پہلے تصدیق کریں کہ کیا درج ہوا ہے۔
ایسی درخواستوں کو معمول کی منظوری سے الگ رکھیں جن میں عملے کا صوابدیدی فیصلہ درکار ہو۔ کسی غیر معمولی متبادل، خود وصول کرنے کی غیر واضح درخواست یا الرجی سے متعلق سوال کو آپ کے ریسٹورنٹ کے موجودہ جائزے کے عمل کے مطابق نمٹایا جانا چاہیے، نہ کہ گفتگو کی بنیاد پر کسی مفروضے کے مطابق۔ AI Reception واپسی کال کی درخواستوں اور پہلے سے ترتیب دیے گئے برطانیہ کے نمبر یا SIP منزل پر منتقلی کی سہولت دیتا ہے۔ طے کریں کہ جب ترتیب دیے گئے طریقۂ کار کے اندر کسی درخواست کو محفوظ یا درست طور پر حل کرنا ممکن نہ ہو تو عملہ کون سا راستہ اختیار کرے۔
- گاہک کی مطلوبہ اشیا کا موازنہ ریکارڈ میں درج مقداروں اور منتخب اختیارات سے کریں۔
- باورچی خانے میں کیا تیار کیا جائے گا، اس کی تصدیق کرنے سے پہلے غیر حل شدہ درخواستیں ٹیم کے کسی رکن کو منتقل کریں۔
3. لنک کو تصدیق سمجھے بغیر ادائیگی جانچیں
کارڈ سے ادائیگیوں کے لیے محفوظ چیک آؤٹ لنکس استعمال ہوتے ہیں؛ گاہکوں کو AI Reception کو اپنے کارڈ کی مکمل تفصیلات زبانی نہیں بتانی چاہییں۔ ٹیلی فون پر گفتگو کے دوران یہ فرق واضح کریں۔ چیک آؤٹ لنک بھیجنے یا موصول ہونے سے بذاتِ خود یہ ثابت نہیں ہوتا کہ ادائیگی مکمل ہو گئی ہے، اور کال ختم ہونا کامیاب ادائیگی کا ثبوت نہیں ہے۔
اپنے مقررہ ادائیگی کے طریقۂ کار کے ذریعے ادائیگی کا نتیجہ جانچیں اور آرڈر تیاری کے لیے بھیجنے کے بارے میں اپنے ریسٹورنٹ کی پالیسی پر عمل کریں۔ اگر نتیجہ واضح نہ ہو تو باورچی خانے کو اندازہ لگانے کے لیے کہنے کے بجائے عملے کے کسی رکن کو تحقیق کی ذمہ داری دیں۔ رسید سے متعلق امور بھی اپنے موجودہ طریقۂ کار کے تحت انجام دیں: یہ فرض نہ کریں کہ کال کا ریکارڈ، آرڈر کا ریکارڈ اور ادائیگی کی رسید ایک دوسرے کا متبادل ہیں۔
- آرڈر اور اس کی ادائیگی کے نتیجے کی الگ الگ تصدیق کریں۔
- جہاں آپ کی پالیسی کے مطابق پہلے ادائیگی ضروری ہو، وہاں آرڈر تیاری کے لیے بھیجنے سے پہلے ادائیگی کی غیر واضح صورتِ حال کو حل کریں۔
4. فرضی مثال: خود وصول کرنے کا آرڈر جس میں کسی چیز کا متبادل شامل ہو
فرض کریں کہ ایک کال کرنے والا آ کر لے جانے کے لیے دو مرکزی کھانے چاہتا ہے اور ان میں سے ایک کے ساتھ پیش کی جانے والی اضافی چیز تبدیل کروانا چاہتا ہے۔ آپ کے ریسٹورنٹ میں NeroWeb کے ذریعے آرڈر لینے کا طریقۂ کار فعال ہے، لیکن مطلوبہ متبادل اس کے تصدیق شدہ اختیارات میں شامل نہیں ہے۔ ٹیم کو اس زبانی درخواست کو باورچی خانے کے لیے منظور شدہ ہدایت نہیں سمجھنا چاہیے۔ طے شدہ منتقلی یا واپس کال کرنے کا طریقہ استعمال کریں تاکہ عملے کا کوئی رکن تصدیق کر سکے کہ یہ تبدیلی ممکن ہے یا نہیں۔
معاملہ حل ہونے کے بعد ذمہ دار شخص یہ جانچتا ہے کہ آرڈر کے ریکارڈ میں درست کھانے اور طے شدہ اختیارات درج ہیں، ضرورت کے مطابق ادائیگی کی تصدیق کرتا ہے، پھر باورچی خانے اور رسید سے متعلق ریسٹورنٹ کے معمول کے طریقۂ کار پر عمل کرتا ہے۔ اگر کال کرنے والا آرڈر لینے کے بارے میں پوچھنے کے لیے دوبارہ فون کرے تو عملے کو کوئی نیا اندراج بنانے سے پہلے موجودہ آرڈر دیکھنا چاہیے۔ اس سے بعد کی گفتگو کھانا تیار کرنے کی دوسری درخواست میں تبدیل ہونے سے بچ جاتی ہے۔
5. سروس کے دوران مکمل عمل پر انحصار کرنے سے پہلے اسے آزمائیں
ایک کنٹرول شدہ آزمائش کریں جس میں ایک سادہ آرڈر اور ایک ایسی غیر معمولی صورت شامل ہو جس پر عملے کی توجہ درکار ہو۔ کامیابی کی قابلِ مشاہدہ جانچ یہ ہے کہ عملہ مطلوبہ آرڈر تلاش کر سکے، اس میں اشیا کے منتخب اختیارات پہچان سکے، ادائیگی کی حالت کی تصدیق کر سکے اور دکھا سکے کہ آرڈر آپ کے طے شدہ طریقۂ کار کے ذریعے صرف ایک بار تیاری تک کیسے پہنچتا ہے۔ یہ بھی جانچیں کہ ٹیم جانتی ہو کہ جب کسی آرڈر کی ابھی تصدیق نہ ہو سکے تو کال کرنے والے کو کیا بتانا ہے۔
اختیاری ریکارڈنگز اور تحریری نقول آپ کی ترتیبات اور محفوظ رکھنے کی مدت کے مطابق ہوتی ہیں؛ انہیں باورچی خانے کی ہدایات کا واحد ذریعہ نہ بنائیں۔ کال اور استعمال کی موجودہ حدود کی تصدیق کریں، اور منتقلی کے لیے مقرر کردہ منزل اور اوقاتِ کار درست رکھیں۔ آپ کا اگلا قدم یہ ہے کہ شفٹ کے انچارج کے ساتھ اس طریقے کے تمام مراحل کا جائزہ لیں اور عملی سروس میں استعمال کرنے سے پہلے NeroPay کی ٹیم سے سسٹم کے کسی بھی غیر تصدیق شدہ کنکشن کے بارے میں وضاحت طلب کریں۔
معلوم کرنے کے لیے اچھی بات
عام سوالات
کیا AI Reception ٹیلی فون پر موصول ہونے والے آرڈرز خودکار طور پر ہمارے باورچی خانے کے پرنٹر کو بھیجتا ہے؟
یہ فرض نہ کریں کہ ایسا کنکشن موجود ہے۔ NeroWeb کے فعال طریقۂ کار آرڈرز کی معاونت کرتے ہیں، لیکن باورچی خانے تک آرڈر پہنچانے کے طریقے، معاون انضمامات اور دستی طور پر انجام دیے جانے والے کسی بھی عمل کی ٹیم سے تصدیق ضروری ہے۔
اگر کال کرنے والا کوئی ایسا اختیار مانگے جو دستیاب نہ ہو تو کیا ہونا چاہیے؟
تبدیلی کا وعدہ کرنے کے بجائے عملے کے جائزے کے لیے اپنا طے شدہ طریقہ استعمال کریں۔ AI Reception واپس کال کرنے کی درخواستوں اور برطانیہ کے کسی مقرر کردہ نمبر یا SIP منزل پر منتقلی کی معاونت کرتا ہے۔
کیا گاہک اپنے کارڈ کی تفصیلات بلند آواز سے پڑھ کر ادائیگی کر سکتے ہیں؟
نہیں۔ گاہکوں کو AI Reception کو اپنے کارڈ کی مکمل تفصیلات زبانی نہیں بتانی چاہییں۔ کارڈ سے ادائیگیوں کے لیے محفوظ چیک آؤٹ لنکس استعمال ہوتے ہیں، اور عملے کو ادائیگی کے نتیجے کی الگ سے تصدیق کرنی چاہیے۔
کیا باورچی خانے کو کال کی تحریری نقل کی بنیاد پر کام کرنا چاہیے؟
آرڈر لینے اور باورچی خانے میں کام کرنے کے اپنے طے شدہ طریقۂ کار کو استعمال کریں۔ اختیاری تحریری نقلیں ترتیبات اور ریکارڈ محفوظ رکھنے کی پالیسی کے مطابق ہوتی ہیں، لیکن گفتگو کا ریکارڈ قبول کردہ اشیا، غیر حل شدہ درخواستوں اور ادائیگی کی حالت کی جانچ کا متبادل نہیں ہونا چاہیے۔