ڈیلیوری نوٹ سامان حوالے کرنے کے عمل میں مدد دیتا ہے
ڈیلیوری نوٹ آپ کے گودام کے عملے، ڈرائیور اور گاہک کو اس بات پر متفق ہونے میں مدد دیتا ہے کہ کون سا سامان حوالے کیا جا رہا ہے۔ مفید تفصیلات میں گاہک اور ڈیلیوری کے مقام کی معلومات، ڈیلیوری کی تاریخ، مصنوعات کی تفصیل، مقداریں اور ڈیلیوری کا منفرد حوالہ شامل ہیں۔ اگر گاہک خریداری کے آرڈر کا نمبر فراہم کرے تو اس حوالے کو متعلقہ دستاویزات میں برقرار رکھنے سے وصولی کے وقت جانچ آسان ہو جاتی ہے۔
اس کا عملی مقصد جانچ میں مدد دینا ہے، ادائیگی کا مطالبہ کرنا نہیں۔ وصول کنندہ کو سامان کا نوٹ سے موازنہ کرنا چاہیے اور کسی بھی گم شدہ، خراب یا غیر متوقع چیز کی نشاندہی کرنی چاہیے۔ صرف ڈیلیوری نوٹ سے یہ ثابت نہیں ہوتا کہ ہر چیز بغیر کسی مسئلے کے قبول کر لی گئی تھی؛ کسی بھی فرق یا بے قاعدگی کا ریکارڈ اس کے ساتھ رکھیں۔
انوائس ادائیگی کی درخواست کی وضاحت کرتی ہے
انوائس گاہک کو بتاتی ہے کہ آپ کس چیز کی رقم وصول کر رہے ہیں اور ان کی اکاؤنٹس ٹیم کو ایک حوالہ فراہم کرتی ہے، جسے وہ اس درخواست پر کارروائی کرتے وقت استعمال کر سکتی ہے۔ اس طریقۂ کار کے لیے اہم تفصیلات میں درست اکاؤنٹ، وہ سامان جس کی رقم وصول کی جا رہی ہے، رقوم، ادائیگی کے طے شدہ انتظامات اور ایسے حوالہ جات شامل ہیں جو متعلقہ آرڈر اور ڈیلیوری کے ریکارڈ تک پہنچاتے ہوں۔
یہ توقع نہ رکھیں کہ انوائس سامان وصول کرتے وقت کی جانے والی جانچ کی جگہ لے سکتی ہے۔ اکاؤنٹس کا کلرک سامان دیکھے بغیر بھی انوائس دیکھ سکتا ہے۔ اسی طرح، ڈیلیوری کا سامان اتارنے والے شخص کی ادائیگیوں کے حوالے سے کوئی ذمہ داری نہیں بھی ہو سکتی۔ یہ فرض کرنے کے بجائے کہ ایک ہی رابطہ فرد سب کچھ سنبھالتا ہے، گاہک سے پوچھیں کہ ہر دستاویز کس کو بھیجی جائے۔ یہ عملی امور کا فرق ہے، ٹیکس سے متعلق دستاویزات کے تقاضوں پر رہنمائی نہیں۔
دستاویز کا انتخاب صرف وقت کے لحاظ سے نہیں، بلکہ کام کے مطابق کریں
اگر فوری کام پہنچائے گئے سامان کی جانچ کرنا ہے تو ڈیلیوری نوٹ فراہم کریں۔ اگر مقصد ادائیگی کی درخواست کرنا ہے تو انوائس فراہم کریں۔ جہاں دونوں کام ایک ساتھ ہوں، وہاں گاہک کو دونوں دستاویزات کی ضرورت ہو سکتی ہے۔ متعدد ڈیلیوریز والے تجارتی اکاؤنٹ میں اسٹیٹمنٹ اکاؤنٹ کی صورت حال کا جائزہ لینے میں مدد دے سکتی ہے، لیکن جب کوئی کسی مخصوص چارج کے بارے میں سوال کرے تو متعلقہ انوائس اور ڈیلیوری کے الگ الگ حوالہ جات پھر بھی اہم رہتے ہیں۔
الگ الگ کھیپوں میں ترسیل سے نمٹنے کا طریقہ پہلے سے طے کر لیں۔ ہر ترسیل کا الگ بل بنانا ریکارڈ ملانے کو آسان بنا سکتا ہے، جبکہ متعدد ترسیلات کو یکجا کرنے سے صارف کو موصول ہونے والی ادائیگی کی درخواستوں کی تعداد کم ہو سکتی ہے۔ دونوں طریقوں میں واضح باہمی حوالے ضروری ہیں اور آپ کے طے شدہ انتظامات کی پیروی ہونی چاہیے۔ یہ بھی طے کریں کہ کمی کون درج کرے گا اور انوائس پر اس کے اثرات کا جائزہ کون لے گا؛ یہ فیصلہ ڈرائیور کی صوابدید پر نہ چھوڑیں۔
- پوچھیں کہ سامان اور وصول کی جانے والی رقوم کا باہمی ریکارڈ ملانے کے لیے صارف کو کن حوالوں کی ضرورت ہے۔
- جہاں ضروری ہو، سامان وصول کرنے اور اکاؤنٹس کے لیے الگ الگ رابطہ افراد کی تصدیق کریں۔
- طے کریں کہ جزوی ترسیلات اور ریکارڈ میں فرق کو کیسے درج کیا جائے گا۔
فرضی مثال: ایک آرڈر، دو ڈیلیوریز
ایک کیفے تھوک فروش سے خریداری آرڈر CAFE-42 کے تحت مشروبات کے 12 کارٹن منگواتا ہے۔ آٹھ کارٹن منگل کو ڈیلیوری نوٹ DN-108 کے ساتھ پہنچتے ہیں؛ باقی چار جمعرات کو DN-115 کے ساتھ پہنچتے ہیں۔ ہر نوٹ پر اس ترسیل کی مقدار اور صارف کے اسی خریداری آرڈر کا حوالہ درج ہوتا ہے۔ کیفے کا مینیجر ہر ترسیل کو جانچ سکتا ہے، اور پہلی کھیپ کو مکمل آرڈر سمجھنے کی غلطی نہیں ہوتی۔
فرض کریں کہ طے شدہ انتظام کے مطابق مکمل آرڈر کی ترسیل کے بعد انوائس جاری کی جائے گی۔ پھر انوائس INV-260 میں 12 کارٹن شامل ہوں گے اور CAFE-42، DN-108 اور DN-115 کے حوالے درج ہوں گے۔ کیفے کے اکاؤنٹس کا رابطہ فرد وصول کی جانے والی رقم کو دونوں ترسیلات سے جوڑ کر دیکھ سکتا ہے۔ اگر منگل کو سامان وصول کرنے والا صرف سات کارٹن موصول ہونے کا اندراج کرے، تو تھوک فروش کو کاغذی کارروائی مکمل سمجھنے سے پہلے اس فرق کی تحقیق کرنی چاہیے؛ اصل آرڈر کی مقدار ترسیل کا ثبوت نہیں ہے۔
جانچیں کہ حوالہ جات عملی طور پر مؤثر ہیں یا نہیں
ایک مکمل شدہ آرڈر منتخب کریں اور روانگی سے لے کر ادائیگی کی درخواست تک اس کا جائزہ لیں۔ کیا کوئی ایسا شخص جو فروخت کے عمل میں شامل نہ تھا، یہ معلوم کر سکتا ہے کہ کیا سامان پہنچا، کسی اطلاع کردہ فرق کو تلاش کر سکتا ہے، اور سمجھ سکتا ہے کہ انوائس کن ترسیلات کا احاطہ کرتی ہے؟ یہ کامیابی جانچنے کا ایک قابلِ مشاہدہ طریقہ ہے۔ اگر اسے فروخت کرنے والے سے پوچھنا پڑے کہ کیا ہوا تھا، تو مزید غیر مربوط دستاویزات شامل کرنے کے بجائے حوالوں یا حوالگی کے نوٹس کو بہتر بنائیں۔
NeroTrade تھوک کاروبار کے کام کے طریقوں میں معاونت کرتا ہے، جن میں ڈیلیوری نوٹس، تجارتی کھاتے، انوائسز، کھاتوں کے گوشوارے، ترسیلی راستے اور وصولیاں شامل ہیں۔ اپنے عمل کی منصوبہ بندی ان سہولتوں کی بنیاد پر کرنے سے پہلے تصدیق کریں کہ آپ کے مرچنٹ اکاؤنٹ میں کون سی سہولتیں فعال ہیں۔ آپ کا اگلا قدم یہ ہے کہ روانگی اور اکاؤنٹس کے ساتھیوں کے ساتھ ایک عام آرڈر کا جائزہ لیں، پھر حوالوں کا مشترکہ طریقہ اور ریکارڈ کے فرق دور کرنے کی ذمہ داری طے کریں۔
معلوم کرنے کے لیے اچھی بات
عام سوالات
کیا ہر ترسیل کے ساتھ اسی وقت انوائس بھی ضروری ہے؟
ضروری نہیں۔ آپ کے طے شدہ انتظامات کے تحت صارف کو سامان حوالے کرتے وقت ڈیلیوری نوٹ اور بعد میں انوائس درکار ہو سکتی ہے۔ وقت واضح کر دیں تاکہ کوئی بھی ٹیم دستاویز کی عدم موجودگی کو ادائیگی کی درخواست کی عدم موجودگی نہ سمجھ لے۔
کیا ایک انوائس میں کئی ترسیلات شامل ہو سکتی ہیں؟
اگر یہ آپ کے انتظامات کے مطابق ہو تو یہ ایک عملی انتخاب ہو سکتا ہے۔ ترسیلات کی واضح شناخت کریں تاکہ صارف اندازہ لگائے بغیر وصول کی جانے والی رقم کے ہر حصے کی جانچ کر سکے۔
اگر ڈیلیوری نوٹ اور انوائس پر مختلف مقداریں درج ہوں تو کیا کریں؟
آرڈر، ترسیل کے ریکارڈ اور کمی یا واپسی کے کسی بھی نوٹ کی جانچ کریں۔ صارف کو فرق کی وضاحت کریں اور کسی ایک دستاویز کو درست فرض کرنے کے بجائے اصل ریکارڈ کا مسئلہ حل کریں۔
کیا کھاتے کا گوشوارہ اور انوائس ایک ہی چیز ہیں؟
نہیں۔ کھاتے کا گوشوارہ کسی کھاتے کی سرگرمی اور بقایا مدات کا جائزہ لینے میں مدد دیتا ہے۔ انوائس ادائیگی کی ایک مخصوص درخواست کی نشاندہی کرتی ہے؛ گوشوارے کے اندراجات پر بات کرتے وقت اس کا حوالہ دستیاب رکھیں۔