Визначте, де відбуватиметься розмова про оплату
У салоні, консультаційному кабінеті чи під час запису на ремонт оплата на рецепції дає персоналу змогу перевірити підсумкову вартість послуги в одному місці. Прийом оплати поруч із клієнтом може позбавити його потреби ставати в чергу вдруге, але персоналу все одно потрібен надійний спосіб підтвердити суму й зафіксувати результат для правильного запису.
Якщо ви обслуговуєте клієнтів за межами своєї бази в Ештон-андер-Лайні, уточніть, які варіанти терміналів і підключення доступні. Портативний пристрій не обов’язково підходить для кожного виду виїзної роботи. Перед вибором пристрою перевірте, які типи підключення підтримуються, скільки потрібно заряджати пристрій і що відбувається в разі втрати зв’язку.
Якщо оплата відображається неправильно, перевірте її, перш ніж повторювати
Завислий екран, відсутній чек або сповіщення від банку клієнта самі по собі не дають змоги визначити, чи пройшла оплата. Негайне повторне списання може створити додаткову проблему. Надайте персоналу чіткий порядок перевірки та визначте, хто бере ситуацію під контроль, якщо результат і далі незрозумілий.
Зберігайте дані про запис окремо від підтвердження оплати: позначка про завершений запис не доводить, що карткова транзакція пройшла успішно. Так само не слід вважати, що зміна суми в записі змінює вже здійснений платіж. Уточніть доступні способи перевірки транзакцій і порядок виправлення помилок у NeroPay.
- Зупиніться й запишіть суму, приблизний час і номер запису.
- Перевірте результат транзакції в доступних даних термінала чи платежу.
- Зіставте підтверджену суму з узгодженою вартістю послуги та будь-якою зафіксованою передоплатою.
- Якщо статус і далі незрозумілий, перш ніж повторювати оплату, зверніться по допомогу за узгодженим каналом підтримки.
- Поясніть клієнту підтверджений результат і наступний крок.
Приклад: на рецепції не врахували передоплату
Гіпотетичний приклад: клієнт записується на прийом на £70 і вже сплатив завдаток у розмірі £20. Під час розрахунку працівник вводить £70 замість залишку до сплати £50. Клієнт помічає це після завершення платежу. Насамперед потрібно перевірити і запис про завдаток, і завершену транзакцію на терміналі, а не просто змінювати загальну суму за прийом.
Потім уповноважений колега виконує підтверджену процедуру виправлення переплати на £20 і пояснює, що саме було запитано, зокрема будь-які підтверджені строки обробки. Зберігайте посилання, що пов’язують початковий платіж і виправлення із записом на прийом, не вносячи повні дані картки в примітки. Успішний результат — записи відображають загальну вартість послуги £70, завдаток, подальший платіж і виправлення без незрозумілої різниці.
Розрізняйте підтвердження платежу та зарахування коштів
Клієнтам важливо знати, чи платіж було завершено; власникам також потрібно знати, коли кошти мають надійти на їхній рахунок. Це різні питання. Перш ніж обирати формат роботи з терміналом, дізнайтеся про графіки перерахування коштів, час завершення операційного дня, утримання та відображення повернень чи інших коригувань у звітності.
Визначте, хто наприкінці дня розбиратиметься з розбіжностями. Зіставляйте підтверджені платежі й коригування із залишками за записами на прийом, а не очікуйте, що загальна сума кожного запису збігатиметься з однією транзакцією на терміналі. Завдатки, додаткові послуги та візити, розділені на кілька етапів, можуть потребувати чіткішого обліку.
Запросіть консультацію щодо робочого процесу перед вибором обладнання
Коротко опишіть NeroPay розташування ваших платіжних точок, передачу зміни між працівниками та найпоширеніші виправлення. Попросіть команду підтвердити доступність пристроїв, підключення, підтримувані функції, комерційні умови та порядок дій щодо невирішених транзакцій. Не припускайте, що дані в програмі для запису автоматично синхронізуються із записами термінала; підтвердьте будь-яку запропоновану інтеграцію.
Програмне забезпечення NeroBooking, NeroPOS і NeroWeb можна використовувати з відповідним умовам картковим терміналом NeroPay без додаткової плати за передплату на програмне забезпечення. Вартість термінала, комісії за обробку платежів, відповідність умовам і застосовні положення залишаються чинними. Перш ніж обирати конфігурацію, разом із командою пройдіть типовий розрахунок і сценарій помилкового платежу.
КОРИСНО ЗНАТИ
Поширені запитання
Клієнтам краще платити на рецепції чи біля місця надання послуги?
Оберіть місце, де працівники можуть надійно підтвердити суму до сплати, а клієнтам зручно розрахуватися. Перевірте підключення та спосіб передавання результату платежу до запису на прийом.
Що робити працівникам, якщо клієнт каже, що з нього списали кошти двічі?
Перевірте записи транзакцій, перш ніж робити висновки лише за банківськими сповіщеннями. Передайте нерозв’язані випадки на розгляд і виконайте підтверджену процедуру виправлення, якщо подвійний платіж підтвердиться.
Чи можна вважати, що кошти за поверненням надійдуть клієнту негайно?
Ні. Перш ніж пояснювати це клієнту, уточніть застосовний порядок дій і очікувані строки. Розрізняйте запит на виправлення та фактичне отримання коштів клієнтом.