Визначте, з чим абоненти можуть упоратися без стиліста
Почніть із запитань, на які ваш салон може послідовно відповідати, наприклад де знайти актуальні години роботи або як замовити зворотний дзвінок. Налаштуйте інформацію, якою готові ділитися, і перевірте, які мови підтримуються у вашому обліковому записі. Якщо графік роботи змінюється через свята або навчання персоналу, оновіть інформацію, яку отримують абоненти.
Залиште рішення, що залежать від консультації, своїй команді. Наприклад, абоненту, який запитує, чи підійде йому корекція кольору, може знадобитися обговорити зі стилістом стан волосся та потрібний час. Типову відповідь не слід сприймати як підтвердження запису.
- Складіть перелік поширених запитів і узгодьте затверджену відповідь на кожен.
- Визначте запитання, після яких потрібно замовити зворотний дзвінок або, якщо така функція доступна, переадресувати дзвінок.
Організуйте опрацювання запитів у неробочий час наступного дня
Коли салон зачинений, корисним результатом буде запит на зворотний дзвінок із достатнім контекстом, щоб працівник міг відповісти. Визначте, хто перевірятиме запити на початку наступного робочого дня та як позначатиме їх як опрацьовані. Повідомляйте абонентам, чого очікувати, але не обіцяйте термін відповіді, якого команда не може стабільно дотримуватися.
Якщо переадресацію дзвінків увімкнено, визначте, коли її доречно використовувати та хто може приймати дзвінки. Під час процедури з клієнтом замовити зворотний дзвінок може бути практичніше, ніж переривати стиліста. Уточніть доступність функції, номери телефонів і варіанти маршрутизації для вашого облікового запису та ринку в NeroPay.
- Призначте відповідального за щоденний перегляд запитів і його заміну.
- Записуйте контактні дані того, хто телефонує, і причину дзвінка у звичному журналі звернень.
Розділяйте звернення, запис і платіж
Запит на дзвінок започатковує розмову, але не підтверджує, що час уже заброньовано. Коли працівники зв’яжуться з клієнтом, вони можуть внести погоджену послугу та час у систему бронювання салону. Якщо передбачено депозит або оплату, окремо зазначайте їхній статус і не вважайте, що їх сплачено лише тому, що зустріч призначено.
Для звірки порівняйте запис про надану послугу з відповідним записом про оплату та зафіксуйте розбіжності, які потребують перевірки. З’ясуйте, чи змінилася послуга, чи було здійснено оплату в інший спосіб, чи транзакція досі не завершена. Не позначайте оплату як отриману, доки це не підтверджено вашими записами.
- Використовуйте однакове посилання, наприклад ім’я клієнта та дату зустрічі, у всіх записах.
- Призначте одного працівника команди відповідальним за перевірку незвірених платежів.
Умовний приклад запису на фарбування
Уявімо, що манчестерський салон увечері отримує дзвінок від людини, яка хоче записатися на фарбування волосся. AI Reception фіксує прохання передзвонити. Наступного ранку стиліст телефонує клієнту, обговорює послугу та записує погоджений час прийому. Після цього початковий запит позначають як опрацьований.
У день візиту клієнт також обирає процедуру. Працівники оновлюють запис про послугу та приймають оплату у звичний для салону спосіб. Наприкінці дня вони порівнюють остаточний запис про послугу із записом про оплату. Якщо суми не збігаються, вони перевіряють запис про процедуру та транзакцію, перш ніж закрити розбіжність. Це приклад робочого процесу, а не підтвердження інтеграції.
Переконайтеся, що процес працює на практиці
Здійсніть кілька тестових дзвінків у робочий час і після закриття. Запитайте про звичайне питання, попросіть передзвонити та поставте запитання, на яке має відповісти стиліст. Переконайтеся, що надана інформація точна, а запит потрапляє до відповідального за його розгляд.
Корисна перевірка успішності — з’ясувати, чи можуть працівники простежити шлях тестового запиту від початкового дзвінка до відповіді, а потім відрізнити пов’язаний із ним запис на прийом від запису про оплату. Якщо запит пропущено або передавання відповідальності незрозуміле, скоригуйте процес і протестуйте його знову. Перш ніж покладатися на певний робочий процес, уточніть у NeroPay, які функції та варіанти маршрутизації доступні.
- Регулярно переглядайте невиконані прохання передзвонити та розбіжності в оплатах.
- Оновлюйте налаштовану інформацію, коли змінюються послуги або години роботи.
КОРИСНО ЗНАТИ
Поширені запитання
Чи може AI Reception підтвердити бронювання в салоні?
До підтверджених можливостей належать відповіді на звичайні дзвінки, фіксація прохань передзвонити та передавання дзвінків, якщо цю функцію ввімкнено. Вважайте запит непідтвердженим, доки ваша команда не оформить і не підтвердить запис у звичному порядку.
Чи може він відповідати на дзвінки поза робочим часом?
Він може використовувати налаштовані години роботи та інформацію про заклад, щоб відповідати на звичайні дзвінки. Уточніть доступність, а також відповідні телефонні опції та варіанти маршрутизації для вашого облікового запису й ринку.
Чи означає прохання передзвонити, що клієнт уже заплатив?
Ні. Окремо перевірте відповідний запис про оплату та з’ясуйте причину будь-якої розбіжності із записом на прийом або наданою послугою.
Чи підключиться AI Reception до моєї системи бронювання або оплати?
Інтеграції залежать від облікового запису та ринку. Уточніть у NeroPay, що доступно, замість того щоб припускати, що дані передаватимуться між системами.