Виберіть, на які запитання відповідати автоматично
Почніть із запитань, на які ваша команда може послідовно відповідати, наприклад про час відкриття закладу, його адресу та перелік послуг. Надайте AI-ресепшну стисну й актуальну інформацію, зокрема про відмінності між звичайним графіком і запланованими змінами в роботі. Переконайтеся, що абоненти розуміють відповідь і їм не потрібно ставити те саме запитання іншими словами.
Запити, що потребують оцінки фахівця, залиште команді. Наприклад, абонент, який запитує, чи підійде йому певна стрижка, може потребувати розмови з барбером. Якщо переадресацію ввімкнено, визначте, коли нею слід користуватися; інакше запропонуйте замовити зворотний дзвінок. Перевірте, які мови доступні у вашому обліковому записі, а не припускайте, що з кожним абонентом можна спілкуватися бажаною для нього мовою.
Зробіть телефонний сценарій зручним, коли заклад зайнятий або зачинений
У першій відповіді варто пояснити абонентам, яка допомога доступна. Передбачте простий вибір і поясніть, як зв’язатися з працівником або замовити зворотний дзвінок. Не розраховуйте, що абоненти знають назви ваших послуг: людина може попросити підрівняти волосся, а не скористатися формулюванням із вашого прайс-листа. Налаштовуючи інформацію, використовуйте прості описи.
У неробочий час чітко повідомляйте, що заклад зачинений, і пояснюйте, що буде далі. Визначте, хто й коли опрацьовуватиме запити на зворотний дзвінок, а потім повідомте абонентам реалістичні строки. Перевірте, чи є зручний альтернативний спосіб зв’язку для тих, хто не може завершити телефонну розмову, використовуючи канали зв’язку, які ваша компанія вже пропонує.
- Складіть список типових запитань, які абоненти можуть поставити, поки барбер обслуговує клієнта.
- Визначте, коли краще замовити зворотний дзвінок, а не переадресовувати дзвінок працівнику.
- Перевіряйте налаштований графік роботи щоразу, коли в закладі змінюється розклад.
Приклад запиту на зворотний дзвінок у берлінському барбершопі
Уявімо барбершоп, який обслуговує клієнтів із Берліна та Бранденбурга. Після закриття телефонує клієнт і запитує, чи можуть йому допомогти з певною зачіскою. Налаштована інформація охоплює години роботи та загальні послуги, але не дає відповіді на це індивідуальне запитання. Клієнт просить передзвонити й залишає контактний номер і короткий опис теми розмови.
Наступного ранку працівник, відповідальний за зворотні дзвінки, переглядає запит і передає його барберу, який може відповісти. Той зв’язується з клієнтом і зазначає, чи вирішено питання, чи потрібен додатковий контакт. Барбершоп не вважає запит на зворотний дзвінок підтвердженим записом на прийом; будь-який запис оформлюють окремо за чинною процедурою.
Перевірте роботу та оцініть результати
Перш ніж покладатися на сервіс, зробіть тестові дзвінки з повсякденними запитаннями. Запитайте про години роботи, опишіть стрижку, не використовуючи термінологію барбершопу, і зателефонуйте після закриття. Якщо для ваших клієнтів важливі підтримувані мови, перевірте доступні варіанти за допомогою людини, яка зможе оцінити, чи зрозумілі відповіді.
Практична перевірка успішності — чи отримує клієнт правильну інформацію про години роботи або потрапляє на потрібний маршрут зворотного дзвінка чи переадресації, а також чи може команда опрацювати запит, не здогадуючись про його зміст. Переглядайте пропущені або незрозумілі запити, оновлюйте налаштовану інформацію та повторюйте тестування. Попросіть команду NeroPay підтвердити доступність, номери телефонів, маршрутизацію та інтеграції для вашого облікового запису в Німеччині, перш ніж планувати впровадження.
- Зателефонуйте під час робочих годин, а потім ще раз після закриття.
- Попросіть колегу залишити запит на зворотний дзвінок і перевірте, яку інформацію отримає команда.
- Фіксуйте незрозумілі відповіді й оновлюйте відповідну інформацію про заклад.
КОРИСНО ЗНАТИ
Поширені запитання
Чи може AI Reception відповідати на дзвінки, поки барбер працює?
Сервіс може відповідати на типові дзвінки, використовуючи налаштовану вами інформацію про заклад і години роботи. Перш ніж вирішувати, як спрямовувати на нього дзвінки, уточніть доступні варіанти маршрутизації для свого облікового запису.
Чи можуть клієнти поговорити з людиною?
Дзвінки можна переадресовувати, якщо цю функцію ввімкнено. Також можна фіксувати запити на зворотний дзвінок. Перевірте, які варіанти доступні для вашого облікового запису та ринку, і визначте, хто відповідатиме на звернення.
Чи створює запит на зворотний дзвінок запис на прийом?
Не слід цього припускати. Розглядайте запит як звернення й оформлюйте будь-який запис на прийом за чинною процедурою, якщо тільки команда NeroPay не підтвердить, що доступна відповідна інтеграція.
Якими мовами можуть спілкуватися клієнти?
AI Reception може використовувати підтримувані мови, але слід уточнити, які варіанти доступні для вашого облікового запису. Перевірте мови, якими плануєте обслуговувати клієнтів, і передбачте альтернативний спосіб зв’язку для тих, кому він знадобиться.