1. حدّد الطلبات التي تحتاج إلى طلب دفع
ابدأ بحالة استخدام واحدة محدّدة بوضوح، مثل طلبات الطعام للاستلام التي يُتفق عليها عبر الهاتف. تجنّب تطبيق عدة ترتيبات مختلفة في وقت واحد. يحتاج الموظفون إلى معرفة متى يطلبون المبلغ كاملًا، ومتى يلتمسون موافقة المدير، ومتى ينبغي للعميل الدفع عبر وسيلة أخرى متفق عليها.
حدّد المسؤول عن كل جزء من العملية. قد يتولى الموظف الذي يتلقى الطلب إعداد طلب الدفع، بينما يتحقّق المشرف من المبلغ. وفي أوقات ضغط العمل، لا ينجح هذا التقسيم إلا إذا استخدم كلاهما سجل الطلب نفسه. قبل المتابعة، اطلب من NeroPay تأكيد مدى توفّر روابط الدفع ومتطلبات الإعداد والرسوم والشروط السارية.
- دوّن أول نوع من الطلبات ستقبله عبر هذه العملية.
- حدّد اسم المسؤول عن إرسال طلبات الدفع ومن ينوب عنه في غيابه.
2. أنشئ ارتباطًا موثوقًا بين الدفعة والطلب
خصّص مرجعًا لكل طلب قبل إعداد طلب الدفع. استخدم صيغة يسهل على الموظفين قراءتها للعميل وتمييزها عن الطلبات الأخرى في اليوم نفسه. احتفظ بهذا المرجع مع الأصناف والكميات المتفق عليها، وبيانات الاتصال بالعميل، ووقت الاستلام في سجل طلبات مطعمك.
استفسر عن حقول المرجع أو الوصف المتاحة في خدمة الدفع وما سيظهر للعملاء. لا تفترض أن طلب الدفع يُحدّث تلقائيًا نظام نقطة البيع أو نظام الطلبات لديك. إذا كان على الموظفين مطابقة المدفوعات يدويًا، فوثّق آلية تسليم هذه المهمة واستخدم المرجع نفسه باستمرار. احصر أوصاف الدفع في المعلومات اللازمة لتحديد الطلب.
- اقرأ مرجع الطلب على العميل للتأكيد.
- تحقّق من كيفية عثور الموظفين على سجل الدفع المطابق.
- تأكّد مما إذا كانت المطابقة تتم يدويًا أو بمساعدة ميزة متاحة.
3. وضّح المبلغ الإجمالي قبل مشاركة الرابط
أعِد قراءة الطلب على العميل واذكر المبلغ المطلوب بدقة. وضّح ما إذا كان يغطي الطلب بالكامل أم جزءًا متفقًا عليه فقط، وحدّد أي رصيد متبقٍ للدفع. إذا كانت هناك رسوم توصيل أو أي رسوم أخرى، فوضّحها قبل موافقة العميل. لا تترك العملاء يستنتجون بأنفسهم سبب اختلاف المبلغ المطلوب عن إجمالي الأسعار في قائمة الطعام.
جهّز رسالة مرافقة قصيرة تتضمن اسم المطعم ومرجع الطلب والمبلغ والغرض منه وترتيبات الاستلام المتفق عليها. وضّح كيف يمكن للعميل التواصل معك إذا بدا أن هناك خطأ. تأكّد من المستلم المقصود وبيانات الاتصال قبل الإرسال؛ فحتى طلب الدفع المحسوب بدقة قد يسبب ارتباكًا إذا وصل إلى الشخص الخطأ.
- قارن المبلغ المطلوب بالإجمالي النهائي المتفق عليه للطلب.
- تحقّق من بيانات الاتصال بالمستلم.
- راجع الرسالة من وجهة نظر العميل.
4. تدرّبوا على تسليم مهام طلب كامل بين الموظفين
مثال افتراضي: يتصل عميل هاتفيًا لطلب وجبتين للاستلام في الساعة 7 مساءً. يبلغ الإجمالي المتفق عليه £28، ولا يتبقى أي رصيد مستحق بعد سداده. يسجّل أحد الموظفين المرجع T014، ويعيد قراءة الأصناف وموعد الاستلام على العميل، ثم يُعِدّ طلب دفع بمبلغ £28 وفق سير العمل المؤكّد للخدمة.
تتضمن الرسالة المرافقة اسم المطعم والمرجع T014 والإجمالي المتفق عليه. بعد أن يدفع العميل، يتحقّق الموظف المكلّف من حالة الدفع باستخدام طريقة التأكيد المتفق عليها للخدمة، ويسجّل النتيجة مقابل المرجع T014. ثم يتبع فريقا المطبخ وتسليم الطلبات سياسة التحضير المعلنة للمطعم. هذه التفاصيل توضيحية، وليست أسعارًا تخص NeroPay أو وصفًا لميزات منتج مضمونة.
- تدرّب باستخدام طلب تجريبي قبل تطبيق العملية أثناء تقديم الخدمة.
- تحقّق من قدرة موظف آخر على تتبّع الطلب دون سؤال الموظف الذي تلقّاه أصلًا.
- تأكّد مع الفريق من أي طريقة اختبار مدعومة قبل محاولة إجراء معاملة.
5. راجع الأخطاء والمدفوعات التي لم تُحسم
إرسال رابط لا يعني تأكيد الدفع. اتفقوا على حالة الدفع التي يجب على الموظفين التحقّق منها والمكان الذي ينبغي التحقّق منها فيه. لا تعتمدوا فقط على لقطة شاشة من العميل أو رسالة تفيد باكتمال الدفع. قبل إرسال طلب دفع ثانٍ، راجعوا السجل الأصلي لتجنّب المطالبة بالدفع مرتين.
خطّط للتغييرات قبل حدوثها: إضافة صنف، أو مبلغ غير صحيح، أو عدم استلام الطلب، أو تعذّر إتمام العميل للدفع. تأكّد من كيفية التعامل مع التصحيحات والإلغاء واسترداد الأموال ضمن الخدمة المتاحة. أبقِ الطلبات غير المحسومة ظاهرة عند تسليم المناوبة، مع تحديد شخص مسؤول عن المتابعة بدلًا من ترك عدة موظفين يرسلون تذكيرات منفصلة.
- تحقّق من المبلغ والمرجع والمستلم وحالة الدفع قبل متابعة المطالبة بالسداد.
- سجّل التغييرات ووضّح للعميل ما سيحدث بعد ذلك.
- راجع طلبات الدفع غير المحسومة في نهاية كل مناوبة.
من الجيد معرفته
الأسئلة الشائعة
هل يُحدّث رابط الدفع نظام نقاط البيع في مطعمنا تلقائيًا؟
لا تفترض أنه يفعل ذلك. تأكّد من الميزات المتاحة وأي ربط مدعوم مع NeroPay. إلى أن يتم التأكّد، ضع آلية واضحة للمطابقة اليدوية باستخدام مرجع الطلب.
ماذا نفعل إذا تغيّر الطلب بعد إرسال طلب الدفع؟
تحقّق من حالة الدفع الأصلية أولًا. وضّح الإجمالي المعدّل للعميل، ثم اتبع آلية التصحيح المؤكّدة بدلًا من إصدار طلب دفع آخر فورًا.
ماذا لو قال العميل إنه دفع، لكننا لا نستطيع مطابقة الدفعة مع الطلب؟
تحقّق من مرجع الطلب والمبلغ وسجل الدفع عبر وسيلة التأكيد المتفق عليها. اطلب من المشرف المعيّن التحقّق من الأمر قبل طلب الدفع مجددًا أو وضع علامة على الطلب بأنه مدفوع.